Registo de ocultações: o que registar e o que deixar de fora
Um registo de ocultações indica o que retirou de um documento, onde e porquê. É a ele que recorre quando um cliente, um tribunal, um requerente ou uma autoridade pergunta por uma ocultação meses depois. Uma regra define todo o registo: não pode conter o conteúdo que retirou. Um registo que repete os nomes tapados é uma segunda cópia precisamente daquilo que pretendia proteger.
Para que serve um registo de ocultações
A cópia com dados ocultados responde ao seu leitor. O registo responde a todos os que vêm depois.
- Responsabilidade. Nos termos do RGPD, o responsável pelo tratamento cumpre os princípios de proteção de dados e tem de poder comprová-lo (artigo 5.º, n.º 2). O registo mostra o que retirou e com que fundamento.
- Coerência. O guia de ocultação dos Arquivos Nacionais britânicos observa que as decisões registadas mostram o que foi decidido antes, quando a mesma informação volta a ser pedida.
- Contestações. Se um destinatário contestar uma tarja, o registo dá-lhe o motivo que indicou na altura.
O que inclui, e o que não pode incluir
O guia britânico enumera o que um registo de decisões de ocultação deve conter, na medida em que seja pertinente:
- O documento: uma referência ou número de processo que o identifique.
- O local: que parte foi retida. O registo «não precisa de descrever o conteúdo», diz o guia; basta «parágrafo 2 da página 4».
- O motivo: e, num pedido de acesso à informação, todas as exceções aplicáveis.
- Comentários dos revisores ou de quem tenha sido consultado.
O que não pode incluir: o próprio texto retirado. Guarde o original sem ocultações onde o seu procedimento indicar. O registo remete para ele; não o copia.
O que regista o Dress Docs: tarjas, motivos, páginas e data
No Dress Docs, o Registo de ocultações (Pro) indica cada tarja, o seu motivo, a sua página e a data. Não contém nada do documento.
O registo fica consigo, tal como o documento. Guarda-o nos seus próprios ficheiros e nunca chega até nós (dossiê de conformidade). Como formular os motivos que regista: como justificar a ocultação de dados.
Onde o guardar: no seu processo
Arquive o registo com o processo, junto da cópia com dados ocultados que enviou. Juntos, mostram o que saiu e porque cada parte foi retida. Acrescente a referência ao original, para que quem revir o processo o encontre.
O registo é o último passo de uma ocultação bem feita: a lista de verificação para ocultar dados tem os sete. Num contrato, todo o trabalho, do preenchimento ao arquivo do registo, está em como ocultar dados de um contrato antes de o partilhar.
O Registo de ocultações está nos planos Pro, Equipa e Organização. Ver preços ou começar com o Pro.