Códigos de exceção FOI no Reino Unido: um rótulo por tarja
Os códigos de exceção FOI do Reino Unido são, na prática, os números de secção da lei britânica da liberdade de informação, a Freedom of Information Act 2000 (FOIA): a secção 40 para a informação pessoal, a 43 para os interesses comerciais, e assim por diante. Quando uma autoridade retém parte de um documento, a lei exige que a notificação de recusa identifique a exceção e explique porque se aplica. A ICO, a autoridade britânica de proteção de dados, pede ainda que, sempre que possível, se indique que exceção abrange cada parte retirada. Este guia destina-se aos funcionários de organismos públicos britânicos: a lei, a boa prática e como levar ambas para a página e para o processo. O essencial sobre qualquer motivo de ocultação está em como justificar a ocultação de dados. As fontes são britânicas e estão em inglês.
Códigos de exceção FOI no Reino Unido: secções da FOIA 2000
As exceções estão na Parte II da Freedom of Information Act 2000, secções 21 a 44. Cada uma é uma secção com título próprio, por exemplo:
- s. 40, informação pessoal
- s. 41, informação prestada a título confidencial
- s. 42, sigilo profissional do advogado
- s. 43, interesses comerciais
O «código» de uma ocultação é esse número de secção. Algumas exceções são absolutas; outras são qualificadas e exigem uma ponderação do interesse público. Cite a secção em que a ocultação se baseia, tal como a lei a numera.
O que a notificação de recusa deve dizer (s. 17)
Reter parte de um documento é recusar essa parte. Nos termos da secção 17, n.º 1, a autoridade pública que invoca uma exceção tem de entregar ao requerente uma notificação que:
- declare esse facto,
- especifique a exceção em causa, e
- explique, se isso não for evidente, porque se aplica a exceção.
Para uma exceção qualificada, a secção 17, n.º 3 acrescenta os motivos pelos quais o interesse público em manter a exceção prevalece sobre o interesse público na divulgação. As orientações da ICO sobre a notificação de recusa pedem também que se explique o procedimento de revisão interna e o direito do requerente a apresentar queixa à ICO.
Indicar que exceção abrange cada ocultação
A lei exige a exceção na notificação. Assinalá-la em cada ocultação é boa prática, definida pela ICO nas mesmas orientações: indique quanto texto ocultou e de onde e, se possível, que partes retirou com que exceção.
Uma etiqueta na tarja faz exatamente isso. O requerente vê o que foi retido, onde e ao abrigo de que secção, sem ter de ler a notificação ao lado do documento.
Oculte numa cópia, registe o motivo
O guia de ocultação dos Arquivos Nacionais britânicos acrescenta dois hábitos, também de boa prática:
- Oculte sempre numa cópia, nunca no registo original. O original mantém o texto completo; a cópia é o que se divulga.
- Registe as suas decisões. Anote com precisão o que foi retirado: o registo «não precisa de descrever o conteúdo», mas indica o local, como «parágrafo 2 da página 4». Anote também o motivo: se se aplicarem uma ou várias exceções FOI, devem ser todas registadas, com os motivos concretos de cada caso.
A ICO acrescenta um terceiro: guardar uma cópia da versão ocultada e da versão integral, para saber o que divulgou caso o requerente apresente queixa.
Escócia: FOISA 2002
Os organismos públicos escoceses aplicam a Freedom of Information (Scotland) Act 2002. As suas exceções estão na Parte 2, secções 25 a 41, com a informação pessoal na secção 38. A notificação de recusa, nos termos da secção 16, n.º 1, tem igualmente de especificar a exceção em causa e explicar, se não for evidente, porque se aplica. Cite as secções da FOISA, não as da FOIA.
A exceção na tarja, o registo no processo
No Dress Docs, cada tarja pode levar o seu motivo, impresso sobre a própria tarja: a sua formulação ou uma entrada de um conjunto de exceções para pedidos de acesso à informação. Confronte cada etiqueta com a lei; se a exceção se aplica no caso concreto, é decisão sua. A etiqueta faz parte da mesma imagem plana que a tarja, e nada do que está por baixo continua legível.
O Registo de ocultações indica o que retirou, onde e porquê: tarjas, motivos, páginas e data, sem conteúdo do documento. É guardado por si, nos seus próprios ficheiros, para o processo. Mais em o Registo de ocultações. O seu original fica no seu dispositivo, ao lado da cópia limpa que exporta. A lei alemã trata a mesma questão à sua maneira: lei alemã de acesso à informação (IFG).
As etiquetas de exceção e o registo estão no Pro, Equipa e Organização (ver preços). Para a sua análise de proteção de dados e de segurança informática: ler o dossiê de conformidade.
Este artigo não constitui aconselhamento jurídico. Se uma exceção se aplica num caso concreto, é decisão da sua autoridade.