Oscurare dati in un contratto prima di condividerlo
Deve oscurare dati in un contratto prima di inviarlo alla controparte, a un tribunale o a un nuovo consulente. Farlo bene richiede un solo passaggio, non cinque strumenti: compilare e firmare, oscurare ciò che non serve, dare a ogni oscuramento la sua motivazione, contrassegnare la copia per il destinatario, esportare una volta e archiviare il registro. Ecco questo passaggio in Dress Docs, punto per punto. Il documento resta sempre sul suo dispositivo.
Prima di oscurare dati in un contratto: che cosa non serve alla controparte
Parta dal destinatario, non dal documento. Il GDPR chiede che i dati personali siano limitati a quanto necessario rispetto alle finalità (art. 5, par. 1, lett. c). Per ogni destinatario, si chieda che cosa deve leggere e preveda di oscurare il resto. Spesso si tratta di:
- indirizzi privati, date di nascita e numeri di documento dei firmatari;
- coordinate bancarie e numeri di conto;
- dati personali di terzi citati nel contratto o nei suoi allegati;
- clausole che non riguardano il destinatario, quando il suo cliente vuole riservarle.
Quali passaggi oscurare è una sua valutazione professionale. Lo strumento garantisce soltanto che ciò che oscura sparisca. L’autorità per la protezione dei dati della Bassa Sassonia (Germania) fissa il criterio con chiarezza: i dati vanno rimossi, non basta nasconderli (LfD Niedersachsen, in tedesco).
Compilare e firmare nello stesso passaggio
Apra il contratto in Dress Docs. Scriva nei campi da compilare e aggiunga l’immagine della sua firma o del suo timbro. Tutto ciò che aggiunge viene appiattito con la pagina all’esportazione, insieme agli oscuramenti. Invia un solo file, non una copia firmata e una copia oscurata.
Oscurare, con una motivazione su ogni oscuramento
Copra ogni passaggio con un oscuramento pieno; non esistono sfocatura né pixelatura. Poi dia a ogni oscuramento la sua motivazione, stampata sull’oscuramento (Pro): «Dati personali di terzi», «Coordinate bancarie» o la formula che usa il suo studio. Chi legge vede perché manca ogni parte e non deve chiederlo. Come formulare le motivazioni: come motivare gli oscuramenti.
Il nome della controparte compare su ogni pagina? Cerca e oscura (Pro) trova ogni occorrenza di un nome, un indirizzo e-mail, un IBAN o un numero di telefono in un PDF con livello di testo. Lei controlla ogni risultato prima che venga oscurato.
Contrassegnare la copia per il destinatario
Aggiunga una filigrana che dica per chi è la copia, per quale finalità e quando: per esempio, «Copia per [destinatario], per [finalità], [data]». È semitrasparente e ripetuta su tutta la pagina, quindi il testo resta leggibile. Se la copia viene inoltrata, mostra da dove proviene.
Esportare una volta e controllare il file
Esporti quando tutto è al suo posto. Ogni pagina diventa un’unica immagine piatta che contiene oscuramenti, motivazioni, testo, firma e filigrana. Il testo sotto gli oscuramenti sparisce dal file (perché un riquadro nero non basta). Autore, titolo, programma di origine, date e impronta del PDF vengono rimossi.
Una conseguenza da conoscere: una pagina appiattita non ha livello di testo, quindi il destinatario non può selezionare né cercare il testo. È proprio ciò che rende gli oscuramenti definitivi.
Conservare il registro nel fascicolo
Salvi il registro degli oscuramenti (Pro) insieme alla pratica. Annota oscuramenti, motivazioni, pagine e data, e non contiene alcun contenuto del documento. Insieme alla copia inviata, mostra che cosa è uscito e perché ogni parte è stata trattenuta. Che cosa deve contenere un registro: il registro degli oscuramenti.
Motivazioni, registro e Cerca e oscura sono in Pro; oscuramenti, compilazione di moduli, firma, filigrana ed esportazione pulita sono gratuiti. Veda l’intero editor nella pagina delle funzionalità, confronti i piani nei prezzi oppure passi a Pro.