Como justificar a ocultação de dados: um motivo por tarja

Um trecho tapado levanta sempre a mesma pergunta: porque é que falta? Se não conseguir responder de imediato, a ocultação parece arbitrária, mesmo quando não o é. Saber como justificar a ocultação de dados resolve o problema: cada tarja leva o seu motivo, o leitor vê-o na página e fica um registo no processo. As leis de acesso à informação exigem às autoridades públicas que fundamentem a recusa, e as orientações pedem o motivo trecho a trecho. Em contratos e processos, é a forma de demonstrar que retirou apenas o necessário.

Como justificar a ocultação de dados: porque cada tarja precisa de motivo

Uma tarja sem motivo diz apenas que algo desapareceu. O leitor não distingue o nome de um terceiro de um dado bancário, nem uma exceção legal de um lapso. Por isso pergunta, reclama ou pensa o pior.

O motivo responde antes de alguém perguntar. E mantém a ocultação na justa medida: se não souber dizer porque tapa um trecho, talvez esse trecho não precise de ser tapado.

Na prática administrativa portuguesa, ocultar parte de um documento antes de o divulgar chama-se também «expurgo». Neste artigo, usamos «ocultação».

O que exigem as leis de acesso à informação

No Reino Unido, uma autoridade pública que recuse informação ao abrigo da Freedom of Information Act 2000 tem de entregar uma notificação ao requerente. A notificação indica a exceção aplicada e explica, se isso não for evidente, porque se aplica (FOIA, secção 17, n.º 1). A ICO, a autoridade britânica de proteção de dados, vai mais longe, como boa prática e não como obrigação legal: «If possible, indicate which sections you removed using which exemption» — se possível, indique que partes retirou e com que exceção (ICO, refusal notice). O guia de ocultação dos Arquivos Nacionais britânicos pede que se registe o motivo de cada informação não divulgada, com todas as exceções aplicáveis.

Na Alemanha, um ato administrativo escrito tem de expor os seus fundamentos essenciais de facto e de direito (§ 39, n.º 1 VwVfG, lei alemã). A lei federal alemã da liberdade de informação (IFG) enumera nos §§ 3 a 6 os motivos para não facultar informação: interesses públicos especiais, o processo de decisão da autoridade, os dados pessoais, e a propriedade intelectual e os segredos comerciais (IFG).

O detalhe de cada país: os motivos de ocultação segundo a IFG alemã e os códigos de exceção FOI no Reino Unido.

Os seus próprios motivos em contratos e processos

Fora dos pedidos de acesso à informação, nenhuma lei impõe o rótulo. Escolhe uma formulação que o leitor compreenda num relance, por exemplo «Dados pessoais de terceiros», «Dados bancários» ou «Alheio a este assunto».

Três hábitos tornam os motivos úteis:

• Uma formulação por tipo de dado. O mesmo motivo para o mesmo dado em todo o documento, para que o leitor associe cada tarja ao seu motivo.
• Breve em vez de engenhoso. O motivo cabe na tarja e lê-se num segundo.
• Um motivo que possa defender. Se alguém o contestar, explica-o numa frase.

Está a responder a um pedido de acesso a dados pessoais em que há dados de outras pessoas? Consulte o direito de acesso do RGPD e os dados de terceiros.

Como colocar o motivo na tarja

No Dress Docs, cada tarja pode levar o seu motivo, impresso sobre ela. Escreva o seu ou use um conjunto de exceções normalizado para pedidos de acesso à informação (FOI e IFG). Em ambos os casos, o motivo é decisão sua; confirme-o face à lei e às suas regras internas.

Na exportação, o motivo passa a fazer parte da imagem achatada da página. Acompanha a cópia e não enfraquece a tarja: o conteúdo por baixo desaparece do ficheiro, como em qualquer tarja (porque um retângulo preto não basta). Em seguida, o Dress Docs mostra que o ficheiro não tem camada de texto e que os metadados estão vazios. O que mais a exportação remove: os metadados que se esquece de remover.

Mantenha o registo: o Registo de ocultações

Os motivos na página respondem ao leitor. O seu processo precisa do seu próprio registo. O Registo de ocultações indica tarjas, motivos, páginas e data, e não contém nada do documento. Pode arquivá-lo sem criar uma segunda cópia do que ocultou. É guardado por si, nos seus próprios ficheiros.

O que deve conter um bom registo, e o que não deve: o Registo de ocultações.

Os motivos e o registo estão no Pro

Motivos nas tarjas, o Registo de ocultações e Pesquisar e ocultar estão nos planos Pro, Equipa e Organização. O plano Gratuito faz a ocultação propriamente dita: tarjas sólidas, exportação achatada, remoção de metadados e a verificação da exportação, sem conta.

Veja tudo na página de funcionalidades, compare os planos em preços ou comece com o Pro.