Copie de pièce d’identité pour la banque : oui, complète

La banque peut-elle demander une copie de ma pièce d’identité ? Oui, et elle peut la demander en entier : une copie de pièce d’identité pour la banque doit être complète. Les banques et les autres entreprises soumises aux règles de lutte contre le blanchiment de capitaux doivent conserver une copie des documents qui servent à vérifier votre identité. Une copie aux champs occultés ne sert pas ce contrôle : n’occultez rien. Voici qui doit conserver une copie complète, quels autres contrôles fonctionnent de la même façon, et comment répondre à tous les autres. C’est l’exception à la règle n’envoyer que ce qu’il faut.

Copie de pièce d’identité pour la banque : qui doit la conserver

Dans l’Union européenne, la règle vient de la directive (UE) 2015/849, article 40, paragraphe 1, point a) : les entités assujetties conservent une copie des documents et informations nécessaires pour satisfaire aux mesures de vigilance à l’égard de la clientèle. Les banques en sont le cas le plus courant. À partir du 10 juillet 2027, la même obligation figure dans le règlement (UE) 2024/1624, article 77, applicable à compter de cette date.

Chaque pays transpose la règle dans son propre droit. En Allemagne, le § 8, alinéa 2, du Geldwäschegesetz (en allemand) donne aux entreprises assujetties le droit et le devoir de copier les pièces d’identité qu’elles vérifient. Au Royaume-Uni, la regulation 40 des Money Laundering Regulations 2017 (en anglais) impose de conserver « une copie de tous les documents et informations obtenus » (notre traduction) pour la vigilance à l’égard de la clientèle, pendant cinq ans après la fin de la relation d’affaires (reg. 40(3)). Les données personnelles doivent ensuite être supprimées, sauf si une autre loi, une procédure judiciaire ou votre consentement impose de les garder (reg. 40(5)).

Pourquoi une copie occultée ne passe pas leur contrôle

Ces règles demandent une copie du document vérifié, pas des parties que vous avez choisi de montrer. Avec des champs occultés, c’est un autre document. L’autorité de protection des données de Rhénanie-Palatinat, en Allemagne, précise ce que « complète » signifie pour une banque : les deux faces de la carte d’identité, en entier, avec la photo et chaque donnée bien lisible (LfDI Rheinland-Pfalz, Allemagne, en allemand). Attendez-vous à ce qu’une copie occultée soit refusée.

Autres contrôles avec copie complète : droit de louer et droit de travailler (Royaume-Uni)

Au Royaume-Uni, deux autres contrôles se terminent par une copie complète. Dans les deux cas, c’est la copie de celui qui contrôle, pas une copie que vous occultez et envoyez.

• Right to rent (Angleterre). Le bailleur doit vérifier chaque locataire adulte avant un nouveau bail. Il examine les documents originaux en présence du locataire, ou utilise la vérification en ligne, puis fait une copie non modifiable. Il la conserve pendant la location et un an après (gov.uk, en anglais).
• Right to work. L’employeur doit vérifier qu’un candidat a le droit de travailler pour lui avant de l’embaucher. Il conserve les copies pendant l’emploi et 2 ans après (gov.uk, en anglais).

Comment Dress Docs vous prévient

Le modèle copie de pièce d’identité de Dress Docs vous guide sur ce qu’il faut occulter sur une pièce d’identité. Quand la copie est destinée à une banque ou à un autre contrôle de lutte contre le blanchiment, il vous prévient que ce contrôle exige la copie complète. Dans ces cas-là, n’occultez rien.

Demandez avant d’ajouter un filigrane

Un filigrane n’occulte rien, mais il pose du texte sur la copie, et un contrôle avec copie complète exige que chaque donnée reste lisible. Demandez à la banque si elle accepte une copie avec filigrane avant d’en ajouter un. Si oui, le filigrane de Dress Docs est translucide : gardez-le assez léger pour que chaque champ reste lisible. Comment le rédiger : filigrane sur une copie de pièce d’identité.

Pour tous les autres : demandez ce qu’il leur faut

Si la demande ne relève pas de ces contrôles, demandez pourquoi on veut votre pièce d’identité et quelles données sont nécessaires. N’envoyez ensuite que celles-là : que masquer sur une copie de carte d’identité.

Si c’est vous qui recevez des pièces d’identité, la même logique joue dans l’autre sens : faut-il conserver une copie de la pièce d’identité d’un client ? Notre kit de demande pour les destinataires traite l’exception de la copie complète dans « Quand une loi exige une copie complète ».

Cet article n’est pas un conseil juridique. Vérifiez ce que la loi exige de la personne qui demande la copie, et de vous.