Mag de bank een kopie van mijn ID vragen? Ja, volledig

Mag de bank een kopie van mijn ID vragen? Ja, en dan van het hele document. Banken en andere ondernemingen die onder de anti-witwasregels vallen, moeten een kopie bewaren van de documenten waarmee zij controleren wie u bent. Een kopie met zwartgelakte velden dient die controle niet, dus lak niets zwart. Hieronder leest u wie een volledige kopie moet bewaren, welke andere controles net zo werken en hoe u alle andere verzoeken aanpakt. Het is de uitzondering op alleen sturen wat nodig is.

Mag de bank een kopie van uw ID vragen? Wie er een moet bewaren

In de EU komt de regel uit artikel 40, lid 1, onder a, van Richtlijn (EU) 2015/849: ondernemingen die eronder vallen, bewaren een kopie van de documenten en gegevens die zij voor het cliëntenonderzoek hebben verkregen. Banken zijn het alledaagse geval. Elke lidstaat heeft die regel in eigen wetgeving omgezet; in Nederland in de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft), in België in de antiwitwaswet.

Zo geeft in Duitsland § 8 lid 2 van de Duitse Geldwäschegesetz verplichte ondernemingen het recht en de plicht om de gecontroleerde identiteitsbewijzen te kopiëren. In het Verenigd Koninkrijk, buiten de EU, verplicht regulation 40 van de Britse Money Laundering Regulations 2017 om “een kopie van alle documenten en informatie” uit het cliëntenonderzoek te bewaren, tot vijf jaar na het einde van de klantrelatie (reg. 40(3)). Daarna moeten de persoonsgegevens worden verwijderd, tenzij een andere wet, een gerechtelijke procedure of uw toestemming bewaren vereist (reg. 40(5)).

Waarom een zwartgelakte kopie niet voldoet

Deze regels vragen om een kopie van het gecontroleerde document, niet van de delen die u wilt laten zien. Met zwartgelakte velden is het een ander document. De Duitse toezichthouder in Rijnland-Palts beschrijft wat volledig voor een bank betekent: beide kanten van een ID-kaart volledig vastgelegd, met de pasfoto en alle gegevens goed leesbaar (LfDI Rheinland-Pfalz, Duitstalig). Reken erop dat een zwartgelakte kopie wordt geweigerd.

Andere controles met een volledige kopie: right to rent en right to work (VK)

Twee Britse controles eindigen ook met een volledige kopie. In beide gevallen maakt de controleur die kopie zelf; het is geen kopie die u zwartlakt en verstuurt.

• Right to rent (Engeland). Verhuurders moeten elke volwassen huurder controleren vóór een nieuwe huurovereenkomst. Ze bekijken de originele documenten in aanwezigheid van de huurder, of gebruiken de onlinecontrole, en maken dan een kopie die niet te wijzigen is. Die bewaren ze tijdens de huur en een jaar daarna (gov.uk, right to rent, Engelstalig).
• Right to work. Werkgevers moeten vóór de indiensttreding controleren of een sollicitant voor hen mag werken. Ze bewaren de kopieën tijdens het dienstverband en 2 jaar daarna (gov.uk, right to work, Engelstalig).

Hoe Dress Docs u waarschuwt

Het Sjabloon voor ID-kopieën in Dress Docs wijst u de weg in wat u op een identiteitsbewijs zwartlakt. Is de kopie voor een bank of een andere witwascontrole, dan waarschuwt het dat die controle de volledige kopie nodig heeft. Lak voor zo’n controle niets zwart.

Vraag het eerst voordat u een watermerk toevoegt

Een watermerk lakt niets weg, maar legt wel tekst over de kopie, en een controle met volledige kopie vraagt dat elk gegeven leesbaar is. Vraag de bank of zij een kopie met watermerk accepteert voordat u er een toevoegt. Zo ja: het watermerk van Dress Docs is doorschijnend, dus houd het licht genoeg om elk veld leesbaar te laten. Hoe u het formuleert: watermerk op een kopie identiteitsbewijs.

Alle anderen: vraag wat ze nodig hebben

Is het verzoek geen van deze controles, vraag dan waarom men uw ID wil en welke gegevens nodig zijn. Stuur dan alleen die: kopie ID-kaart zwartlakken.

Ontvangt u zelf identiteitsbewijzen, dan werkt dezelfde logica andersom: een kopie van het identiteitsbewijs van klanten bewaren? Onze aanvraagkit voor ontvangers behandelt de uitzondering voor volledige kopieën onder “Wanneer een wet een volledige kopie vereist”.

Dit artikel is geen juridisch advies. Ga na wat de wet vraagt van wie de kopie opvraagt, en van u.