Registro degli oscuramenti: cosa annotare e cosa no
Il registro degli oscuramenti è la traccia di ciò che ha rimosso da un documento, dove e perché. È ciò a cui ricorre quando un cliente, un giudice, un richiedente o un’autorità di controllo le chiede conto di un oscuramento mesi dopo. Una regola guida l’intero registro: non deve contenere ciò che ha rimosso. Un registro che ripete i nomi oscurati è una seconda copia proprio di ciò che voleva proteggere.
A cosa serve un registro degli oscuramenti
La copia oscurata risponde al suo lettore. Il registro risponde a chiunque venga dopo.
- Responsabilizzazione. Secondo il GDPR, il titolare del trattamento è competente per il rispetto dei principi di protezione dei dati e deve essere in grado di comprovarlo (art. 5, par. 2). Il registro mostra cosa ha rimosso e su quale base.
- Coerenza. Il redaction toolkit dei National Archives britannici osserva che le decisioni registrate mostrano cosa si è deciso in passato, quando la stessa informazione viene richiesta di nuovo.
- Contestazioni. Se un destinatario contesta un oscuramento, il registro le restituisce la motivazione data allora.
Cosa contiene, e cosa non deve contenere
Il toolkit elenca cosa dovrebbe contenere una traccia delle decisioni di oscuramento, per quanto pertinente:
- Il documento: un riferimento o un numero di fascicolo che lo identifichi.
- Il punto: quale parte non è stata divulgata. Secondo il toolkit, la traccia non deve descriverne il contenuto; basta indicare, ad esempio, il paragrafo 2 di pagina 4.
- La motivazione: e, per una richiesta di accesso alle informazioni, ogni esenzione applicabile.
- Le osservazioni di chi ha rivisto il documento o è stato consultato.
Cosa non deve contenere: il testo rimosso. Conservi l’originale non oscurato dove lo prevede la sua procedura. Il registro vi rimanda; non lo copia.
Cosa annota il registro di Dress Docs: oscuramenti, motivazioni, pagine, data
In Dress Docs, il registro degli oscuramenti (Pro) annota ogni oscuramento, la sua motivazione, la sua pagina e la data. Non contiene nulla del documento.
Il registro resta a lei, come il documento. Lo salva tra i suoi file e non arriva mai a noi (dossier di conformità). Come formulare le motivazioni che elenca: motivare gli oscuramenti.
Dove conservarlo: nel fascicolo
Archivi il registro con la pratica, accanto alla copia oscurata che ha inviato. Insieme mostrano cosa è uscito e perché ogni parte è stata trattenuta. Aggiunga il riferimento all’originale, così chi esamina il fascicolo lo ritrova.
Il registro è l’ultimo passo di un oscuramento fatto bene: la checklist per l’oscuramento li riporta tutti e sette. Per un contratto, l’intero lavoro, dalla compilazione all’archiviazione del registro, è in come oscurare dati in un contratto prima di condividerlo.
Il registro degli oscuramenti è incluso nei piani Pro, Team e Organizzazione. Vedi i prezzi oppure passi a Pro.