Exemptions FOI au Royaume-Uni : un motif par occultation

Les exemptions FOI au Royaume-Uni se désignent, en pratique, par les numéros d’articles du Freedom of Information Act 2000 : l’article 40 pour les informations personnelles, l’article 43 pour les intérêts commerciaux, et ainsi de suite. Quand vous ne communiquez pas une partie d’un document, la loi exige que votre notification de refus nomme l’exemption et explique pourquoi elle s’applique. L’ICO, l’autorité britannique de protection des données, demande aussi, si possible, de montrer quelle exemption couvre chaque partie retirée. Ce guide s’adresse aux agents publics britanniques : la loi, les bonnes pratiques, et comment les appliquer sur la page et au dossier. Les textes sont britanniques, les liens renvoient donc à la version anglaise. Les bases, pour tout motif d’occultation, sont dans motiver une occultation.

Les exemptions FOI au Royaume-Uni sont des articles du FOIA 2000

Les exemptions figurent dans la partie II du Freedom of Information Act 2000, articles 21 à 44. Chacune est un article doté de son propre intitulé, par exemple :

s. 40 Informations personnelles (Personal information)
s. 41 Informations communiquées à titre confidentiel (Information provided in confidence)
s. 42 Secret professionnel de l’avocat (Legal professional privilege)
s. 43 Intérêts commerciaux (Commercial interests)

Le « code » porté sur une occultation, c’est ce numéro d’article. Certaines exemptions sont absolues ; d’autres sont relatives et exigent une mise en balance avec l’intérêt public. Citez l’article sur lequel repose l’occultation, tel que la loi le numérote.

Ce que doit dire une notification de refus (s. 17)

Ne pas communiquer une partie d’un document, c’est refuser cette partie. Selon l’article 17(1), une autorité publique qui invoque une exemption doit adresser au demandeur une notification qui (notre traduction) :

« indique ce fait, »
« précise l’exemption en cause, et »
« indique (si cela ne ressort pas autrement) pourquoi l’exemption s’applique. »

Pour une exemption relative, l’article 17(3) ajoute les raisons pour lesquelles l’intérêt public au maintien de l’exemption l’emporte sur l’intérêt public à la communication. Le guide de l’ICO sur la notification de refus demande aussi d’expliquer toute procédure de réexamen interne et le droit du demandeur de saisir l’ICO.

Montrer quelle exemption couvre chaque occultation

La loi demande l’exemption dans la notification. L’indiquer sur chaque occultation relève des bonnes pratiques, décrites par l’ICO dans le même guide : « Donnez une idée de la quantité de texte occultée et de l’endroit d’où elle provient. Si possible, indiquez quelles parties vous avez retirées et au titre de quelle exemption. » (notre traduction)

Un motif sur la zone occultée fait exactement cela. Le demandeur voit ce qui n’a pas été communiqué, où, et au titre de quel article, sans devoir lire la notification en parallèle du document.

Occulter une copie, consigner le motif

Le redaction toolkit des National Archives ajoute deux habitudes, elles aussi de bonnes pratiques :

Occultez toujours une copie, jamais le document original. L’original garde son texte intégral ; la copie est ce que vous communiquez.
Consignez vos décisions. Notez précisément ce qui a été retiré : la trace « n’a pas besoin de décrire le contenu » (notre traduction) mais indique l’endroit, par exemple « paragraphe 2 de la page 4 ». Notez aussi le motif : « si une ou plusieurs exemptions FOI s’appliquent, il faut toutes les noter, avec les raisons propres à chaque cas » (notre traduction).

L’ICO en ajoute une troisième : gardez une copie de la version occultée et de la version intégrale, pour savoir ce que vous avez communiqué si le demandeur se plaint.

Écosse : FOISA 2002

Les autorités publiques écossaises relèvent du Freedom of Information (Scotland) Act 2002. Ses exemptions figurent dans la partie 2, articles 25 à 41, les informations personnelles à l’article 38. Sa notification de refus, selon l’article 16(1), doit de même préciser l’exemption en cause et indiquer, si cela ne ressort pas autrement, pourquoi elle s’applique. Citez les numéros d’articles du FOISA, pas ceux du FOIA.

L’exemption sur l’occultation, un journal pour le dossier

Dans Dress Docs, chaque occultation peut porter son motif, imprimé sur la zone occultée elle-même : votre propre formulation, ou une entrée d’un jeu standard de motifs d’exemption pour les demandes d’accès à l’information. Vérifiez chaque motif au regard de la loi ; savoir si l’exemption s’applique au cas d’espèce reste votre décision. Le motif fait partie de la même image aplatie que l’occultation, et rien en dessous ne reste lisible.

Le journal des occultations consigne ce que vous avez retiré, où et pourquoi : occultations, motifs, pages et date, sans aucun contenu du document. Vous l’enregistrez dans vos propres fichiers, pour le dossier. Pour en savoir plus : le journal des occultations. Votre original reste sur votre appareil, à côté de la copie propre que vous exportez. Le droit allemand traite la même question à sa façon : l’IFG allemand, occultation et motifs.

Les motifs d’exemption et le journal sont inclus dans Pro, Équipe et Organisation (voir les tarifs). Pour votre examen protection des données et informatique : lire le dossier de conformité.

Cet article ne constitue pas un conseil juridique. Savoir si une exemption s’applique dans un cas donné relève de la décision de votre autorité.