Como ocultar dados de um contrato antes de o partilhar
Precisa de ocultar dados de um contrato antes de o enviar à outra parte, a um tribunal ou a um novo consultor. Fazê-lo bem exige uma só passagem, não cinco ferramentas: preencher e assinar, tapar aquilo de que não precisam, dar a cada tarja o seu motivo, marcar a cópia para o destinatário, exportar uma vez e arquivar o registo. Eis essa passagem no Dress Docs, passo a passo. O documento fica sempre no seu dispositivo.
Antes de ocultar dados de um contrato: aquilo de que a outra parte não precisa
Comece pelo destinatário, não pelo documento. O RGPD exige que os dados pessoais se limitem ao necessário para a finalidade (artigo 5.º, n.º 1, alínea c)). Para cada destinatário, pergunte-se o que precisa de ler e planeie tapar o resto. Muitas vezes, trata-se de:
- moradas particulares, datas de nascimento e números de identificação dos signatários;
- dados bancários e números de conta;
- dados pessoais de terceiros mencionados no contrato ou nos seus anexos;
- cláusulas que não dizem respeito ao destinatário, quando o seu cliente as quer reservar.
Que passagens saem é uma decisão profissional sua. A ferramenta apenas garante que o que tapa desaparece. A autoridade de proteção de dados da Baixa Saxónia, na Alemanha, define o critério sem rodeios: os dados têm de ser removidos, não basta escondê-los (LfD Niedersachsen, Alemanha).
Preencher e assinar na mesma passagem
Abra o contrato no Dress Docs. Escreva nos campos que precisam de ser preenchidos e acrescente uma imagem da sua assinatura ou carimbo. Tudo o que acrescenta é achatado com a página na exportação, juntamente com as tarjas. Envia um único ficheiro, não uma cópia assinada e outra com dados ocultados.
Tapar, com um motivo em cada tarja
Tape cada passagem com uma tarja opaca; não há desfocagem nem pixelização. Depois, dê a cada tarja o seu motivo, impresso na própria tarja (Pro): «Dados pessoais de terceiros», «Dados bancários» ou a formulação que o seu escritório utiliza. O leitor vê porque falta cada parte e não precisa de perguntar. Como formular os motivos: como justificar as ocultações.
O nome da contraparte aparece em todas as páginas? Pesquisar e ocultar (Pro) encontra todas as ocorrências de um nome, e-mail, IBAN ou número de telefone num PDF com camada de texto. Revê cada correspondência antes de ser tapada.
Marcar a cópia para o destinatário
Acrescente uma marca de água que indique para quem é a cópia, para quê e quando: por exemplo, «Cópia para [destinatário], para [finalidade], [data]». É translúcida e repetida em mosaico, pelo que o texto continua legível. Se a cópia for reencaminhada, mostra de onde veio.
Exportar uma vez e verificar o ficheiro
Exporte quando estiver tudo pronto. Cada página passa a ser uma única imagem plana com as suas tarjas, motivos, texto, assinatura e marca de água. O texto sob as tarjas desaparece do ficheiro (porque uma caixa preta não chega). O autor, o título, o programa de origem, as datas e a impressão digital do PDF são removidos.
Uma consequência a ter em conta: uma página achatada não tem camada de texto, pelo que o destinatário não pode selecionar nem pesquisar o texto. É isso que faz as tarjas resistirem.
Guardar o registo no processo
Guarde o Registo de ocultações (Pro) com o processo. Regista as tarjas, os motivos, as páginas e a data, e não contém conteúdo do documento. Juntamente com a cópia que enviou, mostra o que saiu e porque cada parte foi retida. O que um registo deve conter: o registo de ocultações.
Os Motivos nas tarjas, o Registo de ocultações e Pesquisar e ocultar fazem parte do Pro; as tarjas, o preenchimento de formulários, a assinatura, a marca de água e a exportação limpa são gratuitos. Veja todo o editor na página de funcionalidades, compare os planos em preços ou comece com o Pro.