Dossier de location et RGPD : que garder ?

Dossier de location et RGPD : quels documents un bailleur peut-il demander et conserver ? Seulement ce dont chaque étape de la location a besoin, et seulement le temps nécessaire. « Je dois seulement vérifier qui est la personne, pas garder une copie de toute sa pièce d’identité. » Ce réflexe, c’est la règle : le RGPD veut que les données personnelles soient « limitées à ce qui est nécessaire » au regard de la finalité (article 5, paragraphe 1, point c)). Voici ce que cela signifie à chaque étape, et pourquoi détenir moins vous protège.

Le dossier de location et le RGPD, étape par étape

Les autorités allemandes de protection des données ont détaillé ces étapes pour les bailleurs (guide de la DSK, Allemagne, en allemand). C’est un guide allemand ; la règle sur laquelle il repose est le RGPD, qui s’applique dans toute l’UE.

• La visite. Nom, prénom et adresse. Les questions sur les revenus ne sont en général pas encore nécessaires.
• Le candidat dit vouloir louer. Quelques questions de plus peuvent alors être nécessaires, par exemple qui habitera le logement.
• Vous avez choisi votre locataire, juste avant la signature. Vous pouvez maintenant demander un justificatif de revenus : un bulletin de paie, un relevé de compte ou un avis d’imposition, en copie, avec les informations inutiles occultées. Que masquer sur chacun : occulter un relevé de compte ou un bulletin de paie.

Certains contrôles exigent davantage. En Angleterre (Royaume-Uni), la vérification du droit de louer est le contrôle du bailleur lui-même et se termine par une copie complète qu’il réalise ; voir quand une copie complète de la pièce d’identité est exigée.

Voir une pièce d’identité n’est pas la copier

Pour confirmer qui est un candidat, regardez sa pièce d’identité et notez que vous l’avez vérifiée. Le guide de la DSK est clair : le bailleur peut comparer les informations avec la pièce qui lui est présentée et consigner que la vérification a eu lieu, mais faire une copie de la pièce « n’est pas nécessaire et donc pas autorisé » (notre traduction).

Cela vaut pour quiconque reçoit des pièces d’identité, pas seulement pour les bailleurs : faut-il conserver une copie de la pièce d’identité d’un client ? Et lorsque vous recrutez au lieu de louer, les étapes changent, mais pas la logique : copie de pièce d’identité par l’employeur et RGPD.

Ce que vous détenez peut fuiter

Chaque copie reçue est une copie à protéger, à recenser puis à supprimer. Une pièce d’identité complète ou un relevé de compte entier dans vos dossiers est exposé à toute fuite de ces dossiers, quelle qu’en soit la cause. Une copie que vous n’avez jamais reçue ne peut pas fuiter de vos dossiers.

Le RGPD l’intègre. L’article 25 vous demande de garantir que, par défaut, seules les données personnelles nécessaires à chaque finalité spécifique soient traitées. Demander moins est la façon la plus simple d’y répondre.

Supprimez ce dont vous n’avez plus besoin

Le guide de la DSK est clair aussi sur la suppression :

• Les candidats avec qui vous ne signez pas. Supprimez leurs données dès que vous n’en avez plus besoin pour décider (article 17, paragraphe 1, point a), du RGPD). En Allemagne, où un candidat écarté pourrait invoquer une discrimination, le guide fixe en règle générale une limite de 6 mois.
• Votre nouveau locataire. Supprimez ce que vous avez réuni pour décider si vous n’en avez pas besoin pour gérer la location.

Derrière les deux se trouve la limitation de la conservation prévue par le RGPD : ne pas conserver les données personnelles plus longtemps que la finalité ne l’exige (article 5, paragraphe 1, point e)).

Demandez moins : le kit de demande

La copie la plus facile à protéger est celle que les candidats n’envoient jamais. Notre kit de demande vous indique quoi demander, document par document, avec un message prêt à l’emploi qui demande aux candidats de n’envoyer que cela, le reste occulté et la copie marquée pour vous. Il les oriente vers un outil gratuit qui fonctionne sur leur propre appareil. Les candidats qui veulent se renseigner d’abord peuvent commencer par envoyer une copie de pièce d’identité en sécurité.

Cet article ne constitue pas un conseil juridique. Vérifiez ce que la loi de votre pays exige de vous.