Motivare gli oscuramenti: una motivazione per ognuno

Un passaggio oscurato suscita sempre la stessa domanda: perché manca? Se non può rispondere subito, l’oscuramento sembra arbitrario, anche quando non lo è. Ecco come motivare gli oscuramenti in un documento: dia a ogni oscuramento la sua motivazione, la renda visibile al lettore e ne conservi traccia nel fascicolo. Le leggi sull’accesso alle informazioni obbligano le autorità pubbliche a motivare ciò che non divulgano, e le linee guida chiedono di farlo passaggio per passaggio. Per contratti e fascicoli, è il modo di dimostrare che ha rimosso solo ciò che doveva.

Perché motivare gli oscuramenti, uno per uno

Un oscuramento senza motivazione dice solo che qualcosa non c’è più. Il lettore non distingue il nome di un terzo da una coordinata bancaria, né un’esenzione di legge da una svista. Così chiede chiarimenti, presenta un reclamo o pensa al peggio.

Una motivazione risponde alla domanda prima che qualcuno la ponga. Rende anche l’oscuramento più onesto. Se non sa indicare il motivo di un oscuramento, forse quel passaggio non va oscurato.

Cosa chiedono le leggi sull’accesso alle informazioni

Nel Regno Unito, un’autorità pubblica che non divulga informazioni ai sensi del Freedom of Information Act 2000 deve inviare al richiedente una comunicazione. La comunicazione indica l’esenzione e, se non è già evidente, perché si applica (FOIA s. 17(1)). L’ICO, l’autorità britannica per la protezione dei dati, va oltre, come buona prassi e non come obbligo di legge: se possibile, indicare quali sezioni sono state rimosse e con quale esenzione (ICO, refusal notice, in inglese). Il redaction toolkit dei National Archives britannici chiede di registrare il motivo di ogni mancata divulgazione, con tutte le esenzioni applicabili.

In Germania, un provvedimento amministrativo scritto deve indicare le ragioni di fatto e di diritto essenziali della decisione (§ 39, comma 1, VwVfG). Nella legge federale tedesca sulla libertà di informazione, i motivi per non divulgare informazioni sono elencati ai §§ da 3 a 6: interessi pubblici particolari, il processo decisionale dell’autorità, i dati personali, la proprietà intellettuale e i segreti aziendali (IFG).

I dettagli per ciascun Paese: le motivazioni degli oscuramenti secondo l’IFG tedesca e i codici di esenzione FOI nel Regno Unito.

Motivazioni proprie per contratti e fascicoli

Al di fuori delle richieste di accesso alle informazioni, nessuna legge impone la formulazione. Sceglie Lei parole che il lettore capisce al primo sguardo, come «Dati personali di terzi», «Coordinate bancarie» o «Non pertinente alla pratica».

Tre abitudini rendono utili le motivazioni:

• Una formulazione per ogni tipo di dato. La stessa motivazione per la stessa cosa, in tutto il documento, così il lettore abbina oscuramenti e motivi.
• Brevità prima dell’eleganza. La motivazione sta sull’oscuramento e si legge in un secondo.
• Una motivazione che saprebbe difendere. Se qualcuno la contesta, la spiega in una frase.

Deve rispondere a una richiesta di accesso dell’interessato in cui compaiono dati di altre persone? Legga diritto di accesso GDPR e dati di terzi.

Come mettere la motivazione sull’oscuramento

In Dress Docs ogni oscuramento può riportare la sua motivazione, stampata sull’oscuramento stesso. Scriva la sua oppure usi un insieme di esenzioni standard per le richieste di accesso alle informazioni (FOI e IFG). In entrambi i casi la motivazione è una sua decisione; la verifichi rispetto alla legge e alle sue procedure interne.

All’esportazione, la motivazione diventa parte dell’immagine appiattita della pagina. Viaggia con la copia e non rende l’oscuramento meno coprente: il contenuto sottostante non esiste più nel file, come per ogni oscuramento (perché un riquadro nero non basta). Dress Docs mostra poi che il file non ha un livello di testo e che i metadati sono vuoti. Cos’altro rimuove l’esportazione: i metadati che si dimentica di rimuovere.

Conservare la traccia: il registro degli oscuramenti

Le motivazioni sulla pagina rispondono al lettore. Il suo fascicolo ha bisogno di una propria traccia. Il registro degli oscuramenti elenca oscuramenti, motivazioni, pagine e data, e non contiene nulla del documento. Può archiviarlo senza creare una seconda copia di ciò che ha rimosso. Lo salva tra i suoi file.

Cosa deve contenere un buon registro, e cosa no: il registro degli oscuramenti.

Motivazioni e registro sono in Pro

Le motivazioni sugli oscuramenti, il registro degli oscuramenti e Cerca e oscura sono inclusi nei piani Pro, Team e Organizzazione. Il piano Gratuito esegue l’oscuramento vero e proprio: oscuramenti pieni, esportazione appiattita, rimozione dei metadati e verifica dell’esportazione, senza account.

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