Demandez les données dont vous avez besoin, pas le document entier
Chaque copie complète de pièce d’identité, de bulletin de paie ou de relevé de compte que vous conservez est un risque en cas de fuite. Consultez les pièces d’identité au lieu de les copier, et demandez les justificatifs de revenus avec tout le reste occulté. Le message ci-dessous formule la demande pour vous et indique aux candidats un outil gratuit qui fonctionne sur leur propre appareil.
Une copie que vous n’avez jamais reçue ne peut pas fuiter de vos dossiers.
Les autorités de protection des données le recommandent
Ne collectez que ce que la finalité exige. En Allemagne, les recommandations des autorités de protection des données à l’intention des bailleurs indiquent qu’une pièce d’identité peut être présentée lors de la visite, mais pas copiée, et que les justificatifs de revenus peuvent être envoyés avec les données inutiles noircies. Recommandations de la DSK pour les bailleurs (Allemagne, en allemand)
Les candidats le font en une minute
L’outil est gratuit, ne demande aucun compte et n’envoie pas leur document en ligne.
Comment ça marche
1
Décidez de ce dont vous avez besoin
Par exemple : nom, employeur et salaire net mensuel des trois derniers bulletins de paie. Pour vérifier l’identité, consultez la pièce d’identité ; n’en demandez pas de copie.
2
Envoyez le message
Copiez-le ci-dessous, complétez les crochets et envoyez-le avec votre demande.
3
Recevez une copie marquée
Vous ne recevez que ce que vous avez demandé, avec un filigrane à votre nom et pour la finalité.
Que demander, document par document
Carte d’identité ou passeport
Montrer, pas envoyer. Demandez à la voir lors de la visite ou en personne, et notez que vous l’avez vérifiée. N’en gardez pas de copie.
Bulletin de paie
À laisser visible : nom, employeur, période de paie, salaire net. À occulter : numéros fiscal et de sécurité sociale, coordonnées bancaires, retenues et tout le reste.
Relevé de compte
À laisser visible : nom, période du relevé, les virements entrants que vous avez demandé à voir. À occulter : toutes les autres opérations, ainsi que les numéros de carte et de compte.
Avis d’imposition
À laisser visible : nom, année d’imposition, revenu total. À occulter : numéro fiscal, coordonnées bancaires, détail des déductions et données d’autres personnes.
Le message à envoyer
Copiez la version dans la langue de votre candidat. Remplacez les parties entre [crochets].
Objet : Vos documents pour [finalité] — merci de n’envoyer que le nécessaire
Bonjour [nom],
Pour [finalité], nous avons besoin des informations suivantes figurant sur votre [document, par exemple : trois derniers bulletins de paie] : [par exemple : votre nom, votre employeur et votre salaire net mensuel].
Merci d’occulter tout le reste avant l’envoi, par exemple votre numéro fiscal ou de sécurité sociale, vos coordonnées bancaires, les retenues ou les opérations dont nous n’avons pas besoin. Nous ne souhaitons pas conserver plus de données personnelles vous concernant que nécessaire.
Merci de ne pas nous envoyer de copie de votre pièce d’identité. Si nous devons vérifier votre identité, nous vous demanderons de nous la présenter [lors de la visite / en personne].
Vous pouvez occulter ces informations gratuitement avec Dress Docs, qui fonctionne sur votre propre appareil et n’envoie pas votre document en ligne : https://app.dressdocs.vzla.io
1. Ouvrez votre document ou une photo de celui-ci.
2. Tracez un rectangle sur tout ce qui ne figure pas dans la liste ci-dessus.
3. Ajoutez un filigrane : « Copie pour [entreprise] — [finalité] — [date] ».
4. Exportez le fichier et envoyez-le-nous.
Merci d’avance.
Cordialement,
[votre nom]
[entreprise]
Subject: Your documents for [purpose] — please send only what we need
Hello [name],
For [purpose], we need the following from your [document, for example: last three payslips]: [for example: your name, your employer and your net monthly income].
Please cover everything else before you send it, such as your tax or social security number, bank details, deductions or transactions we don't need. We don't want to hold more of your personal data than we have to.
Please don't send a copy of your ID. If we need to confirm who you are, we'll ask to see it [at the viewing / in person].
