Lista de verificação para ocultar dados: 7 passos

Esta lista de verificação para ocultar dados reúne em sete passos o que as autoridades de proteção de dados e os arquivistas recomendam, para seguir antes de cada envio. Destina-se a quem faz a ocultação, muitas vezes um assistente jurídico ou um técnico com um prazo apertado. Alguns passos dependem do seu juízo, e nenhuma ferramenta os pode fazer por si. Outros, o Dress Docs faz em todas as exportações. Cada passo indica qual é qual, e de onde vem o conselho.

A lista de verificação para ocultar dados, em resumo

1. Trabalhe numa cópia e guarde o original.
2. Decida o que sai: apenas aquilo de que o destinatário precisa.
3. Tape com tarjas opacas, nunca com realce nem desfocagem.
4. Remova o que não se vê: metadados e camadas ocultas.
5. Achate a exportação.
6. Verifique o ficheiro antes de o enviar.
7. Registe o que retirou e porquê.

Trabalhe numa cópia e guarde o original

Os Arquivos Nacionais do Reino Unido (The National Archives) dizem-no claramente: «Always carry out redaction on a copy of the original record, whether paper or electronic, never on the record itself» — faça sempre a ocultação numa cópia do registo original, em papel ou eletrónico, nunca no próprio registo (redaction toolkit, Reino Unido). A autoridade de proteção de dados da Baixa Saxónia, na Alemanha, dá o mesmo conselho (LfD Niedersachsen, Alemanha).

O Dress Docs faz isto. Nunca altera o ficheiro que abre. Cada exportação é um ficheiro novo, e o original fica no seu dispositivo tal como estava.

Decida o que sai: apenas aquilo de que o destinatário precisa

Nos termos do RGPD, os dados pessoais devem limitar-se ao necessário para a finalidade (artigo 5.º, n.º 1, alínea c)). Pergunte-se de que partes do documento o destinatário precisa e tape o resto.

Dois cuidados do guia dos Arquivos Nacionais britânicos. Não retire um parágrafo inteiro quando só uma ou duas palavras têm de sair. E leia à volta de cada tarja: uma frase anterior pode revelar o que retirou.

Esta decisão é sua. O Dress Docs não decide o que é sensível.

Tape com tarjas opacas, nunca com realce nem desfocagem

Um papel riscado a caneta pode ser lido contra uma lâmpada ou com mais contraste, avisa o comissário para a proteção de dados da Saxónia (Sächsischer Datenschutzbeauftragter, Alemanha). Nas imagens, alerta que a desfocagem pode ser reconstruída, com IA, e recomenda em alternativa uma barra preta sobre os dados. A pixelização falha da mesma forma, porque conserva parte do original (porque uma caixa preta não chega). Num PDF, uma barra por si só não basta: a autoridade da Baixa Saxónia avisa que tapar texto com uma caixa preta não o remove, e que isto se aplica também aos documentos PDF (LfD Niedersachsen, Alemanha). Uma tarja opaca é apenas metade do trabalho; a exportação tem de remover o que está por baixo.

O Dress Docs faz isto. As tarjas são opacas, pretas por predefinição, e não há desfocagem nem pixelização. Na exportação, a página é achatada, pelo que a tarja substitui o que cobre (passo 5).

Remova o que não se vê: metadados e camadas ocultas

Um ficheiro contém mais do que as suas páginas mostram. O autor, as datas e o programa que o criou estão nos metadados. As alterações registadas, os comentários e as camadas ocultas podem guardar texto que retirou da vista. A orientação da ICO do Reino Unido sobre a divulgação segura de documentos aborda estes locais ocultos. A autoridade da Baixa Saxónia pede que os dados sejam removidos, não apenas escondidos.

O Dress Docs faz isto. O autor, o título, o programa de origem, as datas e a impressão digital do PDF são removidos de todas as exportações. O que se esconde num ficheiro, e como o ver: os metadados que se esquece de remover.

Achate a exportação

Uma caixa preta desenhada sobre texto ativo é um autocolante: o texto continua por baixo (porque uma caixa preta não chega). Os Arquivos Nacionais britânicos recomendam passar um PDF com dados ocultados por um formato de imagem simples, para que nada oculto sobreviva.

O Dress Docs faz isto. Cada página exportada é uma única imagem plana com as suas tarjas. A exportação não tem camada de texto, anotações, campos de formulário nem camadas.

Verifique o ficheiro antes de o enviar

O comissário da Saxónia aconselha uma verificação final: confirmar que nada transparece e que nenhuma alteração pode ser anulada.

O Dress Docs mostra o resultado para o ficheiro que acabou de criar: sem camada de texto, metadados vazios. Depois, verifique à sua maneira.

Registe o que retirou e porquê

O guia dos Arquivos Nacionais britânicos pede um registo de cada ocultação: que documento, que parte foi retirada e o motivo, com todas as exceções aplicáveis. O registo indica a parte, por exemplo «parágrafo 2 da página 4», e não precisa de descrever o conteúdo.

O Dress Docs pode fazê-lo com o Pro. Cada tarja pode ter o seu motivo, impresso na própria tarja, e o Registo de ocultações regista as tarjas, os motivos, as páginas e a data, sem conteúdo do documento. Como formular um motivo: como justificar as ocultações.

Sete passos: o Dress Docs trata de quatro, mostra-lhe a verificação e, com o Pro, guarda o registo. Abra o Dress Docs ou veja todas as funcionalidades na página de funcionalidades.