Occulter les données d’un contrat avant de le partager

Vous devez occulter les données d’un contrat avant de l’envoyer à la partie adverse, à un tribunal ou à un nouveau conseil. Bien le faire demande une seule passe, pas cinq outils : remplir et signer, occulter ce dont le destinataire n’a pas besoin, motiver chaque occultation, marquer la copie pour son destinataire, exporter une fois et classer le journal. Voici cette passe dans Dress Docs, étape par étape. Le document reste sur votre appareil du début à la fin.

Avant d’occulter les données d’un contrat : ce dont l’autre partie n’a pas besoin

Partez du destinataire, pas du document. Le RGPD exige que les données personnelles soient limitées à ce qui est nécessaire au regard de la finalité (article 5, paragraphe 1, point c)). Pour chaque destinataire, demandez-vous ce qu’il doit lire, et prévoyez d’occulter le reste. Le plus souvent :

• les adresses privées, dates de naissance et numéros de pièce d’identité des signataires ;
• les coordonnées bancaires et les numéros de compte ;
• les données personnelles des tiers cités dans le contrat ou ses annexes ;
• les clauses qui ne concernent pas le destinataire, quand votre client souhaite les garder pour lui.

Les passages à retirer relèvent de votre jugement professionnel. L’outil garantit seulement que ce que vous occultez disparaît. L’autorité de protection des données de Basse-Saxe pose la règle clairement : il faut supprimer les données, les cacher ne suffit pas (LfD Niedersachsen, Allemagne, en allemand).

Remplir et signer dans la même passe

Ouvrez le contrat dans Dress Docs. Saisissez le texte dans les champs à remplir, et ajoutez une image de votre signature ou de votre tampon. Tout ce que vous ajoutez est aplati avec la page à l’export, en même temps que les occultations. Vous envoyez un seul fichier, pas une copie signée et une copie occultée.

Occulter, avec un motif sur chaque occultation

Occultez chaque passage avec une forme opaque ; il n’y a ni flou ni pixellisation. Donnez ensuite à chaque occultation son motif, imprimé sur l’occultation (Pro) : « Données personnelles de tiers », « Coordonnées bancaires », ou la formulation de votre cabinet. Le lecteur voit pourquoi chaque partie manque, sans avoir à le demander. Comment formuler un motif : motiver une occultation.

Le nom du cocontractant figure sur chaque page ? Rechercher et occulter (Pro) trouve chaque occurrence d’un nom, d’une adresse e-mail, d’un IBAN ou d’un numéro de téléphone dans un PDF doté d’une couche de texte. Vous vérifiez chaque résultat avant qu’il ne soit occulté.

Marquer la copie pour son destinataire

Ajoutez un filigrane qui indique à qui la copie est destinée, pourquoi et quand : par exemple, « Copie pour [destinataire], pour [finalité], [date] ». Il est translucide et répété sur la page : le texte reste lisible. Si la copie est transférée, elle montre d’où elle vient.

Exporter une fois et vérifier le fichier

Exportez quand tout est en place. Chaque page devient une seule image plate qui contient vos occultations, les motifs, le texte, la signature et le filigrane. Le texte sous les occultations disparaît du fichier (pourquoi un rectangle noir ne suffit pas). L’auteur, le titre, le producteur, les dates et l’empreinte du PDF sont supprimés.

Une conséquence à connaître : une page aplatie n’a pas de couche de texte, si bien que le destinataire ne peut ni sélectionner ni rechercher le texte. C’est ce qui rend les occultations fiables.

Classer le journal au dossier

Enregistrez le journal des occultations (Pro) avec le dossier. Il consigne les occultations, les motifs, les pages et la date, et ne contient aucun contenu du document. Avec la copie envoyée, il montre ce qui est parti et pourquoi chaque partie n’a pas été communiquée. Ce qu’un journal doit contenir : le journal des occultations.

Les motifs, le journal et Rechercher et occulter font partie de Pro ; les occultations, le remplissage de formulaires, la signature, le filigrane et l’export propre sont gratuits. Découvrez tout l’éditeur sur la page des fonctionnalités, comparez les offres sur la page des tarifs, ou passez à Pro.