Kopia dowodu osobistego najemcy a RODO: co zatrzymać
Czy wynajmujący może zażądać kopii dowodu osobistego najemcy i jakie dokumenty wolno mu zatrzymać zgodnie z RODO? Tylko te, których wymaga dany etap najmu, i tylko na tak długo, jak są potrzebne. „Muszę jedynie sprawdzić, kim jest ta osoba, a nie przechowywać kopię całego dowodu.” Ta intuicja jest zarazem regułą: RODO wymaga, by dane osobowe były „ograniczone do tego, co niezbędne” do celów przetwarzania (art. 5 ust. 1 lit. c). Poniżej wyjaśniamy, co to oznacza na każdym etapie i dlaczego mniej danych to mniejsze ryzyko dla wynajmującego.
Kopia dowodu osobistego najemcy a RODO: co jest potrzebne na każdym etapie
Niemieckie organy ochrony danych opisały to krok po kroku dla wynajmujących (wytyczne DSK, Niemcy, po niemiecku). To wytyczne niemieckie, ale opierają się na RODO, które obowiązuje w całej UE.
- Oglądanie lokalu. Imię, nazwisko i adres. Pytania o dochody zwykle nie są jeszcze potrzebne.
- Kandydat deklaruje chęć najmu. Teraz mogą być potrzebne dodatkowe pytania, na przykład o to, kto zamieszka w lokalu.
- Najemca został wybrany, tuż przed podpisaniem umowy. Dopiero teraz można poprosić o potwierdzenie dochodów: pasek płacowy, wyciąg bankowy lub rozliczenie podatkowe, jako kopię, z zaczernionymi danymi, które nie są potrzebne. Co zaczernić w każdym z nich: jak zaczernić dane na wyciągu bankowym lub pasku płacowym.
Niektóre weryfikacje wymagają więcej. W Anglii sprawdzenie prawa do najmu (right to rent) jest weryfikacją przeprowadzaną przez samego wynajmującego i kończy się pełną kopią, którą sporządza on sam; zob. kiedy wymagana jest pełna kopia dowodu.
Okazanie dowodu to nie jego kopiowanie
Aby potwierdzić tożsamość kandydata, wystarczy obejrzeć jego dowód i odnotować, że weryfikacja się odbyła. Wytyczne DSK mówią to wprost: wynajmujący może porównać dane z okazanym dowodem osobistym i zapisać, że sprawdzenie miało miejsce, ale sporządzenie kopii dowodu „nie jest konieczne, a zatem nie jest dozwolone”.
Ta sama zasada dotyczy każdego, kto przyjmuje dokumenty tożsamości, nie tylko wynajmujących: czy przechowywać kopię dowodu osobistego klienta? A przy rekrutacji zamiast najmu zmieniają się etapy, ale nie logika: dokumenty kandydatów do pracy a RODO.
Co się przechowuje, to może wyciec
Każdą otrzymaną kopię trzeba chronić, ewidencjonować i w odpowiednim czasie usunąć. Pełny dowód osobisty czy kompletny wyciąg bankowy w aktach jest narażony przy każdym naruszeniu tych akt, bez względu na jego przyczynę. Kopia, której się nigdy nie otrzymało, nie może wyciec.
RODO wpisuje to w swoje zasady. Art. 25 wymaga, by domyślnie przetwarzane były wyłącznie dane osobowe niezbędne do osiągnięcia każdego konkretnego celu. Proszenie o mniej to najprostszy sposób, by ten wymóg spełnić.
Usuwanie danych, które nie są już potrzebne
Wytyczne DSK jasno określają też zasady usuwania:
- Kandydaci, z którymi umowa nie zostanie zawarta. Ich dane należy usunąć, gdy nie są już potrzebne do podjęcia decyzji (art. 17 ust. 1 lit. a RODO). W Niemczech, gdzie odrzucony kandydat może dochodzić roszczeń z tytułu dyskryminacji, wytyczne co do zasady wyznaczają granicę 6 miesięcy.
- Nowy najemca. To, co zebrano na potrzeby decyzji, należy usunąć, jeśli nie jest potrzebne do prowadzenia najmu.
U podstaw obu zasad leży ograniczenie przechowywania w RODO: dane osobowe przechowuje się nie dłużej, niż wymaga tego cel (art. 5 ust. 1 lit. e).
Proszenie o mniej: zestaw do próśb o zaczernione kopie
Najłatwiej chronić kopię, której kandydat w ogóle nie przesłał. Nasz zestaw do próśb o zaczernione kopie podpowiada, o co prosić przy każdym dokumencie, i zawiera gotową wiadomość z prośbą o przesłanie wyłącznie tych danych, zaczernionych i oznaczonych dla odbiorcy. Wskazuje kandydatom bezpłatne narzędzie, które działa na ich własnym urządzeniu. Kandydaci, którzy chcą najpierw się dowiedzieć więcej, mogą zacząć od tekstu jak bezpiecznie wysłać skan dowodu osobistego.
Ten artykuł nie stanowi porady prawnej. Należy sprawdzić, czego wymagają przepisy obowiązujące w danym kraju.