Een contract zwartlakken voordat u het deelt
U moet een contract zwartlakken voordat het naar de wederpartij, de rechter of een nieuwe adviseur gaat. Goed gedaan kost dat één ronde, geen vijf programma’s: invullen en ondertekenen, zwartlakken wat de ander niet nodig heeft, elke zwartlakking haar reden geven, de kopie markeren voor de ontvanger, één keer exporteren en het logboek in het dossier bewaren. Hier is die ronde in Dress Docs, stap voor stap. Het document blijft de hele tijd op uw apparaat.
Voordat u een contract zwartlakt: wat de wederpartij niet nodig heeft
Begin bij de ontvanger, niet bij het document. De AVG (GDPR) vraagt dat persoonsgegevens beperkt blijven tot wat noodzakelijk is voor het doel (art. 5, lid 1, onder c). Vraag u per ontvanger af wat die moet kunnen lezen, en plan de rest zwart te lakken. Vaak gaat het om:
- privéadressen, geboortedata en identiteitsnummers van de ondertekenaars;
- bankgegevens en rekeningnummers;
- persoonsgegevens van derden die in het contract of de bijlagen worden genoemd;
- bepalingen waar de ontvanger geen partij bij is, als uw cliënt die wil achterhouden.
Welke passages weg moeten, is uw professionele oordeel. Het programma zorgt er alleen voor dat wat u zwartlakt ook echt weg is. De Duitse toezichthouder in Nedersaksen formuleert de norm helder: verwijder de gegevens, verbergen is niet genoeg (LfD Niedersachsen, Duitstalig).
Invullen en ondertekenen in dezelfde ronde
Open het contract in Dress Docs. Typ in de velden die ingevuld moeten worden en voeg een afbeelding van uw handtekening of stempel toe. Alles wat u toevoegt, wordt bij het exporteren samen met de zwartlakkingen in de pagina afgevlakt. U verstuurt één bestand, niet een ondertekende en een zwartgelakte kopie.
Zwartlakken, met een reden op elke zwartlakking
Lak elke passage zwart met een effen zwartlakking; Dress Docs kent geen vervaging of pixelering. Geef daarna elke zwartlakking haar reden, op de zwartlakking gedrukt (Pro): “Persoonsgegevens van derden”, “Bankgegevens” of de formulering die uw kantoor gebruikt. De lezer ziet waarom elk deel ontbreekt en hoeft er niet naar te vragen. Hoe u redenen formuleert: redenen voor zwartlakkingen vermelden.
Staat de naam van de wederpartij op elke pagina? Zoeken en zwartlakken (Pro) vindt elke vermelding van een naam, e-mailadres, IBAN of telefoonnummer in een PDF met een tekstlaag. U beoordeelt elke treffer voordat die wordt zwartgelakt.
Markeer de kopie voor de ontvanger
Voeg een watermerk toe dat zegt voor wie de kopie is, waarvoor en wanneer: bijvoorbeeld “Kopie voor [ontvanger], voor [doel], [datum]”. Het is doorschijnend en herhaalt zich over de pagina, zodat de tekst leesbaar blijft. Wordt de kopie doorgestuurd, dan is te zien waar ze vandaan komt.
Exporteer één keer en controleer het bestand
Exporteer als alles klaar is. Elke pagina wordt één platte afbeelding met uw zwartlakkingen, redenen, tekst, handtekening en watermerk erin. De tekst onder de zwartlakkingen is uit het bestand verdwenen (waarom een zwarte balk niet genoeg is). Auteur, titel, producent, datums en de vingerafdruk van de PDF worden verwijderd.
Eén gevolg om te weten: een afgevlakte pagina heeft geen tekstlaag, dus de ontvanger kan de tekst niet selecteren of doorzoeken. Juist daardoor houden de zwartlakkingen stand.
Bewaar het logboek in het dossier
Sla het laklogboek (Pro) op bij de zaak. Het legt zwartlakkingen, redenen, pagina’s en datum vast, en bevat geen inhoud uit het document. Samen met de kopie die u hebt verstuurd, laat het zien wat er de deur uit ging en waarom elk deel is achtergehouden. Wat een logboek moet bevatten: het laklogboek.
Redenen, het laklogboek en Zoeken en zwartlakken zitten in Pro; zwartlakkingen, formulieren invullen, handtekening, watermerk en de schone export zijn gratis. Bekijk de hele editor op de pagina met functies, vergelijk de abonnementen bij de prijzen of start met Pro.