Kopie identiteitsbewijs huurder en AVG: wat mag u bewaren?

Mag u als verhuurder een kopie van het identiteitsbewijs van een huurder vragen en bewaren onder de AVG? Alleen wat elke stap van de verhuur nodig heeft, en alleen zo lang als die stap het nodig heeft. “Ik hoef alleen te controleren wie iemand is, niet zijn hele ID te bewaren.” Dat gevoel is precies de regel: de AVG (GDPR) vraagt dat persoonsgegevens “beperkt worden tot wat noodzakelijk is” voor uw doel (artikel 5, lid 1, onder c). Hieronder wat dat per stap betekent, en waarom minder bewaren veiliger is voor u.

Kopie identiteitsbewijs huurder en AVG: wat u per stap nodig hebt

De Duitse toezichthouders voor gegevensbescherming hebben dit stap voor stap uitgewerkt voor verhuurders (richtsnoer van de Duitse DSK, Duitstalig). Het is een Duits richtsnoer; de regel waarop het rust is de AVG, die in de hele EU geldt.

• De bezichtiging. Naam, voornaam en adres. Vragen over inkomen zijn meestal nog niet nodig.
• De kandidaat laat weten dat hij wil huren. Nu kunnen enkele aanvullende vragen nodig zijn, bijvoorbeeld wie er in de woning komt wonen.
• U hebt uw huurder gekozen, vlak voor de ondertekening. Nu mag u om een inkomensbewijs vragen: een loonstrook, een bankafschrift of een belastingaanslag, als kopie, met de gegevens die u niet nodig hebt zwartgelakt. Wat u op elk document weglakt: een bankafschrift of loonstrook zwartlakken.

Sommige controles vragen meer. In Engeland is de right-to-rent-controle de eigen controle van de verhuurder, en die eindigt met een volledige kopie die de verhuurder zelf maakt; zie wanneer een volledige kopie van een identiteitsbewijs verplicht is.

Een ID bekijken is geen ID kopiëren

Om te bevestigen wie een kandidaat is, bekijkt u zijn identiteitsbewijs en noteert u dat u het hebt gecontroleerd. Het Duitse DSK-richtsnoer is duidelijk: een verhuurder mag de gegevens controleren aan de hand van een getoonde identiteitskaart en vastleggen dat die controle heeft plaatsgevonden, maar een kopie van het ID maken “is niet noodzakelijk en daarom niet toegestaan”.

Dat geldt voor iedereen die identiteitsbewijzen ontvangt, niet alleen voor verhuurders: moet u een kopie van het identiteitsbewijs van een klant bewaren? En wie personeel aanneemt in plaats van verhuurt, doorloopt andere stappen met dezelfde logica: kopie ID bij de werkgever en de AVG.

Wat u bewaart, kan uitlekken

Elke kopie die u ontvangt, moet u beveiligen, registreren en later verwijderen. Een volledig identiteitsbewijs of een compleet bankafschrift in uw dossiers ligt bloot bij elk datalek van die dossiers, wat de oorzaak ook is. Een kopie die u nooit hebt ontvangen, kan niet uit uw dossiers uitlekken.

De AVG bouwt dit in. Artikel 25 vraagt u ervoor te zorgen dat standaard alleen de persoonsgegevens worden verwerkt die voor elk specifiek doel nodig zijn. Om minder vragen is de eenvoudigste manier om daaraan te voldoen.

Verwijder wat u niet meer nodig hebt

Ook over verwijderen is het DSK-richtsnoer duidelijk:

• Kandidaten met wie u niet tekent. Verwijder hun gegevens zodra u ze niet meer nodig hebt om te beslissen (artikel 17, lid 1, onder a, AVG). In Duitsland, waar een afgewezen kandidaat een discriminatieclaim kan indienen, noemt het richtsnoer als regel een termijn van 6 maanden.
• Uw nieuwe huurder. Verwijder wat u verzamelde om over hem te beslissen, als u het niet nodig hebt om de huurovereenkomst uit te voeren.

Achter beide staat de opslagbeperking van de AVG: bewaar persoonsgegevens niet langer dan het doel vereist (artikel 5, lid 1, onder e).

Vraag om minder: de aanvraagkit

De kopie die u het makkelijkst beveiligt, is de kopie die kandidaten nooit sturen. Onze aanvraagkit zegt u per document waar u om vraagt, en bevat een kant-en-klaar bericht dat kandidaten vraagt alleen dat te sturen, de rest zwartgelakt en voor u gemarkeerd. Het bericht verwijst naar een gratis tool die op hun eigen apparaat werkt. Kandidaten die zich eerst willen inlezen, beginnen bij een veilige kopie van uw identiteitsbewijs versturen.

Dit artikel is geen juridisch advies. Ga na wat de wet in uw land van u vraagt.