O banco pode pedir cópia do Cartão de Cidadão? Sim, inteira

O banco pode pedir cópia do Cartão de Cidadão? Sim, e pode pedi-la integral. Os bancos e as outras entidades sujeitas às regras de prevenção do branqueamento de capitais têm de conservar uma cópia dos documentos com que verificam a sua identidade. Uma cópia com campos tapados não serve para essa verificação, por isso não oculte nada. Veja aqui quem tem de conservar uma cópia integral, que outras verificações funcionam da mesma forma e o que fazer com todos os outros pedidos. É a exceção a enviar apenas aquilo de que precisam.

O banco pode pedir cópia do Cartão de Cidadão? Quem tem de a conservar

Na União Europeia, a regra vem da Diretiva (UE) 2015/849, artigo 40.º, n.º 1, alínea a), que obriga as entidades abrangidas a conservar uma cópia dos documentos e informações necessários para cumprir os requisitos de diligência quanto à clientela. Cada Estado-Membro aplica-a na sua própria lei, e os bancos são o caso mais comum.

Outros países têm a mesma regra. No Reino Unido, as Money Laundering Regulations 2017, regulation 40 (Reino Unido), exigem às empresas abrangidas que conservem «uma cópia de quaisquer documentos e informações obtidos […] para cumprir os requisitos de diligência quanto à clientela» (tradução nossa). Conservam os registos durante cinco anos após o fim da relação de negócio (reg. 40(3)). Depois, têm de apagar os dados pessoais, salvo se outra lei, um processo judicial ou o seu consentimento exigirem a sua conservação (reg. 40(5)). Na Alemanha, o § 8, n.º 2, da lei alemã do branqueamento de capitais (Geldwäschegesetz) dá às entidades obrigadas o direito e o dever de copiar os documentos de identificação que verificam.

Porque é que uma cópia com dados ocultados falha a verificação

Estas regras pedem uma cópia do documento verificado, não das partes que decidiu mostrar. Com campos tapados, passa a ser outro documento. A autoridade de proteção de dados da Renânia-Palatinado, na Alemanha, explica o que «completa» significa para um banco: as duas faces do cartão de identificação captadas na íntegra, com a fotografia e todos os dados bem legíveis (LfDI Rheinland-Pfalz, em alemão). Conte com a recusa de uma cópia com dados ocultados.

Outras verificações com cópia integral: arrendar e trabalhar (Reino Unido)

No Reino Unido, há mais duas verificações que terminam com uma cópia integral. Em ambas, a cópia é feita por quem verifica; não é uma cópia que o titular tapa e envia.

• Direito a arrendar (Inglaterra). O senhorio tem de verificar todos os inquilinos adultos antes de um novo arrendamento. Verifica os documentos originais com o inquilino presente, ou usa a verificação online, e faz uma cópia que não possa ser alterada. Conserva-a durante o arrendamento e mais um ano (gov.uk, em inglês).
• Direito a trabalhar. O empregador tem de verificar se um candidato pode trabalhar para ele antes de o contratar. Conserva as cópias durante a relação laboral e mais 2 anos (gov.uk, em inglês).

Como o Dress Docs avisa

A predefinição Cópia de identificação do Dress Docs orienta sobre o que tapar num documento de identificação. Quando a cópia se destina a um banco ou a outra verificação de prevenção do branqueamento de capitais, avisa que essa verificação precisa da cópia integral. Nesses casos, não tape nada.

Pergunte antes de adicionar uma marca de água

Uma marca de água não oculta nada, mas coloca texto sobre a cópia, e uma verificação de cópia integral precisa de todos os dados legíveis. Pergunte ao banco se aceita uma cópia com marca de água antes de a adicionar. Se aceitar, a marca de água do Dress Docs é translúcida: mantenha-a suficientemente leve para que todos os campos se leiam. Como a redigir: marca de água em cópia de documento.

Todos os outros: pergunte de que dados precisam

Se o pedido não for uma destas verificações, pergunte para que querem o seu documento e de que dados precisam. Depois, envie apenas esses: tapar dados na cópia do Cartão de Cidadão.

Se for quem recebe documentos de identificação, a mesma lógica funciona ao contrário: deve guardar cópia do documento de identificação dos clientes? O nosso kit de pedido para quem recebe documentos trata a exceção em «Quando a lei exige uma cópia integral».

Este artigo não constitui aconselhamento jurídico. Confirme o que a lei exige a quem lhe pede a cópia, e a si.