Direito de acesso RGPD: dados de terceiros na cópia
Quando alguém exerce o direito de acesso do RGPD, tem de lhe entregar uma cópia dos seus dados. Esses dados estão muitas vezes em e-mails, notas de processo ou contratos que também referem outras pessoas. Os dados de terceiros são o ponto delicado: tapa o que pertence a outros, regista o motivo e mantém legível tudo o resto. Eis o que exige o RGPD, o que acrescenta a autoridade do Reino Unido e como fazê-lo sem carregar o ficheiro em lado nenhum.
A que tem direito o titular: uma cópia (artigo 15.º, n.º 3)
O artigo 15.º do RGPD dá a cada pessoa o direito de saber se os seus dados pessoais são tratados e de aceder a eles. O n.º 3 acrescenta: «O responsável pelo tratamento fornece uma cópia dos dados pessoais em fase de tratamento.»
O direito é aos dados, não aos documentos onde se encontram. A autoridade de proteção de dados do Reino Unido, a ICO, di-lo claramente nas suas orientações sobre o direito de acesso: como está obrigado a fornecer informação e não documentos, pode apagar nomes ou ocultar dados nos documentos se a informação do terceiro não fizer parte da informação pedida. As orientações foram escritas para o UK GDPR, cujo artigo 15.º corresponde ao texto da UE.
Outras pessoas no mesmo documento (artigo 15.º, n.º 4)
O n.º 4 do artigo 15.º fixa o limite: «O direito de obter uma cópia a que se refere o n.º 3 não prejudica os direitos e as liberdades de terceiros.»
No Reino Unido, a regra está concretizada na Data Protection Act 2018, Schedule 2, paragraph 16 (lei do Reino Unido). Não é obrigado a divulgar informação que identifique outra pessoa, salvo se essa pessoa tiver consentido ou se for razoável divulgá-la sem o seu consentimento.
Tapar um nome nem sempre basta. O exemplo da ICO é uma queixa sobre um vizinho: mesmo com o nome do vizinho ocultado, o requerente provavelmente saberá de quem se trata. Leia cada trecho como o requerente o vai ler.
Direito de acesso RGPD e dados de terceiros: tape-os e registe porquê
A ICO é clara quanto ao registo: tem de poder justificar a decisão de divulgar ou reter informação sobre outra pessoa, por isso deve registar o que decide e porquê.
No Dress Docs, esse registo faz parte do trabalho:
- Um motivo em cada tarja. Imprima na própria tarja porque um trecho está tapado, por exemplo «terceiro» ou a sua formulação. Veja como justificar a ocultação de dados.
- O Registo de ocultações. Indica tarjas, motivos, páginas e data, sem conteúdo do documento, para o arquivar com o pedido. Veja o Registo de ocultações.
- Pesquisar e ocultar. Um colega referido quarenta vezes numa troca de e-mails? Pesquise o nome num PDF com camada de texto e reveja cada resultado antes de o tapar.
As três estão no Pro. O documento fica sempre no seu dispositivo.
Não oculte mais do que o necessário
A ocultação protege outras pessoas; não é uma forma de responder menos. A ICO diz que deve, ainda assim, fornecer tanta informação pedida quanto possível sem revelar a identidade do terceiro, e que pode muitas vezes ser preferível manter a informação (salvo se estiver abrangida por uma exceção). Uma página de barras pretas não diz ao requerente nada sobre a forma como os seus dados são usados.
Depois, verifique o que não se vê. O campo de autor de um PDF, os comentários ou os campos de formulário também podem identificar um colega. A exportação do Dress Docs remove os metadados e achata cada página numa única imagem. A nossa lista de verificação para ocultar dados cobre os restantes passos.
Confirmar a identidade do requerente sem guardar cópia
Pode pedir prova de identidade quando tiver dúvidas fundadas sobre quem faz o pedido. Não tem de a guardar. Segundo a ICO, não precisa de guardar cópias dos documentos de identificação; pode registar que documentos a pessoa apresentou, a data em que os verificou e quem, na sua organização, os verificou.
A mesma regra aplica-se fora dos pedidos de acesso: deve guardar uma cópia do documento de identificação de um cliente?
Tudo o que se descreve acima está na página de funcionalidades. Os motivos, o registo e Pesquisar e ocultar estão incluídos no Pro: ver preços.