Reden voor zwartlakken vermelden: op elke zwartlakking

Een zwartgelakte passage roept één vraag op: waarom ontbreekt dit? Kunt u dat niet meteen beantwoorden, dan lijkt het zwartlakken willekeurig, ook als het dat niet is. Zo vermeldt u de reden voor het zwartlakken: geef elke zwartlakking haar reden, zet die reden waar de lezer haar ziet en leg alles vast voor het dossier. Wetten over openbaarheid van informatie verplichten overheden om te motiveren waarom informatie wordt geweigerd, en richtlijnen vragen dat per passage. Bij contracten en dossiers laat u er zo mee zien dat u alleen hebt verwijderd wat weg moest.

Waarom u bij elke zwartlakking de reden vermeldt

Een zwartlakking zonder reden zegt alleen dat er iets weg is. De lezer ziet niet of het om de naam van een derde gaat of om bankgegevens, om een wettelijke uitzonderingsgrond of om een vergissing. Dus vraagt hij ernaar, dient hij een klacht in of gaat hij van het ergste uit.

Een reden beantwoordt de vraag voordat iemand haar stelt. Ze houdt het zwartlakken ook eerlijk. Kunt u geen reden noemen voor een zwartlakking, dan hoeft die passage misschien helemaal niet weg.

Wat wetten over openbaarheid van informatie verwachten

In het Verenigd Koninkrijk moet een overheidsinstantie die informatie weigert op grond van de Britse Freedom of Information Act 2000 de verzoeker een kennisgeving sturen. Daarin staat de uitzonderingsgrond en, als dat niet al duidelijk is, waarom die van toepassing is (FOIA s. 17(1), Engelstalig). De Britse toezichthouder ICO gaat een stap verder, als goede praktijk en niet als wettelijke plicht: geef zo mogelijk aan welke passages u met welke uitzonderingsgrond hebt verwijderd (ICO, refusal notice, Engelstalig). De redaction toolkit van de Britse National Archives vraagt u per weigering de reden vast te leggen, met elke uitzonderingsgrond die van toepassing is (Engelstalig).

In Duitsland moet een schriftelijk besluit van een bestuursorgaan de wezenlijke feitelijke en juridische gronden vermelden (§ 39(1) VwVfG, Duitstalig). In de Duitse federale Informationsfreiheitsgesetz staan de weigeringsgronden in §§ 3 tot 6: bijzondere publieke belangen, de besluitvorming van het bestuursorgaan, persoonsgegevens, en intellectueel eigendom en bedrijfsgeheimen (IFG, Duitstalig).

Nederland heeft met de Wet open overheid (Woo) een eigen regeling. In Vlaanderen geeft een overheid die een document maar gedeeltelijk openbaar maakt, zo veel mogelijk aan “op welke plaatsen informatie is weggelaten en op grond van welke bepaling dit gebeurde” (art. II.45, § 2, Bestuursdecreet van 7 december 2018). De details per land in dit blog: zwartlakken onder de Duitse IFG en FOI-uitzonderingen in het Verenigd Koninkrijk.

Uw eigen redenen bij contracten en dossiers

Buiten verzoeken om informatie schrijft geen wet de formulering voor. U kiest woorden die de lezer in één oogopslag begrijpt, zoals “Persoonsgegevens van derden”, “Bankgegevens” of “Valt buiten deze zaak”.

Drie gewoonten maken redenen bruikbaar:

• Eén formulering per soort gegeven. Dezelfde reden voor hetzelfde gegeven, in het hele document, zodat de lezer zwartlakkingen en redenen kan koppelen.
• Kort boven slim. Een reden past op de zwartlakking en is in een seconde gelezen.
• Een reden die u kunt verdedigen. Vraagt iemand ernaar, dan kunt u haar in één zin uitleggen.

Beantwoordt u een inzageverzoek waarin gegevens van anderen worden zwartgelakt? Lees inzageverzoek onder de AVG: gegevens van derden zwartlakken.

Zo zet u de reden op de zwartlakking

In Dress Docs kan elke zwartlakking haar reden dragen, gedrukt op de zwartlakking zelf. Schrijf uw eigen reden of gebruik een standaardset uitzonderingsgronden voor verzoeken om informatie (FOI en IFG). Hoe dan ook is de reden uw beslissing; toets haar aan de wet en aan uw eigen beleid.

Bij het exporteren wordt de reden onderdeel van de afgevlakte afbeelding van de pagina. Ze reist mee met de kopie en maakt de zwartlakking niet doorzichtiger: de inhoud eronder is uit het bestand verdwenen, zoals bij elke zwartlakking (waarom een zwarte balk niet genoeg is). Daarna laat Dress Docs zien dat het bestand geen tekstlaag en lege metadata heeft. Wat een export verder verwijdert: de metadata die u vergeet te verwijderen.

Leg het vast: het laklogboek

Redenen op de pagina beantwoorden de lezer. Uw dossier heeft een eigen vastlegging nodig. Het laklogboek vermeldt zwartlakkingen, redenen, pagina’s en datum, en bevat geen inhoud van het document. U kunt het archiveren zonder een tweede kopie te maken van wat u hebt verwijderd. U slaat het op in uw eigen bestanden.

Wat een goed logboek bevat, en wat er niet in mag: het logboek van zwartlakkingen.

Redenen en het laklogboek zitten in Pro

Redenen op zwartlakkingen, het laklogboek en Zoeken en zwartlakken zitten in de abonnementen Pro, Team en Organisatie. Gratis doet het zwartlakken zelf: dekkende zwartlakkingen, afgevlakte export, verwijdering van metadata en de exportcontrole, zonder account.

Bekijk alles op de pagina met functies, vergelijk de abonnementen bij prijzen of start met Pro.