Cómo ocultar datos de un contrato antes de compartirlo
Tiene que ocultar datos de un contrato antes de enviarlo a la otra parte, a un juzgado o a un nuevo asesor. Hacerlo bien lleva una sola pasada: rellenar y firmar, tapar lo que no necesitan, dar a cada ocultación su motivo, marcar la copia para su destinatario, exportar una vez y archivar el registro. Esta es esa pasada en Dress Docs, paso a paso. El documento no sale de su dispositivo en ningún momento.
Antes de ocultar datos de un contrato: qué no necesita la otra parte
Empiece por el destinatario, no por el documento. El RGPD pide que los datos personales se limiten a lo necesario para la finalidad (art. 5.1.c). Para cada destinatario, pregúntese qué necesita leer y prevea tapar el resto. A menudo es:
- los domicilios particulares, las fechas de nacimiento y los números de documento de los firmantes;
- los datos bancarios y los números de cuenta;
- los datos personales de terceros que aparecen en el contrato o en sus anexos;
- las cláusulas que no afectan al destinatario, cuando su cliente quiere reservarlas.
Qué pasajes se ocultan es una decisión profesional suya. La herramienta solo garantiza que lo que tape desaparezca. La autoridad de protección de datos del estado alemán de Baja Sajonia lo resume así: hay que eliminar los datos, no basta con taparlos (LfD Niedersachsen).
Rellene y firme en la misma pasada
Abra el contrato en Dress Docs. Escriba en los campos que hay que rellenar y añada una imagen de su firma o sello. Todo lo que añada se aplana con la página al exportar, junto con las ocultaciones. Envía un solo archivo, no una copia firmada y otra tapada.
Oculte, con un motivo en cada ocultación
Tape cada pasaje con un recuadro sólido; no hay desenfoque ni pixelado. Después, dé a cada ocultación su motivo, impreso sobre ella (Pro): «Datos personales de terceros», «Datos bancarios» o la fórmula que use su despacho. El lector ve por qué falta cada parte y no tiene que preguntar. Cómo redactar los motivos: el motivo de cada dato ocultado.
¿El nombre de la otra parte aparece en todas las páginas? Buscar y ocultar (Pro) encuentra cada aparición de un nombre, correo electrónico, IBAN o teléfono en un PDF con capa de texto. Usted revisa cada coincidencia antes de ocultarla.
Marque la copia para su destinatario
Añada una marca de agua que diga para quién es la copia, para qué y cuándo, por ejemplo: «Copia para [destinatario], para [finalidad], [fecha]». Es semitransparente y en mosaico, así que el texto sigue legible. Si la copia se reenvía, muestra de dónde salió.
Exporte una vez y compruebe el archivo
Exporte cuando todo esté en su sitio. Cada página se convierte en una imagen plana con sus ocultaciones, motivos, texto, firma y marca de agua. El texto bajo las ocultaciones desaparece del archivo (por qué un recuadro negro no basta). Se eliminan el autor, el título, el programa de origen, las fechas y la huella del PDF.
Una consecuencia que conviene saber: una página aplanada no tiene capa de texto, así que el destinatario no puede seleccionar ni buscar el texto. Es justo lo que hace que las ocultaciones no se puedan deshacer.
Guarde el registro en el expediente
Guarde el registro de ocultaciones (Pro) con el asunto. Recoge ocultaciones, motivos, páginas y fecha, y no contiene nada del documento. Junto con la copia enviada, muestra qué salió y por qué se retuvo cada parte. Qué debe contener un registro: el registro de datos ocultados.
Los motivos, el registro y buscar y ocultar están en Pro; los recuadros, el relleno de formularios, la firma, la marca de agua y la exportación limpia son gratis. Vea todo el editor en la página de funciones, compare los planes en precios o empiece con Pro.