Documenti dell’inquilino e GDPR: cosa può conservare

Documenti dell’inquilino e GDPR: quali può chiedere e conservare un locatore? Solo quelli che servono a ciascuna fase della locazione, e solo per il tempo necessario. «Devo solo verificare chi è, non tenere una copia del suo intero documento d’identità.» Questo istinto è la regola: il GDPR chiede di trattare dati personali «limitati a quanto necessario» rispetto alla finalità (articolo 5, paragrafo 1, lettera c). Ecco cosa significa in ogni fase, e perché conservare meno è più sicuro anche per lei.

Documenti dell’inquilino e GDPR: cosa serve, fase per fase

Le autorità tedesche per la protezione dei dati hanno descritto queste fasi per i locatori (linee guida della DSK, Germania, in tedesco). Sono linee guida tedesche; la regola su cui si fondano è il GDPR, che si applica in tutta l’UE.

• La visita. Nome, cognome e indirizzo. Di norma non servono ancora domande sul reddito.
• Il candidato dichiara di voler prendere in affitto l’immobile. Ora possono servire alcune domande in più, ad esempio chi abiterà nell’alloggio.
• Ha scelto l’inquilino, poco prima della firma. Solo ora si può chiedere una prova del reddito: una busta paga, un estratto conto o un documento fiscale, in copia, con i dati non necessari oscurati. Cosa oscurare in ciascuno: oscurare un estratto conto o una busta paga.

Alcune verifiche richiedono di più. In Inghilterra, la verifica del diritto di affittare («right to rent») è una verifica propria del locatore, che si conclude con una copia completa fatta dal locatore stesso; si veda quando serve una copia completa del documento d’identità.

Vedere un documento non è copiarlo

Per confermare l’identità di un candidato, guardi il suo documento e annoti di averlo verificato. Le linee guida della DSK sono esplicite: il locatore può confrontare i dati con una carta d’identità esibita e registrare che la verifica è avvenuta, ma fare una copia del documento «non è necessario e quindi non è consentito» (nella nostra traduzione).

Lo stesso vale per chiunque riceva documenti d’identità, non solo per i locatori: conservare la copia del documento d’identità dei clienti? E quando si assume invece di affittare, le fasi cambiano ma la logica no: copia del documento d’identità del candidato e privacy.

Ciò che conserva è ciò che può essere divulgato

Ogni copia che riceve è una copia che deve proteggere, censire e poi cancellare. Un documento d’identità completo o un estratto conto integrale nei suoi archivi è esposto in caso di qualsiasi violazione di quegli archivi, qualunque ne sia la causa. Una copia mai ricevuta non può uscire dai suoi archivi.

Il GDPR lo prevede espressamente. L’articolo 25 chiede di garantire che, per impostazione predefinita, siano trattati solo i dati personali necessari per ogni specifica finalità. Chiedere meno è il modo più semplice per rispettarlo.

Cancelli ciò che non le serve più

Le linee guida della DSK sono chiare anche sulla cancellazione:

• Candidati con cui non firma. Cancelli i loro dati quando non le servono più per decidere (articolo 17, paragrafo 1, lettera a, GDPR). In Germania, dove un candidato respinto potrebbe agire per discriminazione, le linee guida fissano come regola un limite di 6 mesi.
• Il nuovo inquilino. Cancelli ciò che ha raccolto per decidere su di lui, se non le serve per gestire la locazione.

Alla base di entrambe c’è la limitazione della conservazione prevista dal GDPR: i dati personali non vanno conservati più a lungo di quanto la finalità richieda (articolo 5, paragrafo 1, lettera e).

Chiedere meno: il kit di richiesta

La copia più facile da proteggere è quella che i candidati non inviano mai. Il nostro kit di richiesta indica cosa chiedere, documento per documento, e offre un messaggio pronto che chiede ai candidati di inviare solo quello, oscurato e contrassegnato per lei. Il messaggio li indirizza a uno strumento gratuito che funziona sul loro dispositivo. I candidati che vogliono informarsi prima possono partire da come inviare in modo sicuro la copia della carta d’identità.

Questo articolo non costituisce consulenza legale. Verifichi cosa le richiede la legge del suo Paese.