Motiver une occultation : un motif sur chaque zone occultée

Un passage noirci appelle toujours la même question : pourquoi manque-t-il ? Si vous ne pouvez pas répondre aussitôt, l’occultation paraît arbitraire, même quand elle ne l’est pas. Motiver une occultation, c’est donner à chaque zone occultée son motif, le placer là où le lecteur le voit et en garder la trace au dossier. Le droit d’accès à l’information impose aux autorités publiques de motiver ce qu’elles refusent de communiquer, et les guides demandent de le faire passage par passage. Pour un contrat ou un dossier, c’est ainsi que vous montrez que vous n’avez retiré que le nécessaire.

Motiver une occultation : pourquoi chaque zone occultée a besoin d’un motif

Une occultation sans motif dit seulement que quelque chose a disparu. Le lecteur ne distingue pas le nom d’un tiers d’une coordonnée bancaire, ni une exemption légale d’une erreur. Alors il pose la question, il se plaint, ou il imagine le pire.

Un motif répond à la question avant qu’on la pose. Il garde aussi l’occultation honnête. Si vous ne trouvez pas de motif pour une zone, ce passage n’a peut-être pas besoin d’être occulté.

Ce qu’attend le droit d’accès à l’information

Au Royaume-Uni, une autorité publique qui refuse de communiquer une information en vertu du Freedom of Information Act 2000 doit adresser une notification au demandeur. Elle précise l’exemption invoquée et, si cela ne va pas de soi, pourquoi elle s’applique (FOIA s. 17(1), Royaume-Uni, en anglais). L’ICO, l’autorité britannique de protection des données, va plus loin, au titre des bonnes pratiques et non de la loi : « si possible, indiquez quelles parties vous avez retirées et au titre de quelle exemption » (ICO, refusal notice, en anglais ; notre traduction). Le redaction toolkit des National Archives britanniques demande de consigner le motif de chaque non-communication, avec toutes les exemptions applicables.

En Allemagne, une décision administrative écrite doit exposer ses motifs essentiels de fait et de droit (§ 39 al. 1 VwVfG, Allemagne, en allemand). Dans la loi fédérale sur la liberté d’information, les motifs de refus figurent aux §§ 3 à 6 : intérêts publics particuliers, processus de décision de l’autorité, données personnelles, propriété intellectuelle et secrets d’affaires (IFG, en allemand).

Le détail par pays : l’IFG allemand, occultation et motifs et les exemptions FOI au Royaume-Uni.

Vos propres motifs pour les contrats et les dossiers

En dehors des demandes d’accès à l’information, aucune loi n’impose de formulation. Vous choisissez des mots que le lecteur comprend d’un coup d’œil, par exemple « Données personnelles d’un tiers », « Coordonnées bancaires » ou « Sans rapport avec l’affaire ».

Trois habitudes rendent les motifs utiles :

• Une formulation par type de donnée. Le même motif pour la même chose, dans tout le document, pour que le lecteur relie chaque occultation à son motif.
• Court plutôt qu’habile. Le motif tient sur la zone occultée et se lit en une seconde.
• Un motif que vous pouvez défendre. Si quelqu’un le conteste, vous l’expliquez en une phrase.

Vous répondez à une demande d’accès au titre du RGPD qui contient des données d’autres personnes ? Lisez droit d’accès RGPD : occulter les données de tiers.

Comment placer le motif sur l’occultation

Dans Dress Docs, chaque occultation peut porter son motif, imprimé sur la zone occultée. Rédigez le vôtre, ou utilisez un jeu standard de motifs d’exemption pour les demandes d’accès à l’information (FOI et IFG). Dans les deux cas, le motif est votre décision ; vérifiez-le au regard de la loi et de vos propres règles.

À l’export, le motif fait partie de l’image aplatie de la page. Il accompagne la copie, et il ne rend pas l’occultation plus fragile : le contenu en dessous a disparu du fichier, comme pour toute occultation (pourquoi un rectangle noir ne suffit pas). Dress Docs montre ensuite que le fichier n’a pas de couche de texte et que ses métadonnées sont vides. Ce que l’export retire d’autre : les métadonnées que l’on oublie de supprimer.

Garder la trace : le journal des occultations

Les motifs sur la page répondent au lecteur. Votre dossier a besoin de sa propre trace. Le journal des occultations liste les occultations, les motifs, les pages et la date, et ne contient aucun contenu du document. Vous pouvez le classer sans créer une seconde copie de ce que vous avez retiré. Vous l’enregistrez dans vos propres fichiers.

Ce que doit contenir un bon journal, et ce qu’il ne doit pas contenir : le journal des occultations.

Les motifs et le journal sont dans Pro

Le motif sur chaque occultation, le journal des occultations et Rechercher et occulter sont inclus dans les offres Pro, Équipe et Organisation. L’offre Gratuit fait l’occultation elle-même : occultations opaques, export aplati, suppression des métadonnées et vérification à l’export, sans compte.

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