Copia del DNI del inquilino y protección de datos

¿Puede pedir y guardar una copia del DNI del inquilino? La protección de datos responde con una regla: solo lo que cada paso del alquiler necesita, y solo mientras lo necesite. «Solo necesito comprobar quién es, no guardar una copia de todo su DNI.» Esa intuición es la norma: el RGPD exige que los datos personales sean «limitados a lo necesario» para su finalidad (artículo 5, apartado 1, letra c)). Esto es lo que significa en cada paso, y por qué guardar menos le protege.

Copia del DNI del inquilino y protección de datos, paso a paso

Las autoridades alemanas de protección de datos lo han detallado paso a paso para arrendadores (guía de la DSK, en alemán). Es un ejemplo alemán; la norma en la que se apoya es el RGPD, que se aplica en toda la UE, también en España.

• La visita. Nombre, apellidos y domicilio. Las preguntas sobre ingresos no suelen ser necesarias todavía.
• El interesado dice que quiere alquilar. Ahora pueden ser necesarias algunas preguntas más, como quién vivirá en la vivienda.
• Ya ha elegido inquilino, justo antes de firmar. Ahora puede pedir un justificante de ingresos: una nómina, un extracto bancario o una liquidación del impuesto sobre la renta, en copia y con los datos que no necesita ocultos. Qué tapar en cada uno: ocultar datos de la nómina.

Algunos controles exigen más. En Inglaterra (Reino Unido), la comprobación del derecho a alquilar la hace el propio arrendador y termina con una copia completa que hace él; vea si el banco puede pedirle copia del DNI, donde se explica cuándo la ley exige una copia completa.

Ver el DNI no es copiarlo

Para confirmar quién es un interesado, mire su documento de identidad y anote que lo comprobó. La guía de la DSK es clara: el arrendador puede comprobar los datos con el documento que se le muestra y dejar constancia de la comprobación, pero hacer una copia del documento «no es necesario y, por tanto, no está permitido».

Lo mismo vale para cualquiera que reciba documentos de identidad, no solo arrendadores: ¿debe guardar copia del DNI de sus clientes? Y cuando no alquila sino que contrata, los pasos cambian, pero la lógica no: copia del DNI de candidatos y protección de datos.

Lo que guarda es lo que se puede filtrar

Cada copia que recibe es una copia que debe proteger, inventariar y, más adelante, borrar. Un DNI completo o un extracto bancario entero en sus archivos queda expuesto en cualquier brecha de esos archivos, sea cual sea su causa. Una copia que nunca recibió no puede filtrarse desde sus archivos.

El RGPD lo incorpora. El artículo 25 le pide garantizar que, por defecto, solo se traten los datos personales necesarios para cada uno de los fines específicos del tratamiento. Pedir menos es la forma más sencilla de cumplirlo.

Borre lo que ya no necesita

La guía de la DSK también es clara sobre el borrado:

• Interesados con los que no firma. Borre sus datos cuando ya no los necesite para decidir (artículo 17, apartado 1, letra a), del RGPD). En Alemania, donde un interesado rechazado podría reclamar por discriminación, la guía fija como regla un límite de 6 meses.
• Su nuevo inquilino. Borre lo que reunió para decidir si no lo necesita para gestionar el alquiler.

Detrás de ambos está la limitación del plazo de conservación del RGPD: conservar los datos personales no más tiempo del necesario para la finalidad (artículo 5, apartado 1, letra e)).

Pida menos: el kit de solicitud

La copia más fácil de proteger es la que los interesados nunca envían. Nuestro kit de solicitud le dice qué pedir, documento por documento, e incluye un mensaje listo que pide a los interesados enviar solo eso, con el resto oculto y marcado para usted. Les indica una herramienta gratuita que funciona en su propio dispositivo. Quien quiera informarse antes puede empezar por cómo enviar una copia del DNI de forma segura.

Este artículo no es asesoramiento jurídico. Compruebe qué le exige la ley de su país.