Rejestr zaczernień: co zapisać, a czego nie

Rejestr zaczernień to zapis tego, co usunięto z dokumentu, w którym miejscu i dlaczego. Sięga się po niego, gdy po kilku miesiącach klient, sąd, wnioskodawca albo organ nadzorczy pyta o konkretne zaczernienie. Cały rejestr opiera się na jednej zasadzie: nie może zawierać usuniętej treści. Rejestr, który powtarza zaczernione nazwiska, jest drugą kopią dokładnie tego, co miało zostać chronione.

Do czego służy rejestr zaczernień

Zaczerniona kopia odpowiada swojemu czytelnikowi. Rejestr odpowiada wszystkim, którzy przyjdą później.

Rozliczalność. Zgodnie z RODO administrator odpowiada za przestrzeganie zasad ochrony danych i musi być w stanie wykazać ich przestrzeganie (art. 5 ust. 2 RODO). Rejestr pokazuje, co usunięto i na jakiej podstawie.
Spójność. Redaction toolkit brytyjskiego Archiwum Narodowego zauważa, że zapisane decyzje pokazują, co postanowiono wcześniej, gdy ktoś ponownie wnioskuje o te same informacje.
Spory. Jeśli odbiorca kwestionuje zaczernienie, rejestr przypomina powód podany w danym momencie.

Co należy zapisać, a czego nie wolno

Toolkit wymienia, co powinien zawierać zapis decyzji o zaczernieniach, w zakresie, w jakim ma to znaczenie:

Dokument: sygnaturę lub numer, który go identyfikuje.
Miejsce: która część została wyłączona. Zapis „nie musi opisywać treści”, jak ujmuje to toolkit; wystarczy „akapit 2 na stronie 4”.
Powód: a przy wniosku o dostęp do informacji każde mające zastosowanie wyłączenie.
Uwagi osób sprawdzających lub konsultowanych.

Czego nie wolno zapisać: samego usuniętego tekstu. Niezaczerniony oryginał przechowuje się tam, gdzie przewiduje to obowiązująca procedura. Rejestr wskazuje na oryginał, ale go nie kopiuje.

Co zapisuje rejestr Dress Docs: zaczernienia, powody, strony, data

W Dress Docs Rejestr zaczernień (Pro) zapisuje każde zaczernienie, jego powód, stronę i datę. Nie zawiera żadnej treści dokumentu.

Rejestr zostaje u Państwa, tak jak dokument. Zapisuje się go we własnych plikach i nigdy do nas nie trafia (pakiet zgodności). Jak formułować powody, które w nim widnieją: uzasadnienie zaczernień w dokumencie.

Gdzie go przechowywać: w aktach sprawy

Rejestr należy dołączyć do akt sprawy, obok wysłanej zaczernionej kopii. Razem pokazują, co wyszło na zewnątrz i dlaczego każda część została wstrzymana. Warto dodać odwołanie do oryginału, aby każdy, kto przegląda akta, mógł go odnaleźć.

Rejestr to ostatni krok prawidłowo przeprowadzonego zaczerniania: wszystkie siedem kroków zawiera lista kontrolna zaczerniania dokumentów. W przypadku umowy cały proces, od wypełnienia po włączenie rejestru do akt, opisuje artykuł jak zaczernić dane w umowie przed jej udostępnieniem.

Rejestr zaczernień jest dostępny w planach Pro, Zespół i Organizacja. Zobacz cennik lub rozpocznij Pro.