Cópia do Cartão de Cidadão de candidatos e RGPD

Recrutar gera papel: currículos, certificados, referências e, mais cedo ou mais tarde, alguém pede uma cópia do Cartão de Cidadão do candidato. Antes de a entidade empregadora guardar essa cópia, o RGPD coloca uma pergunta: esta fase precisa dela? A maioria não precisa. Os recursos humanos podem recolher apenas o que a fase em curso exige, ver a identificação em vez de a copiar e não conservar mais do que aquilo de que essa fase precisa. Eis como funciona ao longo de um processo de recrutamento.

Recolha o que a fase em curso exige

O princípio da minimização dos dados do RGPD determina que os dados pessoais devem ser «adequados, pertinentes e limitados ao que é necessário» relativamente às finalidades (artigo 5.º, n.º 1, alínea c)). Num recrutamento, a finalidade muda à medida que o processo avança:

• A candidatura: o currículo e o que demonstra que a pessoa pode desempenhar a função. Sem identificação, sem dados bancários.
• Entrevistas e pré-seleção: eventualmente certificados ou referências.
• A proposta e a integração: o que o contrato e o processamento salarial exigem.

Peça em cada fase apenas aquilo de que essa fase precisa. Um documento pedido logo no início fica nos seus ficheiros por cada candidato que não é contratado.

O RGPD permite ainda que cada Estado-Membro estabeleça normas mais específicas no contexto laboral (artigo 88.º). Confirme as normas do país onde recruta; este artigo limita-se ao RGPD.

Cópia do Cartão de Cidadão do candidato e RGPD: ver e registar

Para confirmar quem é alguém, em regra basta ver o seu documento de identificação. Veja-o presencialmente ou por videochamada e registe que o verificou, quando e por quem.

Essa nota é muitas vezes todo o registo de que precisa. A autoridade de proteção de dados da Renânia do Norte-Vestefália (Alemanha), em orientações para empresas que verificam documentos de identificação, indica que, quando é preciso um registo, basta anotar que o documento foi apresentado, e que uma cópia feita para identificação deve ser destruída logo que a verificação esteja concluída (LDI NRW, em alemão). O mesmo raciocínio, para clientes: deve guardar cópia da identificação dos clientes?

Quando é exigida uma cópia integral

Algumas verificações são exceção. No Reino Unido, a verificação do right to work é da própria entidade empregadora, com regras próprias sobre cópias (gov.uk, em inglês); aí, uma cópia com dados ocultados não serve. Que verificações exigem cópia integral, e porquê: quando é exigida uma cópia integral da identificação.

Peça aos candidatos cópias com dados ocultados

Quando precisa mesmo de um documento, peça os dados de que precisa e nada mais, com a cópia identificada para si e para a finalidade. O kit de pedido inclui uma mensagem pronta a enviar, em oito idiomas. Indica aos candidatos uma ferramenta gratuita que tapa o resto no seu próprio dispositivo, sem carregar o documento.

Elimine dentro do prazo

O RGPD também limita o tempo de conservação: não mais do que a finalidade exige (artigo 5.º, n.º 1, alínea e)). Fixe uma data de eliminação para cada tipo de documento no momento em que o recolhe, tanto para os candidatos não contratados como para os contratados. O que já não guarda não pode ser divulgado.

A versão desta pergunta para senhorios está em documentos do inquilino e RGPD. Pronto para pedir menos? Obter o kit de pedido.