Czy bank może żądać kopii dowodu osobistego? Tak, pełnej
Czy bank może żądać kopii dowodu osobistego? Tak, i to kopii całego dokumentu. Banki i inne podmioty objęte przepisami o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy muszą przechowywać kopie dokumentów, na podstawie których weryfikują tożsamość klienta. Kopia z zaczernionymi polami nie spełnia celu tej weryfikacji, dlatego nie należy jej zaczerniać. Poniżej: kto musi przechowywać pełną kopię, jakie inne weryfikacje działają podobnie i jak postępować w pozostałych przypadkach. To wyjątek od zasady wysyłania tylko tego, co potrzebne.
Czy bank może żądać kopii dowodu osobistego? Kto musi ją przechowywać
W Wielkiej Brytanii Money Laundering Regulations 2017, regulation 40 (Wielka Brytania) wymagają od objętych nimi podmiotów przechowywania „kopii wszelkich dokumentów i informacji uzyskanych … w celu spełnienia wymogów należytej staranności wobec klienta”. Banki to najczęstszy przypadek. Przechowują dokumentację przez pięć lat od zakończenia relacji z klientem (reg. 40(3)). Potem muszą usunąć dane osobowe, chyba że dalsze przechowywanie wynika z innej ustawy, postępowania sądowego lub zgody klienta (reg. 40(5)).
Inne państwa mają tę samą regułę we własnym prawie. W Niemczech § 8 ust. 2 Geldwäschegesetz (Niemcy) daje podmiotom zobowiązanym prawo i obowiązek kopiowania sprawdzanych dokumentów tożsamości. W UE reguła wynika z art. 40 ust. 1 lit. a dyrektywy (UE) 2015/849.
Dlaczego zaczerniona kopia nie przejdzie weryfikacji
Przepisy te wymagają kopii sprawdzonego dokumentu, a nie wybranych jego fragmentów. Zaczernione pola czynią z niej inny dokument. Organ ochrony danych Nadrenii-Palatynatu (Niemcy) wyjaśnia, co dla banku oznacza „pełna”: obie strony dowodu osobistego utrwalone w całości, ze zdjęciem i wszystkimi danymi wyraźnie czytelnymi (LfDI Rheinland-Pfalz, Niemcy, po niemiecku). Należy się liczyć z tym, że zaczerniona kopia zostanie odrzucona.
Inne weryfikacje z pełną kopią: right to rent i right to work (Wielka Brytania)
Dwie inne brytyjskie weryfikacje także kończą się pełną kopią. W obu przypadkach kopię sporządza sam weryfikujący — nie jest to kopia, którą zaczernia się i wysyła.
- Right to rent (Anglia). Wynajmujący musi sprawdzić każdego dorosłego najemcę przed zawarciem nowej umowy najmu. Sprawdza oryginały dokumentów w obecności najemcy albo korzysta z weryfikacji online, a potem sporządza kopię, której nie można zmienić. Przechowuje ją przez czas trwania najmu i rok po jego zakończeniu (gov.uk, right to rent, po angielsku).
- Right to work. Pracodawca musi przed zatrudnieniem sprawdzić, czy kandydat może u niego pracować. Kopie przechowuje przez okres zatrudnienia i 2 lata po jego zakończeniu (gov.uk, right to work, po angielsku).
Jak ostrzega Dress Docs
Szablon kopii dowodu w Dress Docs prowadzi przez to, co zaczernić na dokumencie tożsamości. Gdy kopia jest przeznaczona dla banku lub na inną weryfikację AML, szablon ostrzega, że taka weryfikacja wymaga pełnej kopii. W takim przypadku nie należy niczego zaczerniać.
Znak wodny: najpierw zapytać
Znak wodny niczego nie zaczernia, ale nakłada tekst na kopię, a weryfikacja pełnej kopii wymaga, by każda dana była czytelna. Przed dodaniem znaku wodnego warto zapytać bank, czy przyjmie tak oznaczoną kopię. Jeśli tak — znak wodny w Dress Docs jest półprzezroczysty, więc wystarczy ustawić go na tyle delikatnie, by każde pole pozostało czytelne. Jak go sformułować: znak wodny na kopii dowodu osobistego.
Wszyscy pozostali: zapytać, czego potrzebują
Jeśli prośba nie dotyczy żadnej z tych weryfikacji, warto zapytać, do czego potrzebny jest dowód i jakie dane. Potem wysłać tylko je: co zakryć na kopii dowodu osobistego.
Dla tych, którzy dowody przyjmują, ta sama logika działa w drugą stronę: czy przechowywać kopię dowodu osobistego klienta? Nasz zestaw do próśb o zaczernione kopie omawia wyjątek pełnej kopii w części „Gdy przepisy wymagają pełnej kopii”.
Ten artykuł nie jest poradą prawną. Należy sprawdzić, czego przepisy wymagają od osoby proszącej o kopię oraz od Państwa.