La banca può chiedere la copia del documento? Sì, completa

La banca può chiedere la copia del documento d’identità? Sì, e può chiederla integrale. Le banche e le altre imprese soggette alla normativa antiriciclaggio devono conservare una copia dei documenti con cui verificano la sua identità. Una copia con campi oscurati non serve a quella verifica, quindi non la oscuri. Ecco chi deve conservare una copia completa, quali altre verifiche funzionano allo stesso modo e come comportarsi con tutti gli altri. È l’eccezione alla regola di inviare solo ciò che serve.

La banca può chiedere la copia del documento d’identità? Chi deve conservarla

Nel Regno Unito, le Money Laundering Regulations 2017, regulation 40 (Regno Unito, in inglese), impongono alle imprese a cui si applicano di conservare, nella nostra traduzione, «una copia di tutti i documenti e le informazioni ottenuti … per adempiere agli obblighi di adeguata verifica della clientela». Le banche sono il caso più comune. Conservano la documentazione per cinque anni dalla fine del rapporto (reg. 40(3)). Poi devono cancellare i dati personali, salvo che un’altra legge, un procedimento giudiziario o il suo consenso ne richiedano la conservazione (reg. 40(5)).

Altri Paesi prevedono la stessa regola nel proprio diritto. In Germania, il § 8, comma 2, del Geldwäschegesetz (Germania) attribuisce ai soggetti obbligati il diritto e il dovere di copiare i documenti d’identità che verificano. Nell’UE, la regola deriva dalla direttiva (UE) 2015/849, articolo 40, paragrafo 1, lettera a.

Perché una copia oscurata non supera la verifica

Queste norme chiedono una copia del documento verificato, non delle parti che ha scelto di mostrare. I campi oscurati lo rendono un documento diverso. L’autorità per la protezione dei dati della Renania-Palatinato, in Germania, spiega cosa significa «completa» per una banca: entrambi i lati della carta d’identità acquisiti per intero, con la foto e ogni dato chiaramente leggibile (LfDI Rheinland-Pfalz, Germania, in tedesco). Si aspetti che una copia oscurata venga rifiutata.

Altre verifiche con copia completa: diritto di affittare e di lavorare (Regno Unito)

Anche due verifiche britanniche si concludono con una copia completa. In entrambi i casi è la copia di chi verifica, non una che Lei oscura e invia.

• Diritto di affittare («right to rent», Inghilterra). I locatori devono verificare ogni inquilino adulto prima di una nuova locazione. Controllano i documenti originali in presenza dell’inquilino, o usano la verifica online, poi ne fanno una copia non modificabile. La conservano per la durata della locazione e per un anno dopo (gov.uk, right to rent, in inglese).
• Diritto di lavorare («right to work»). I datori di lavoro devono verificare che un candidato possa lavorare per loro prima di assumerlo. Conservano le copie per la durata del rapporto e per 2 anni dopo (gov.uk, right to work, in inglese).

Come la avvisa Dress Docs

Il modello «copia di documento d’identità» di Dress Docs la guida su cosa oscurare in un documento. Quando la copia è destinata a una banca o a un’altra verifica antiriciclaggio, la avvisa che la verifica richiede la copia completa. In quei casi non oscuri nulla.

Chieda prima di aggiungere una filigrana

Una filigrana non oscura nulla, ma sovrappone del testo alla copia, e una verifica con copia completa richiede che ogni dato sia leggibile. Chieda alla banca se accetta una copia con filigrana prima di aggiungerla. Se la accetta, la filigrana di Dress Docs è semitrasparente: la mantenga abbastanza leggera da lasciare leggibile ogni campo. Come formularla: filigrana sulla copia del documento d’identità.

Tutti gli altri: chieda cosa serve

Se la richiesta non rientra in queste verifiche, chieda perché vogliono il suo documento e quali dati servono. Poi invii solo quelli: cosa oscurare nella copia della carta d’identità.

Se è Lei a ricevere documenti d’identità, la stessa logica vale al contrario: conservare la copia del documento d’identità dei clienti? Il nostro kit di richiesta per chi riceve documenti tratta l’eccezione della copia completa nella sezione «Quando la legge impone una copia completa».

Questo articolo non costituisce consulenza legale. Verifichi cosa la legge richiede a chi le chiede il documento, e a lei.