Journal des occultations : quoi consigner, quoi omettre

Un journal des occultations consigne ce que vous avez retiré d’un document, à quel endroit et pour quelle raison. C’est lui que vous ouvrez quand un client, un tribunal, un demandeur ou une autorité de contrôle vous interroge sur une occultation des mois plus tard. Une règle structure tout le journal : il ne doit pas contenir ce que vous avez retiré. Un journal qui reprend les noms occultés est une seconde copie de ce que vous vouliez justement protéger.

À quoi sert un journal des occultations

La copie occultée répond à son lecteur. Le journal répond à tous ceux qui viendront ensuite.

• Responsabilité. Selon le RGPD, le responsable du traitement est responsable du respect des principes relatifs à la protection des données et doit être en mesure de le démontrer (art. 5, paragraphe 2). Un journal montre ce que vous avez retiré et sur quel fondement.
• Cohérence. Le redaction toolkit des National Archives britanniques (en anglais) relève que des décisions consignées montrent ce qui a été décidé auparavant, quand la même information est de nouveau demandée.
• Contestations. Si un destinataire conteste une occultation, le journal vous rend le motif donné à l’époque.

Ce qu’il contient, et ce qu’il ne doit pas contenir

Le toolkit liste ce qu’une trace des décisions d’occultation doit contenir, selon les cas :

• Le document : une référence ou un numéro de dossier qui l’identifie.
• L’endroit : quelle partie n’a pas été communiquée. La trace « n’a pas besoin de décrire le contenu » (notre traduction), précise le toolkit ; « paragraphe 2 de la page 4 » suffit.
• Le motif : et, pour une demande d’accès à l’information, chaque exemption applicable.
• Les commentaires des relecteurs ou des personnes consultées.

Ce qui ne doit pas y figurer : le texte retiré lui-même. Gardez l’original non occulté là où votre procédure le prévoit. Le journal y renvoie ; il ne le recopie pas.

Ce que consigne le journal de Dress Docs : occultations, motifs, pages, date

Dans Dress Docs, le journal des occultations (Pro) consigne chaque occultation, son motif, sa page et la date. Il ne contient aucun contenu du document.

Le journal reste chez vous, comme le document. Vous l’enregistrez dans vos propres fichiers, et il ne nous parvient jamais (dossier de conformité). Comment formuler les motifs qu’il liste : motiver une occultation.

Où le garder : dans votre dossier

Classez le journal avec l’affaire, à côté de la copie occultée que vous avez envoyée. Ensemble, ils montrent ce qui est parti et pourquoi chaque partie n’a pas été communiquée. Ajoutez la référence de l’original, pour que toute personne qui examine le dossier puisse le retrouver.

Le journal est la dernière étape d’une occultation bien faite : la liste de contrôle pour occulter un document en donne les sept. Pour un contrat, tout le travail, du remplissage au classement du journal, est dans occulter les données d’un contrat avant de le partager.

Le journal des occultations est inclus dans les offres Pro, Équipe et Organisation. Voir les tarifs, ou passez à Pro.