Conserver une copie de pièce d’identité client ?
Faut-il conserver une copie de la pièce d’identité d’un client ? Dans la plupart des cas, non. Vérifiez la pièce, notez que vous l’avez vérifiée et ne gardez pas la copie. C’est le conseil d’une autorité allemande de protection des données, et il repose sur deux principes du RGPD : ne traiter que les données personnelles nécessaires à votre finalité, et seulement le temps nécessaire (article 5, paragraphe 1, points c) et e)). Chaque copie conservée est un risque que vous choisissez de porter. Voici la règle, sa seule véritable exception, et que faire quand une copie vous est nécessaire.
Conserver une copie de pièce d’identité client ? Vérifier, noter, supprimer
L’autorité de protection des données de Rhénanie-du-Nord-Westphalie, en Allemagne, passe en revue les cas courants un par un : contrats, abonnements téléphoniques, locations, demandes d’accès et d’autres encore (LDI NRW, Allemagne, en allemand). Le schéma est le même à chaque fois.
- Vérifier. Regardez la pièce d’identité pour confirmer qui est le client. L’autorité rappelle qu’il faut toujours se demander si une copie est réellement nécessaire.
- Noter. Ne notez que ce dont la relation a besoin. Pour un contrat, ce sont en général le prénom, le nom, l’adresse et éventuellement la date de validité. Noter les numéros de la pièce n’y est pas autorisé. Une courte mention comme « pièce d’identité présentée » consigne la vérification.
- Supprimer. Là où elle admet une copie, comme pour un abonnement téléphonique ou une demande d’accès aux données, l’autorité demande de la détruire dès que l’identification est faite. L’archiver n’est pas autorisé ; une mention suffit.
C’est un guide allemand. Les principes sur lesquels il repose sont ceux du RGPD, ils s’appliquent donc partout où le RGPD s’applique.
L’exception : une loi qui exige une copie complète
Certaines entreprises doivent conserver une copie complète : les banques et les autres professionnels soumis à la réglementation de lutte contre le blanchiment de capitaux et, au Royaume-Uni, les bailleurs et les employeurs pour leurs vérifications du droit de louer et du droit de travailler (right to rent, right to work). Quels contrôles sont concernés, et pourquoi une copie occultée ne suffit pas : quand une copie complète de la pièce d’identité est exigée.
Si une copie vous est nécessaire, demandez-la occultée et marquée
Si aucune loi n’exige de copie complète mais que vous devez tout de même voir une pièce d’identité à distance, demandez moins que la pièce entière. Lorsqu’une copie sert à confirmer l’identité dans le cadre d’une demande d’accès aux données, la LDI NRW indique que les autres informations peuvent et devraient être occultées : numéros d’accès et de série, nationalité, taille, couleur des yeux, photo et zone de lecture automatique. Les clients doivent être informés à l’avance qu’ils peuvent le faire. La copie doit aussi pouvoir être reconnue comme une copie.
Vos clients peuvent faire les deux gratuitement dans Dress Docs, sans compte et sans envoyer leur document en ligne. Quels champs occulter : que masquer sur une copie de carte d’identité. Comment la marquer : ajouter un filigrane à une copie de pièce d’identité.
Pour la demander, utilisez notre kit de demande : une liste document par document et un message prêt à l’emploi. Pour les pièces d’identité, il commence par « montrer, pas envoyer ».
Ce que vous conservez peut fuiter
Une copie que vous n’avez jamais reçue ne peut pas fuiter de vos dossiers. Une copie que vous gardez doit être protégée, retrouvée et supprimée à temps. La limitation de la conservation prévue par le RGPD en fait une obligation, pas un choix : les données personnelles ne sont pas conservées plus longtemps que leur finalité ne l’exige.
Pour les bailleurs, la même règle étape par étape : pièce d’identité du locataire et RGPD.
Cet article ne constitue pas un conseil juridique. Vérifiez ce que la loi exige de votre entreprise.