Uzasadnienie zaczernień w dokumencie: jak je podać

Zaczerniony fragment budzi jedno pytanie: dlaczego go brakuje? Jeśli nie da się odpowiedzieć od razu, zaczernienie wygląda na arbitralne, nawet gdy takie nie jest. Uzasadnienie zaczernień w dokumencie sprowadza się do trzech kroków: każde zaczernienie dostaje swój powód, powód stoi tam, gdzie widzi go czytelnik, a do akt trafia rejestr. Przepisy o dostępie do informacji wymagają od organów publicznych podania powodów odmowy, a wytyczne oczekują ich fragment po fragmencie. Przy umowach i aktach sprawy to sposób, by wykazać, że usunięto tylko to, co trzeba było usunąć.

Uzasadnienie zaczernień w dokumencie: dlaczego każde zaczernienie potrzebuje powodu

Zaczernienie bez powodu mówi tylko tyle, że czegoś brakuje. Czytelnik nie odróżni nazwiska osoby trzeciej od danych bankowych ani podstawy prawnej od pomyłki. Pyta więc, składa skargę albo zakłada najgorsze.

Powód odpowiada na pytanie, zanim ktokolwiek je zada. Pilnuje też rzetelności. Jeśli dla danego zaczernienia nie da się wskazać powodu, być może ten fragment wcale nie wymaga zaczernienia.

Czego oczekują przepisy o dostępie do informacji

W Wielkiej Brytanii organ publiczny, który odmawia informacji na podstawie Freedom of Information Act 2000, musi doręczyć wnioskodawcy zawiadomienie. Wskazuje się w nim wyłączenie i, jeśli nie wynika to z okoliczności, wyjaśnia, dlaczego ma ono zastosowanie (FOIA s. 17(1), Wielka Brytania). Brytyjski organ nadzorczy ICO idzie krok dalej, jako dobra praktyka, a nie wymóg ustawowy: w miarę możliwości należy wskazać, które fragmenty usunięto na podstawie którego wyłączenia (ICO, refusal notice, Wielka Brytania). Redaction toolkit brytyjskiego Archiwum Narodowego (The National Archives) zaleca odnotowanie powodu każdego nieujawnienia, wraz ze wszystkimi mającymi zastosowanie wyłączeniami.

W Niemczech pisemny akt administracyjny musi zawierać istotne faktyczne i prawne podstawy rozstrzygnięcia (§ 39 ust. 1 VwVfG, Niemcy). W federalnej ustawie o wolności informacji podstawy odmowy określają §§ 3–6: szczególne interesy publiczne, proces decyzyjny organu, dane osobowe oraz własność intelektualna i tajemnice przedsiębiorstwa (IFG, Niemcy).

Szczegóły dla każdego z tych państw: niemiecka ustawa o dostępie do informacji IFG oraz wyłączenia FOI w Wielkiej Brytanii.

Własne uzasadnienia w umowach i aktach spraw

Poza wnioskami o dostęp do informacji żadna ustawa nie narzuca treści oznaczenia. Wybiera się sformułowanie zrozumiałe na pierwszy rzut oka, na przykład „Dane osobowe osoby trzeciej”, „Dane bankowe” albo „Nie dotyczy tej sprawy”.

Trzy nawyki sprawiają, że uzasadnienia są użyteczne:

• Jedno sformułowanie dla jednego rodzaju danych. Ten sam powód dla tego samego rodzaju informacji w całym dokumencie, aby czytelnik mógł przypisać zaczernienia do powodów.
• Krótko zamiast pomysłowo. Powód mieści się na zaczernieniu i czyta się go w sekundę.
• Powód, którego da się bronić. Jeśli ktoś go zakwestionuje, wystarczy jedno zdanie wyjaśnienia.

Odpowiedź na żądanie dostępu do danych, w której zaczernia się dane innych osób? Więcej w artykule prawo dostępu RODO a dane osób trzecich.

Jak umieścić powód na zaczernieniu

W Dress Docs każde zaczernienie może mieć swoje uzasadnienie, nadrukowane na nim samym. Można wpisać własne sformułowanie albo skorzystać ze standardowego zestawu podstaw wyłączenia jawności dla wniosków o dostęp do informacji (FOI i IFG). W obu przypadkach o powodzie decydują Państwo; należy sprawdzić go z przepisami i z własnymi zasadami.

Przy eksporcie uzasadnienie staje się częścią spłaszczonego obrazu strony. Podróżuje razem z kopią i w niczym nie osłabia zaczernienia: treść pod nim znika z pliku, jak pod każdym zaczernieniem (dlaczego czarny prostokąt nie wystarcza). Następnie Dress Docs pokazuje, że plik nie ma warstwy tekstowej, a metadane są puste. Co jeszcze usuwa eksport: metadane, o których łatwo zapomnieć.

Ślad w aktach: rejestr zaczernień

Uzasadnienia na stronie odpowiadają czytelnikowi. Akta potrzebują własnego zapisu. Rejestr zaczernień wymienia zaczernienia, powody, strony i datę, a nie zawiera żadnej treści dokumentu. Można go włączyć do akt bez tworzenia drugiej kopii tego, co usunięto. Zapisuje się go we własnych plikach.

Co powinien zawierać dobry rejestr, a czego nie może: rejestr zaczernień.

Uzasadnienia i rejestr są w planie Pro

Uzasadnienia zaczernień, Rejestr zaczernień oraz Wyszukaj i zaczernij są dostępne w planach Pro, Zespół i Organizacja. W planie Bezpłatnym dostępne jest samo zaczernianie: pełne zaczernienia, spłaszczony eksport, usuwanie metadanych i Kontrola eksportu, bez konta.

Wszystkie funkcje opisuje strona funkcji, plany można porównać w cenniku, a pracę z Pro rozpocząć tutaj.