Mieterselbstauskunft, Ausweiskopie und Datenschutz

Was dürfen Sie als Vermieter in der Mieterselbstauskunft fragen, und dürfen Sie eine Ausweiskopie verlangen? Der Datenschutz gibt eine klare Antwort: nur, was der jeweilige Schritt der Vermietung braucht, und nur so lange, wie er es braucht. „Ich muss nur prüfen, wer die Person ist, nicht ihren ganzen Ausweis aufbewahren.“ Genau das ist die Regel: Die DSGVO verlangt, dass personenbezogene Daten „auf das für die Zwecke der Verarbeitung notwendige Maß beschränkt“ sind (Art. 5 Abs. 1 Buchst. c). Was das in jedem Schritt heißt und warum weniger Daten Sie schützen.

Mieterselbstauskunft, Ausweiskopie, Datenschutz: was Sie wann brauchen

Die Datenschutzkonferenz (DSK) hat das für Vermieter Schritt für Schritt beschrieben, mit einem Musterfragebogen (Orientierungshilfe Mietinteressent:innen).

• Der Besichtigungstermin. Name, Vorname und Anschrift. Angaben zu den wirtschaftlichen Verhältnissen sind in aller Regel noch nicht erforderlich.
• Der Interessent erklärt, die Wohnung anmieten zu wollen. Jetzt können weitere Angaben erforderlich sein, etwa zu den Personen im Haushalt.
• Sie haben sich für einen Interessenten entschieden, kurz vor der Unterschrift. Jetzt dürfen Sie einen Einkommensnachweis verlangen: Gehaltsabrechnung, Kontoauszug oder Einkommensteuerbescheid in Kopie, jeweils mit geschwärzten nicht erforderlichen Angaben. Was Sie auf jedem schwärzen: Gehaltsabrechnung schwärzen.

Manche Prüfungen verlangen mehr. In England (Vereinigtes Königreich) ist der Right-to-Rent-Check die eigene Prüfung des Vermieters und endet mit einer vollständigen Kopie, die er selbst anfertigt; mehr dazu unter Ausweiskopie für die Bank und das Geldwäschegesetz.

Ausweis zeigen ist nicht Ausweis kopieren

Um zu bestätigen, wer ein Interessent ist, sehen Sie seinen Ausweis an und vermerken, dass Sie ihn geprüft haben. Die DSK ist deutlich: Vermieter dürfen die Angaben durch Vorzeigen eines Personalausweises überprüfen und den Umstand der Überprüfung dokumentieren. „Das Anfertigen einer Ausweiskopie ist nicht erforderlich und damit unzulässig.“

Das gilt für alle, die Ausweise entgegennehmen, nicht nur für Vermieter: Ausweiskopien von Kunden aufbewahren? Und wenn Sie einstellen statt vermieten, ändern sich die Schritte, die Logik nicht: Ausweiskopie beim Arbeitgeber und Datenschutz.

Was Sie speichern, kann abfließen

Jede Kopie, die Sie erhalten, müssen Sie schützen, erfassen und später löschen. Ein vollständiger Ausweis oder ein ganzer Kontoauszug in Ihren Unterlagen ist bei jeder Datenpanne dieser Unterlagen betroffen, gleich welcher Ursache. Eine Kopie, die Sie nie erhalten haben, kann aus Ihren Unterlagen nicht abfließen.

Die DSGVO sieht das ausdrücklich vor. Nach Art. 25 müssen Sie sicherstellen, dass durch Voreinstellung nur personenbezogene Daten verarbeitet werden, deren Verarbeitung für den jeweiligen Zweck erforderlich ist. Weniger anzufordern ist der einfachste Weg dorthin.

Löschen, was Sie nicht mehr brauchen

Auch zum Löschen ist die DSK klar:

• Interessenten, mit denen kein Vertrag zustande kommt. Löschen Sie ihre Daten, sobald Sie sie für die Entscheidung nicht mehr brauchen (Art. 17 Abs. 1 Buchst. a DSGVO). Wo Ansprüche nach § 21 AGG infrage kommen, regelmäßig spätestens nach 6 Monaten.
• Ihr neuer Mieter. Löschen Sie, was Sie für die Entscheidung erhoben haben, soweit Sie es zur Durchführung des Mietvertrags nicht brauchen.

Dahinter steht die Speicherbegrenzung der DSGVO: personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den Zweck erforderlich ist (Art. 5 Abs. 1 Buchst. e).

Weniger anfordern: das Anfrage-Kit

Am leichtesten schützen Sie die Kopie, die Interessenten nie senden. Unser Anfrage-Kit sagt Ihnen, was Sie Dokument für Dokument anfordern, und enthält eine fertige Nachricht, die Interessenten bittet, nur das zu senden, den Rest geschwärzt und für Sie gekennzeichnet. Sie verweist auf ein kostenloses Werkzeug, das auf dem eigenen Gerät arbeitet. Wer sich vorher informieren will, beginnt mit Ausweiskopie sicher verschicken.

Dieser Artikel ist keine Rechtsberatung. Prüfen Sie, was das Gesetz von Ihnen verlangt.