Registro de datos ocultados: qué anotar y qué no
Un registro de datos ocultados anota qué quitó de un documento, dónde y por qué. Es lo que consulta cuando un cliente, un juzgado, un solicitante o una autoridad pregunta por una ocultación meses después. Una regla da forma a todo el registro: no puede contener lo que usted quitó. Un registro que repite los nombres tapados es una segunda copia justo de lo que quería proteger.
Para qué sirve un registro de datos ocultados
La copia tapada responde a su lector. El registro responde a todos los que vienen después.
- Responsabilidad proactiva. Según el RGPD, el responsable del tratamiento debe cumplir los principios de protección de datos y ser capaz de demostrarlo (art. 5.2). El registro muestra qué quitó y con qué fundamento.
- Coherencia. La guía de ocultación de los Archivos Nacionales británicos señala que las decisiones anotadas muestran qué se decidió antes cuando vuelven a pedir la misma información.
- Reclamaciones. Si un destinatario cuestiona una ocultación, el registro le da el motivo que usted dio en su momento.
Qué incluye, y qué no debe incluir
La guía británica enumera lo que debe recoger un registro de decisiones de ocultación, en la medida en que sea pertinente:
- El documento: una referencia o número de expediente que lo identifique.
- El lugar: qué parte se retuvo. El registro no necesita describir el contenido, dice la guía; basta con «párrafo 2 de la página 4».
- El motivo: y, en una solicitud de acceso a la información, todas las excepciones aplicables.
- Comentarios de los revisores o de quien se haya consultado.
Lo que no debe incluir: el texto quitado. Guarde el original sin tapar donde indique su procedimiento. El registro remite a él; no lo copia.
Qué anota el registro de Dress Docs: ocultaciones, motivos, páginas y fecha
En Dress Docs, el registro de ocultaciones (Pro) anota cada ocultación, su motivo, su página y la fecha. No contiene nada del documento.
El registro se queda con usted, igual que el documento. Lo guarda en sus propios archivos y nunca nos llega (dosier de cumplimiento). Cómo redactar los motivos que recoge: el motivo de cada dato ocultado.
Dónde guardarlo: su expediente
Archive el registro con el asunto, junto a la copia tapada que envió. Juntos muestran qué salió y por qué se retuvo cada parte. Añada la referencia del original, para que quien revise el expediente lo encuentre.
El registro es el último paso de una ocultación bien hecha: la lista de comprobación para ocultar datos tiene los siete. En un contrato, todo el trabajo, de rellenarlo a archivar el registro, está en cómo ocultar datos de un contrato antes de compartirlo.
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