Schwärzungsgründe angeben: eine Begründung pro Schwärzung

Eine geschwärzte Stelle wirft immer dieselbe Frage auf: Warum fehlt das? Können Sie sie nicht sofort beantworten, wirkt die Schwärzung willkürlich, auch wenn sie es nicht ist. Die Lösung: Schwärzungsgründe angeben. Jede Schwärzung trägt ihre Begründung, der Leser sieht sie auf der Seite, und Sie halten sie für die Akte fest. Das Informationszugangsrecht verlangt von Behörden, ihre Gründe für die Ablehnung zu nennen, und Leitfäden empfehlen, sie Stelle für Stelle anzugeben. Bei Verträgen und Akten zeigen Sie so, dass Sie nur entfernt haben, was nötig war.

Warum Sie Schwärzungsgründe angeben sollten

Eine Schwärzung ohne Begründung sagt nur, dass etwas fehlt. Der Leser kann den Namen eines Dritten nicht von einer Bankverbindung unterscheiden, eine gesetzliche Ausnahme nicht von einem Versehen. Also fragt er nach, beschwert sich oder vermutet das Schlimmste.

Eine Begründung beantwortet die Frage, bevor jemand sie stellt. Sie hält die Schwärzung außerdem ehrlich. Fällt Ihnen für eine Stelle kein Grund ein, muss sie vielleicht gar nicht geschwärzt werden.

Was das Informationszugangsrecht verlangt

In Deutschland muss ein schriftlicher Verwaltungsakt begründet werden: „In der Begründung sind die wesentlichen tatsächlichen und rechtlichen Gründe mitzuteilen, die die Behörde zu ihrer Entscheidung bewogen haben“ (§ 39 Abs. 1 VwVfG). Die Ausnahmegründe des Informationsfreiheitsgesetzes des Bundes stehen in den §§ 3 bis 6: besondere öffentliche Belange, der behördliche Entscheidungsprozess, personenbezogene Daten sowie geistiges Eigentum und Betriebs- oder Geschäftsgeheimnisse (IFG).

Im Vereinigten Königreich muss eine Behörde, die Informationen nach dem Freedom of Information Act 2000 zurückhält, dem Antragsteller einen Bescheid erteilen. Er nennt die Ausnahme und, falls das nicht ohnehin erkennbar ist, warum sie greift (FOIA s. 17(1)). Die britische Datenschutzaufsicht ICO empfiehlt darüber hinaus, als gute Praxis und nicht als Gesetzespflicht, nach Möglichkeit anzugeben, welche Abschnitte mit welcher Ausnahme entfernt wurden (ICO, refusal notice). Das Redaction Toolkit der britischen National Archives verlangt, den Grund jeder Nichtfreigabe festzuhalten, mit allen einschlägigen Ausnahmen.

Die Einzelheiten je Land: IFG-Schwärzung und Begründung und FOI-Ausnahmen in Großbritannien.

Eigene Begründungen für Verträge und Akten

Außerhalb von Informationszugangsanträgen schreibt kein Gesetz die Formulierung vor. Sie wählen Worte, die der Leser auf einen Blick versteht, etwa „Personenbezogene Daten Dritter“, „Bankverbindung“ oder „Nicht Gegenstand dieses Verfahrens“.

Drei Gewohnheiten machen Begründungen brauchbar:

• Eine Formulierung pro Art von Daten. Dieselbe Begründung für dasselbe, im ganzen Dokument, damit der Leser Schwärzung und Grund zuordnen kann.
• Kurz statt originell. Die Begründung passt auf die Schwärzung und ist in einer Sekunde gelesen.
• Eine Begründung, die Sie vertreten können. Wird sie angezweifelt, erklären Sie sie in einem Satz.

Sie beantworten einen Auskunftsantrag nach der DSGVO, in dem Daten Dritter stehen? Lesen Sie DSGVO-Auskunft: Daten Dritter schwärzen.

So kommt die Begründung auf die Schwärzung

In Dress Docs kann jede Schwärzung ihre Begründung tragen, aufgedruckt auf der Schwärzung. Schreiben Sie eigenen Text oder nutzen Sie einen Standardkatalog von Ausnahmegründen für Informationszugangsanträge (FOI und IFG). In beiden Fällen entscheiden Sie über den Grund; prüfen Sie ihn am Gesetz und an Ihren eigenen Vorgaben.

Beim Export wird die Begründung Teil des flachen Seitenbilds. Sie reist mit der Kopie, und die Schwärzung wird dadurch nicht durchlässiger: Der Inhalt darunter ist aus der Datei verschwunden, wie bei jeder Schwärzung (warum ein Balken nicht reicht). Danach zeigt Dress Docs, dass die Datei keine Textebene und leere Metadaten hat. Was der Export sonst entfernt: Metadaten aus PDF entfernen.

Für die Akte: das Schwärzungsprotokoll

Begründungen auf der Seite antworten dem Leser. Ihre Akte braucht einen eigenen Nachweis. Das Schwärzungsprotokoll verzeichnet Schwärzungen, Begründungen, Seiten und Datum und enthält keinen Dokumentinhalt. Sie können es ablegen, ohne eine zweite Kopie dessen zu erzeugen, was Sie entfernt haben. Sie speichern es in Ihrer eigenen Ablage.

Was in ein gutes Protokoll gehört und was nicht: das Schwärzungsprotokoll.

Begründungen und Protokoll gibt es in Pro

Begründungen auf Schwärzungen, das Schwärzungsprotokoll sowie Suchen und Schwärzen sind in den Tarifen Pro, Team und Organisation enthalten. Der Tarif Kostenlos erledigt das Schwärzen selbst: deckende Schwärzungen, flacher Export, Metadaten entfernt und die Exportprüfung, ohne Konto.

Alles im Überblick auf der Funktionsseite, die Tarife unter Preise, oder Pro starten.