Schwärzungsprotokoll: was hineingehört und was nicht
Ein Schwärzungsprotokoll hält fest, was Sie aus einem Dokument entfernt haben, wo und warum. Darauf greifen Sie zurück, wenn Mandant, Gericht, Antragsteller oder Aufsicht Monate später nach einer Schwärzung fragen. Eine Regel prägt das ganze Protokoll: Es darf den entfernten Inhalt nicht enthalten. Ein Protokoll, das die geschwärzten Namen wiederholt, ist eine zweite Kopie genau dessen, was Sie schützen wollten.
Wozu ein Schwärzungsprotokoll dient
Die geschwärzte Kopie antwortet ihrem Leser. Das Protokoll antwortet allen, die später kommen.
- Rechenschaftspflicht. Nach der DSGVO ist der Verantwortliche für die Einhaltung der Datenschutzgrundsätze verantwortlich und muss sie nachweisen können (Art. 5 Abs. 2). Das Protokoll zeigt, was Sie entfernt haben und aus welchem Grund.
- Einheitlichkeit. Das Redaction Toolkit der britischen National Archives hält fest: Dokumentierte Entscheidungen zeigen, was früher entschieden wurde, wenn dieselbe Information erneut beantragt wird.
- Einwände. Bestreitet ein Empfänger eine Schwärzung, liefert das Protokoll die Begründung, die Sie damals gegeben haben.
Was hineingehört und was nicht
Das Toolkit nennt, was ein Nachweis der Schwärzungsentscheidungen enthalten sollte, soweit einschlägig:
- Das Dokument: ein Aktenzeichen oder eine Referenz, die es eindeutig bezeichnet.
- Die Stelle: welcher Teil zurückgehalten wurde. Den Inhalt muss der Nachweis nicht beschreiben, so das Toolkit; „Absatz 2 auf Seite 4“ genügt.
- Der Grund: bei einem Informationszugangsantrag mit jeder einschlägigen Ausnahme.
- Anmerkungen der Prüfer oder der Beteiligten.
Was nicht hineingehört: der entfernte Text selbst. Bewahren Sie das ungeschwärzte Original dort auf, wo Ihr Ablauf es vorsieht. Das Protokoll verweist darauf; es kopiert es nicht.
Was das Protokoll in Dress Docs festhält: Schwärzungen, Begründungen, Seiten, Datum
In Dress Docs verzeichnet das Schwärzungsprotokoll (Pro) jede Schwärzung, ihre Begründung, ihre Seite und das Datum. Es enthält keinen Dokumentinhalt.
Das Protokoll bleibt bei Ihnen, wie das Dokument. Sie speichern es in Ihrer eigenen Ablage, und es erreicht uns nie (Compliance-Paket). Wie Sie die Begründungen darin formulieren: Schwärzungsgründe angeben.
Wo es hingehört: in die Akte
Legen Sie das Protokoll zur Sache, neben die geschwärzte Kopie, die Sie versandt haben. Zusammen zeigen beide, was hinausging und warum jeder Teil zurückgehalten wurde. Ergänzen Sie den Verweis auf das Original, damit es jeder findet, der die Akte prüft.
Für Kanzleien gilt: Der Rechtsanwalt muss „durch das Führen von Handakten ein geordnetes und zutreffendes Bild über die Bearbeitung seiner Aufträge geben können“ (§ 50 Abs. 1 BRAO). Das Schwärzungsprotokoll ist ein Baustein dieses Bildes: Es zeigt, was mit welcher Begründung herausgegeben wurde.
Das Protokoll ist der letzte Schritt einer sauberen Schwärzung: Die Checkliste zum PDF-Schwärzen hat alle sieben. Beim Vertrag steht die ganze Arbeit, vom Ausfüllen bis zum abgelegten Protokoll, in Vertrag schwärzen, bevor Sie ihn weitergeben.
Das Schwärzungsprotokoll ist in den Tarifen Pro, Team und Organisation enthalten. Preise ansehen oder Pro starten.