Documentos do inquilino e RGPD: o que pode guardar

Que documentos do inquilino pode um senhorio pedir e guardar ao abrigo do RGPD? Apenas o que cada fase do arrendamento exige, e apenas durante o tempo necessário. «Só preciso de confirmar quem é, não de guardar uma cópia de toda a sua identificação.» Essa intuição é a regra: o RGPD exige que os dados pessoais sejam «limitados ao que é necessário» relativamente às finalidades do tratamento (artigo 5.º, n.º 1, alínea c)). Eis o que isso significa em cada fase, e porque guardar menos o protege.

Documentos do inquilino e RGPD, fase a fase

As autoridades alemãs de proteção de dados descreveram este percurso, fase a fase, para senhorios (orientações da DSK, em alemão). São orientações alemãs; a regra em que assentam é o RGPD, aplicável em toda a UE, incluindo Portugal.

• A visita. Nome, apelido e morada. Perguntas sobre rendimentos, em regra, ainda não são necessárias.
• O interessado declara que quer arrendar. Podem tornar-se necessárias algumas perguntas adicionais, como quem vai viver na habitação.
• Escolheu o inquilino e está prestes a assinar. Só agora pode pedir um comprovativo de rendimentos: um recibo de vencimento, um extrato bancário ou uma nota de liquidação do IRS, em cópia e com os dados de que não precisa ocultados. O que tapar em cada um: ocultar dados num extrato bancário ou recibo de vencimento.

Algumas verificações exigem mais. Em Inglaterra (Reino Unido), a verificação do right to rent é feita pelo próprio senhorio e termina com uma cópia integral feita por ele; veja quando é exigida uma cópia integral da identificação.

Ver a identificação não é copiá-la

Para confirmar a identidade de um interessado, veja o documento de identificação e registe que o verificou. As orientações da DSK são diretas: o senhorio pode confrontar os dados com o documento exibido e registar que a verificação foi feita, mas fazer uma cópia do documento «não é necessário e, por isso, não é permitido».

O mesmo se aplica a quem quer que receba documentos de identificação, não apenas a senhorios: deve guardar cópias da identificação dos clientes? E quando, em vez de arrendar, recruta, as fases mudam, mas a lógica não: documentos de candidatos a emprego e RGPD.

O que guarda é o que pode ser divulgado

Cada cópia que recebe é uma cópia que tem de proteger, inventariar e, mais tarde, eliminar. Uma identificação completa ou um extrato bancário integral nos seus ficheiros fica exposto em qualquer violação desses ficheiros, seja qual for a causa. Uma cópia que nunca recebeu não pode sair dos seus ficheiros.

O RGPD já prevê isto. O artigo 25.º exige que, por defeito, só sejam tratados os dados pessoais necessários para cada finalidade específica do tratamento. Pedir menos é a forma mais simples de o cumprir.

Elimine aquilo de que já não precisa

As orientações da DSK também são claras quanto à eliminação:

• Interessados com quem não assina contrato. Elimine os seus dados quando já não forem necessários para decidir (artigo 17.º, n.º 1, alínea a), do RGPD). Na Alemanha, onde um interessado preterido pode apresentar uma queixa por discriminação, as orientações fixam, em regra, um limite de 6 meses.
• O seu novo inquilino. Elimine o que recolheu para decidir, se não precisar disso para gerir o arrendamento.

Por trás de ambos os casos está o princípio da limitação da conservação do RGPD: os dados pessoais não são conservados por mais tempo do que a finalidade exige (artigo 5.º, n.º 1, alínea e)).

Peça menos: o kit de pedido

A cópia mais fácil de proteger é a que os interessados nunca enviam. O nosso kit de pedido indica o que pedir, documento a documento, e inclui uma mensagem pronta que pede aos interessados que enviem apenas isso, com o resto tapado e a cópia identificada para si. Indica-lhes uma ferramenta gratuita que funciona no seu próprio dispositivo. Quem quiser informar-se primeiro pode começar por como enviar uma cópia da identificação em segurança.

Este artigo não constitui aconselhamento jurídico. Confirme o que a lei do seu país lhe exige.