Logboek van zwartlakkingen: wat erin hoort, wat niet

Een logboek van zwartlakkingen legt vast wat u uit een document hebt verwijderd, waar en waarom. U pakt het erbij als een cliënt, een rechter, een verzoeker of een toezichthouder maanden later vraagt naar een zwartlakking. Eén regel bepaalt het hele logboek: het mag de verwijderde inhoud niet bevatten. Een logboek dat de zwartgelakte namen herhaalt, is een tweede kopie van precies wat u wilde beschermen.

Waarvoor een logboek van zwartlakkingen dient

De zwartgelakte kopie beantwoordt haar lezer. Het logboek beantwoordt iedereen die later komt.

Verantwoording. Onder de AVG is de verwerkingsverantwoordelijke verantwoordelijk voor de naleving van de beginselen van gegevensbescherming en moet hij die kunnen aantonen (art. 5, lid 2, AVG). Een logboek laat zien wat u verwijderde en op welke grond.
Consistentie. De redaction toolkit van de Britse National Archives wijst erop dat vastgelegde beslissingen laten zien wat eerder is besloten, als dezelfde informatie opnieuw wordt opgevraagd (Engelstalig).
Bezwaren. Betwist een ontvanger een zwartlakking, dan geeft het logboek u de reden die u destijds gaf.

Wat erin hoort, en wat er niet in mag

De toolkit noemt wat een vastlegging van lakbeslissingen moet bevatten, voor zover relevant:

Het document: een kenmerk of dossiernummer waarmee het te vinden is.
De plaats: welk deel is achtergehouden. De vastlegging hoeft de inhoud niet te beschrijven, aldus de toolkit; “alinea 2 op pagina 4” is genoeg.
De reden: en bij een verzoek om informatie elke uitzonderingsgrond die van toepassing is.
Opmerkingen van beoordelaars of van wie verder is geraadpleegd.

Wat er niet in mag: de verwijderde tekst zelf. Bewaar het ongelakte origineel waar uw werkwijze het voorschrijft. Het logboek verwijst ernaar; het kopieert het niet.

Wat het laklogboek van Dress Docs vastlegt: zwartlakkingen, redenen, pagina’s, datum

In Dress Docs legt het laklogboek (Pro) elke zwartlakking vast, met haar reden, haar pagina en de datum. Het bevat geen inhoud van het document.

Het logboek blijft bij u, net als het document. U slaat het op in uw eigen bestanden, en het komt nooit bij ons terecht (compliancepakket). Hoe u de redenen formuleert die erin staan: de reden voor het zwartlakken vermelden.

Waar u het bewaart: in het dossier

Archiveer het logboek bij de zaak, naast de zwartgelakte kopie die u verstuurde. Samen laten ze zien wat er de deur uitging en waarom elk deel is achtergehouden. Voeg de verwijzing naar het origineel toe, zodat wie het dossier beoordeelt het kan vinden.

Het logboek is de laatste stap van zorgvuldig zwartlakken: de checklist voor zwartlakken bevat alle zeven stappen. Voor een contract staat de hele werkgang, van invullen tot het archiveren van het logboek, in een contract zwartlakken voordat u het deelt.

Het laklogboek zit in de abonnementen Pro, Team en Organisatie. Bekijk de prijzen of start met Pro.