You can cover the details for free with Dress Docs, which works on your own device and doesn't upload your document: https://app.dressdocs.vzla.io
1. Open your document or a photo of it.
2. Draw a box over everything that isn't on the list above.
3. Add a watermark: "Copy for [company] — [purpose] — [date]".
4. Export and send us the file.
Thank you,
[your name]
[company]
Asunto: Su documentación para [finalidad]: envíe solo lo que necesitamos
Estimado/a [nombre]:
Para [finalidad], necesitamos los siguientes datos de su [documento, por ejemplo: tres últimas nóminas]: [por ejemplo: su nombre, su empresa y su salario neto mensual].
Le rogamos que oculte todo lo demás antes de enviarlo, como su número de la Seguridad Social o su NIF, sus datos bancarios, retenciones o movimientos que no necesitamos. No queremos conservar más datos personales suyos de los imprescindibles.
No nos envíe una copia de su DNI. Si necesitamos confirmar su identidad, le pediremos que nos lo muestre [en la visita / en persona].
Puede ocultar los datos gratis con Dress Docs, que funciona en su propio dispositivo y no sube su documento: https://app.dressdocs.vzla.io
1. Abra su documento o una foto de él.
2. Dibuje un recuadro sobre todo lo que no figure en la lista anterior.
3. Añada una marca de agua: «Copia para [empresa] — [finalidad] — [fecha]».
4. Exporte el archivo y envíenoslo.
Un saludo,
[su nombre]
[empresa]
Betreff: Ihre Unterlagen für [Zweck] – bitte nur das Nötige
Guten Tag [Name],
für [Zweck] benötigen wir aus Ihren [Unterlagen, zum Beispiel: letzten drei Gehaltsabrechnungen] folgende Angaben: [zum Beispiel: Name, Arbeitgeber und Nettomonatseinkommen].
Bitte schwärzen Sie vor dem Versand alles andere, etwa Steuer-ID, Sozialversicherungsnummer, Bankdaten, Abzüge oder Umsätze, die wir nicht benötigen. Wir möchten nicht mehr personenbezogene Daten von Ihnen speichern als nötig.
Bitte senden Sie uns keine Kopie Ihres Ausweises. Falls wir Ihre Identität prüfen müssen, zeigen Sie ihn uns bitte [bei der Besichtigung / persönlich].
Das Schwärzen geht kostenlos mit Dress Docs. Es arbeitet auf Ihrem eigenen Gerät und lädt Ihr Dokument nicht hoch: https://app.dressdocs.vzla.io
1. Öffnen Sie Ihr Dokument oder ein Foto davon.
2. Ziehen Sie einen Balken über alles, was nicht in der Liste oben steht.
3. Fügen Sie ein Wasserzeichen hinzu: „Kopie für [Firma] – [Zweck] – [Datum]“.
4. Exportieren Sie die Datei und senden Sie sie uns.
Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]
[Firma]
Oggetto: I suoi documenti per [finalità] — invii solo ciò che ci serve
Gentile [nome],
per [finalità] ci servono i seguenti dati dal suo [documento, per esempio: ultime tre buste paga]: [per esempio: il suo nome, il suo datore di lavoro e il suo reddito netto mensile].
La preghiamo di oscurare tutto il resto prima dell’invio, come il codice fiscale o i numeri previdenziali, i dati bancari, le trattenute o i movimenti che non ci servono. Non vogliamo conservare più dati personali del necessario.
La preghiamo di non inviarci una copia del suo documento d’identità. Se dovremo verificare la sua identità, le chiederemo di mostrarcelo [alla visita / di persona].
Può oscurare i dati gratuitamente con Dress Docs, che funziona sul suo dispositivo e non carica il suo documento: https://app.dressdocs.vzla.io
1. Apra il documento o una sua foto.
2. Tracci un riquadro su tutto ciò che non compare nell’elenco qui sopra.
3. Aggiunga una filigrana: «Copia per [azienda] — [finalità] — [data]».
4. Esporti il file e ce lo invii.
Cordiali saluti,
[il suo nome]
[azienda]
Onderwerp: Uw documenten voor [doel] — stuur alleen wat wij nodig hebben
Beste [naam],
Voor [doel] hebben wij de volgende gegevens uit uw [document, bijvoorbeeld: laatste drie loonstroken] nodig: [bijvoorbeeld: uw naam, uw werkgever en uw netto maandinkomen].
Wilt u al het andere zwartlakken voordat u het verstuurt, zoals uw BSN of rijksregisternummer, bankgegevens, inhoudingen of transacties die wij niet nodig hebben? Wij willen niet meer persoonsgegevens van u bewaren dan nodig is.
Stuur ons geen kopie van uw identiteitsbewijs. Als wij moeten nagaan wie u bent, vragen wij u het te laten zien [bij de bezichtiging / persoonlijk].
