El motivo de cada dato ocultado en un documento
Un pasaje tapado provoca siempre la misma pregunta: ¿por qué falta? Si no puede responder enseguida, la ocultación parece arbitraria, aunque no lo sea. Indicar el motivo de cada dato ocultado en un documento lo resuelve: cada ocultación lleva su motivo, el lector lo ve sobre la página y usted guarda un registro para el expediente. Las leyes de acceso a la información exigen a las autoridades públicas que motiven por qué no facilitan información, y las guías piden indicar el motivo pasaje por pasaje. En contratos y expedientes, es la forma de demostrar que solo quitó lo necesario.
Por qué hace falta el motivo de cada dato ocultado en un documento
Una ocultación sin motivo solo dice que algo ha desaparecido. El lector no distingue el nombre de un tercero de un dato bancario, ni una excepción legal de un despiste. Así que pregunta, reclama o piensa lo peor.
El motivo responde antes de que nadie pregunte. Además, mantiene la ocultación en su justa medida. Si no sabe decir por qué tapa un pasaje, quizá no haga falta taparlo.
Qué exigen las leyes de acceso a la información
En el Reino Unido, una autoridad pública que deniega información en virtud de la Freedom of Information Act 2000 debe entregar una notificación al solicitante. La notificación indica la excepción aplicada y explica, si no resulta evidente, por qué se aplica (FOIA, s. 17(1)). La ICO, la autoridad británica de protección de datos, va más allá como buena práctica, no como obligación legal: «Si es posible, indique qué partes eliminó y con qué excepción» (ICO, refusal notice). La guía de ocultación de los Archivos Nacionales británicos pide anotar el motivo de cada dato no divulgado, con todas las excepciones aplicables.
En Alemania, una resolución administrativa escrita debe exponer sus fundamentos esenciales de hecho y de derecho (§ 39(1) VwVfG). La ley federal alemana de libertad de información (IFG) recoge en sus §§ 3 a 6 los motivos para no facilitar información: intereses públicos especiales, el proceso de decisión de la autoridad, los datos personales, y la propiedad intelectual y los secretos empresariales (IFG).
El detalle de cada país: los motivos de ocultación según la IFG alemana y las excepciones FOI en el Reino Unido.
Sus propios motivos en contratos y expedientes
Fuera de las solicitudes de acceso a la información, ninguna ley fija la etiqueta. Usted elige una redacción que el lector entienda de un vistazo, por ejemplo «Datos personales de terceros», «Datos bancarios» o «Ajeno a este asunto».
Tres hábitos hacen útiles los motivos:
- Una redacción por tipo de dato. El mismo motivo para lo mismo en todo el documento, para que el lector relacione cada ocultación con su motivo.
- Breve antes que ingenioso. El motivo cabe en la ocultación y se lee en un segundo.
- Un motivo que pueda defender. Si alguien lo cuestiona, lo explica en una frase.
¿Responde a una solicitud de acceso a datos personales en la que hay datos de otras personas? Consulte el derecho de acceso del RGPD y los datos de terceros.
Cómo poner el motivo sobre la ocultación
En Dress Docs, cada ocultación puede llevar su motivo, impreso sobre ella. Escríbalo usted o use un conjunto estándar de excepciones para solicitudes de acceso a la información (FOI e IFG). En ambos casos, el motivo lo decide usted; compruébelo con la ley y con sus propias normas internas.
Al exportar, el motivo pasa a formar parte de la imagen aplanada de la página. Viaja con la copia y no debilita la ocultación: el contenido de debajo desaparece del archivo, como con cualquier ocultación (por qué un recuadro negro no basta). Después, Dress Docs muestra que el archivo no tiene capa de texto y que sus metadatos están vacíos. Qué más elimina la exportación: los metadatos que se olvidan.
Deje constancia: el registro de ocultaciones
Los motivos sobre la página responden al lector. Su expediente necesita su propio registro. El registro de ocultaciones recoge ocultaciones, motivos, páginas y fecha, y no contiene nada del documento. Puede archivarlo sin crear una segunda copia de lo que ocultó. Lo guarda usted en sus propios archivos.
Qué debe contener un buen registro, y qué no: el registro de datos ocultados.
Los motivos y el registro están en Pro
El motivo en cada ocultación, el registro de ocultaciones y buscar y ocultar están en los planes Pro, Equipo y Organización. Gratis hace la ocultación en sí: recuadros sólidos, exportación aplanada, eliminación de metadatos y la comprobación al exportar, sin cuenta.
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