Guardar cópia da identificação dos clientes? Em regra, não

Deve guardar cópia da identificação dos clientes? Na maioria dos casos, não. Verifique o documento, registe que o verificou e não conserve a cópia. É a recomendação de uma autoridade alemã de proteção de dados, e assenta em dois princípios do RGPD: tratar apenas os dados pessoais de que a finalidade precisa, e apenas durante o tempo necessário (artigo 5.º, n.º 1, alíneas c) e e)). Cada cópia guardada é um risco que escolheu assumir. Eis a regra, a sua única exceção real e o que fazer quando precisa mesmo de uma cópia.

Guardar cópia da identificação dos clientes? Verificar, registar, eliminar

A autoridade de proteção de dados da Renânia do Norte-Vestefália, na Alemanha, analisa um a um os casos do dia a dia: contratos, contratos de telecomunicações, arrendamentos, pedidos de acesso a dados e outros (LDI NRW, em alemão). O padrão repete-se em todos.

• Verificar. Veja o documento para confirmar quem é o cliente. A autoridade lembra que deve perguntar sempre se uma cópia é realmente necessária.
• Registar. Anote apenas o que a relação exige. Para um contrato, isso é normalmente o nome próprio e o apelido, a morada e, eventualmente, a data de validade. Nesse caso, não é permitido anotar os números do documento. Uma nota breve, como «documento exibido», regista a verificação.
• Eliminar. Quando admite uma cópia, como num contrato de telecomunicações ou num pedido de acesso a dados, a autoridade indica que deve ser destruída logo que a identificação esteja concluída. Arquivá-la não é permitido; basta uma nota.

São orientações alemãs. Os princípios em que assentam são os do RGPD, pelo que valem onde quer que o RGPD se aplique, incluindo Portugal.

A exceção: uma lei que exige cópia integral

Algumas empresas têm de conservar uma cópia integral: os bancos e outras entidades sujeitas à legislação de prevenção do branqueamento de capitais e, no Reino Unido, senhorios e empregadores nas verificações de right to rent e right to work. Que verificações são essas, e porque uma cópia com dados ocultados não as cumpre: quando é exigida uma cópia integral da identificação.

Se precisa de uma cópia, peça-a com dados ocultados e identificada

Quando nenhuma lei exige cópia integral, mas ainda assim precisa de ver um documento à distância, peça menos do que o documento inteiro. Quando uma cópia serve para confirmar a identidade num pedido de acesso a dados, a LDI NRW indica que os restantes dados podem e devem ser tapados, como os números de acesso e de série, a nacionalidade, a altura, a cor dos olhos, a fotografia e a zona de leitura ótica. Os clientes devem ser informados previamente de que o podem fazer. A cópia também tem de ser reconhecível como cópia.

Os seus clientes podem fazer ambas as coisas gratuitamente no Dress Docs, sem conta e sem carregar o documento. Que campos tapar: o que ocultar na cópia do Cartão de Cidadão. Como identificá-la: marca de água na cópia da identificação.

Para o pedir, use o nosso kit de pedido: uma lista documento a documento e uma mensagem pronta. Para documentos de identificação, começa por «mostrar, não enviar».

O que guarda é o que pode ser divulgado

Uma cópia que nunca recebeu não pode sair dos seus ficheiros. Uma que conserva tem de ser protegida, localizada quando for preciso e eliminada a tempo. O princípio da limitação da conservação do RGPD torna isso um dever, não uma opção: os dados pessoais não são conservados por mais tempo do que a finalidade exige.

Para senhorios, a mesma regra fase a fase: documentos do inquilino e RGPD.

Este artigo não constitui aconselhamento jurídico. Confirme o que a lei exige à sua empresa.