U kunt de gegevens gratis zwartlakken met Dress Docs. Het werkt op uw eigen apparaat en uploadt uw document niet: https://app.dressdocs.vzla.io
1. Open uw document of een foto ervan.
2. Teken een vlak over alles wat niet in de lijst hierboven staat.
3. Voeg een watermerk toe: “Kopie voor [bedrijf] — [doel] — [datum]”.
4. Exporteer het bestand en stuur het ons.
Met vriendelijke groet,
[uw naam]
[bedrijf]
Assunto: Os seus documentos para [finalidade] — envie apenas aquilo de que precisamos
Exmo./Exma. Sr./Sr.ª [nome],
Para [finalidade], precisamos dos seguintes dados do seu [documento, por exemplo: três últimos recibos de vencimento]: [por exemplo: o seu nome, a sua entidade empregadora e o seu vencimento líquido mensal].
Solicitamos que tape tudo o resto antes do envio, como o seu NIF ou número de segurança social, os dados bancários, descontos ou movimentos de que não precisamos. Não pretendemos conservar mais dados pessoais seus do que os estritamente necessários.
Pedimos que não nos envie uma cópia do seu documento de identificação. Se precisarmos de confirmar a sua identidade, pedir-lhe-emos que no-lo mostre [na visita / presencialmente].
Pode tapar os dados gratuitamente com o Dress Docs, que funciona no seu próprio dispositivo e não carrega o seu documento: https://app.dressdocs.vzla.io
1. Abra o seu documento ou uma fotografia dele.
2. Desenhe uma tarja sobre tudo o que não consta da lista acima.
3. Acrescente uma marca de água: «Cópia para [empresa] — [finalidade] — [data]».
4. Exporte e envie-nos o ficheiro.
Com os melhores cumprimentos,
[o seu nome]
[empresa]
Temat: Dokumenty w sprawie [cel] — prosimy przesłać tylko niezbędne dane
Szanowna Pani / Szanowny Panie,
w sprawie [cel] potrzebujemy następujących danych z [dokument, na przykład: trzech ostatnich pasków płacowych]: [na przykład: imienia i nazwiska, nazwy pracodawcy oraz miesięcznego wynagrodzenia netto].
Uprzejmie prosimy o zaczernienie przed wysłaniem wszystkich pozostałych danych, takich jak numer PESEL lub NIP, dane bankowe, potrącenia czy transakcje, których nie potrzebujemy. Nie chcemy przechowywać więcej Pani/Pana danych osobowych, niż to konieczne.
Prosimy nie przesyłać kopii dowodu osobistego. Jeśli będziemy musieli potwierdzić tożsamość, poprosimy o jego okazanie [podczas oglądania mieszkania / osobiście].
Dane można bezpłatnie zaczernić w Dress Docs. Narzędzie działa na Pani/Pana własnym urządzeniu i nie przesyła dokumentu: https://app.dressdocs.vzla.io
1. Otworzyć dokument lub jego zdjęcie.
2. Zaczernić prostokątem wszystko, czego nie ma na powyższej liście.
3. Dodać znak wodny: „Kopia dla [firma] — [cel] — [data]”.
4. Wyeksportować plik i przesłać go do nas.
Z wyrazami szacunku
[imię i nazwisko]
[firma]
Lien à envoyer
https://app.dressdocs.vzla.io
Questions des destinataires
Puis-je plutôt demander une copie occultée de la pièce d’identité ?
Au stade de la candidature, demandez plutôt à voir la pièce d’identité. En Allemagne, les recommandations des autorités de protection des données à l’intention des bailleurs indiquent qu’une pièce d’identité peut être présentée, pas copiée. Lorsqu’une loi exige une copie, faites-la vous-même, comme la loi le prévoit.
Le candidat doit-il utiliser Dress Docs ?
Non. Tout outil convient s’il supprime du fichier le contenu occulté. Un rectangle noir tracé dans un éditeur de PDF ne le fait souvent pas : voici pourquoi.
Est-ce payant pour le candidat ?
Non. L’offre Gratuit couvre ce travail et ne demande aucun compte. Il existe aussi une application gratuite pour téléphone, pour les photos de documents.
Puis-je vérifier qu’une copie est vraiment occultée ?
Oui. Essayez de sélectionner le texte sous une occultation ; dans un fichier exporté par Dress Docs, il n’y en a pas, et les propriétés du fichier sont vides.
Dress Docs voit-il les documents que les candidats m’envoient ?
Non. Le candidat occulte sur son propre appareil et vous envoie le fichier directement.
