Liste de contrôle pour occulter un document : 7 étapes

Cette liste de contrôle pour occulter un document réunit en sept étapes ce que recommandent les autorités de protection des données et les archivistes. Suivez-la avant chaque envoi. Elle s’adresse à la personne qui occulte, souvent un juriste ou un agent qui a un délai à tenir. Certaines étapes relèvent de votre jugement, et aucun outil ne peut les assumer à votre place. D’autres, Dress Docs les fait à chaque export. Chaque étape indique ce qui relève de quoi, et d’où vient le conseil.

La liste de contrôle pour occulter un document, en bref

1. Travaillez sur une copie, gardez l’original.
2. Décidez de ce qui part : seulement ce dont le destinataire a besoin.
3. Occultez avec des formes opaques, jamais de surlignage ni de flou.
4. Supprimez ce que vous ne voyez pas : métadonnées et calques cachés.
5. Aplatissez l’export.
6. Vérifiez le fichier avant de l’envoyer.
7. Consignez ce que vous avez retiré, et pourquoi.

Travaillez sur une copie, gardez l’original

Les Archives nationales britanniques sont claires : l’occultation se fait toujours sur une copie du document original, papier ou électronique, jamais sur le document lui-même (guide d’occultation, Royaume-Uni, en anglais). L’autorité de protection des données de Basse-Saxe donne le même conseil (LfD Niedersachsen, Allemagne, en allemand).

Dress Docs le fait. Il ne modifie jamais le fichier que vous ouvrez. Chaque export est un nouveau fichier, et votre original reste intact sur votre appareil.

Décidez de ce qui part : seulement ce dont le destinataire a besoin

Selon le RGPD, les données personnelles doivent être limitées à ce qui est nécessaire au regard de la finalité (article 5, paragraphe 1, point c)). Demandez-vous ce dont le destinataire a besoin dans le document, et occultez le reste.

Deux mises en garde du guide des Archives nationales. Ne retirez pas un paragraphe entier quand seuls un ou deux mots doivent disparaître. Et relisez autour de chaque occultation : une phrase précédente peut trahir ce que vous avez retiré.

C’est votre décision. Dress Docs ne décide pas de ce qui est sensible.

Occultez avec des formes opaques, jamais de surlignage ni de flou

Un papier noirci au feutre peut se lire à contre-jour ou en augmentant le contraste, prévient le commissaire à la protection des données de Saxe (Sächsischer Datenschutzbeauftragter, Allemagne, en allemand). Pour les images, il avertit que le flou peut être reconstitué, notamment par l’IA, et recommande plutôt une barre noire sur les données. La pixellisation échoue de la même façon, car elle garde une part de l’original (pourquoi un rectangle noir ne suffit pas). Sur un PDF, une barre seule ne suffit pas : l’autorité de Basse-Saxe prévient que recouvrir un texte d’un rectangle noir ne le supprime pas, et que cela vaut aussi pour les documents PDF (LfD Niedersachsen, Allemagne, en allemand). Une occultation opaque ne fait que la moitié du travail ; l’export doit supprimer ce qu’elle recouvre.

Dress Docs le fait. Les occultations sont opaques, noires par défaut, et il n’y a ni flou ni pixellisation. À l’export, la page est aplatie : l’occultation remplace ce qu’elle recouvre (étape 5).

Supprimez ce que vous ne voyez pas : métadonnées et calques cachés

Un fichier contient plus que ce que montrent ses pages. L’auteur, les dates et le logiciel qui l’a créé se trouvent dans ses métadonnées. Le suivi des modifications, les commentaires et les calques cachés peuvent garder du texte que vous avez retiré de la vue. Le guide de l’ICO sur la divulgation sécurisée de documents (Royaume-Uni, en anglais) passe en revue ces endroits cachés. L’autorité de Basse-Saxe demande de supprimer les données, pas seulement de les cacher.

Dress Docs le fait. L’auteur, le titre, le producteur, les dates et l’empreinte du PDF sont supprimés de chaque export. Ce qui se cache dans un fichier, et comment le voir : supprimer les métadonnées d’un PDF.

Aplatissez l’export

Un rectangle noir posé sur un texte actif est un autocollant : le texte est toujours dessous (pourquoi un rectangle noir ne suffit pas). Les Archives nationales recommandent de faire passer un PDF occulté par un format d’image simple, pour que rien de caché ne subsiste.

Dress Docs le fait. Chaque page exportée est une seule image plate qui contient vos occultations. L’export n’a ni couche de texte, ni annotations, ni champs de formulaire, ni calques.

Vérifiez le fichier avant de l’envoyer

Le commissaire de Saxe conseille une dernière vérification : s’assurer que rien ne transparaît et qu’aucune modification ne peut être annulée.

Dress Docs montre le résultat, pour le fichier que vous venez de créer : aucune couche de texte, métadonnées vides. Vérifiez ensuite à votre façon.

Consignez ce que vous avez retiré, et pourquoi

Le guide des Archives nationales demande de consigner chaque occultation : quel document, quelle partie n’a pas été communiquée, et le motif, avec chaque exemption qui s’applique. La trace désigne la partie, par exemple « paragraphe 2 de la page 4 », et n’a pas à décrire le contenu.

Dress Docs peut le faire avec Pro. Chaque occultation peut porter son motif, imprimé sur l’occultation, et le journal des occultations consigne les occultations, les motifs, les pages et la date, sans aucun contenu du document. Comment formuler un motif : motiver une occultation.

Sept étapes : Dress Docs en prend quatre en charge, vous montre la vérification et, avec Pro, tient le journal. Ouvrez Dress Docs, ou voyez toutes les fonctionnalités sur la page des fonctionnalités.