Vertrag schwärzen, bevor Sie ihn weitergeben
Sie müssen einen Vertrag schwärzen, bevor er an die Gegenseite, ein Gericht oder einen neuen Berater geht. Gut gemacht ist das ein einziger Durchgang: ausfüllen und unterschreiben, schwärzen, was der Empfänger nicht braucht, jeder Schwärzung ihre Begründung geben, die Kopie für den Empfänger kennzeichnen, einmal exportieren und das Protokoll ablegen. Hier ist dieser Durchgang in Dress Docs, Schritt für Schritt. Das Dokument bleibt dabei die ganze Zeit auf Ihrem Gerät.
Bevor Sie einen Vertrag schwärzen: was die Gegenseite nicht braucht
Beginnen Sie beim Empfänger, nicht beim Dokument. Die DSGVO verlangt, personenbezogene Daten auf das für den Zweck notwendige Maß zu beschränken (Art. 5 Abs. 1 lit. c). Fragen Sie für jeden Empfänger, was er lesen muss, und planen Sie, den Rest zu schwärzen. Oft sind das:
- Privatanschriften, Geburtsdaten und Ausweisnummern der Unterzeichner;
- Bankverbindungen und Kontonummern;
- personenbezogene Daten Dritter, die im Vertrag oder in den Anlagen stehen;
- Regelungen, die den Empfänger nicht betreffen, wenn Ihr Mandant sie zurückhalten will.
Welche Stellen weg müssen, entscheiden Sie fachlich. Das Werkzeug sorgt nur dafür, dass weg ist, was Sie schwärzen. Der Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen formuliert den Maßstab klar: „Entfernen Sie die zu schützenden Daten – es reicht nicht, diese zu verdecken oder ‚unsichtbar‘ zu machen“ (LfD Niedersachsen).
Ausfüllen und unterschreiben im selben Durchgang
Öffnen Sie den Vertrag in Dress Docs. Füllen Sie die nötigen Felder aus und fügen Sie ein Bild Ihrer Unterschrift oder Ihres Stempels ein. Alles, was Sie hinzufügen, wird beim Export mit der Seite flach gemacht, zusammen mit den Schwärzungen. Sie senden eine Datei, nicht eine unterschriebene und eine geschwärzte Fassung.
Schwärzen, mit einer Begründung auf jeder Schwärzung
Schwärzen Sie jede Stelle deckend; Weichzeichnen oder Verpixeln gibt es nicht. Geben Sie dann jeder Schwärzung ihre Begründung, aufgedruckt auf der Schwärzung (Pro): „Personenbezogene Daten Dritter“, „Bankverbindung“ oder die Formulierung Ihrer Kanzlei. Der Leser sieht, warum jede Stelle fehlt, und muss nicht nachfragen. Wie Sie Begründungen formulieren: Schwärzungsgründe angeben.
Der Name der Gegenpartei steht auf jeder Seite? „Suchen und schwärzen“ (Pro) findet jedes Vorkommen eines Namens, einer E-Mail-Adresse, IBAN oder Telefonnummer in einem PDF mit Textebene. Sie prüfen jeden Treffer, bevor er geschwärzt wird.
Die Kopie für den Empfänger kennzeichnen
Setzen Sie ein Wasserzeichen, das sagt, für wen die Kopie ist, wozu und wann, zum Beispiel: „Kopie für [Empfänger], zum Zweck [Zweck], [Datum]“. Es ist halbtransparent und gekachelt, der Text bleibt lesbar. Wird die Kopie weitergeleitet, zeigt sie, woher sie stammt.
Einmal exportieren und die Datei prüfen
Exportieren Sie, wenn alles steht. Jede Seite wird zu einem flachen Bild mit Ihren Schwärzungen, Begründungen, Texten, Unterschrift und Wasserzeichen. Der Text unter den Schwärzungen ist aus der Datei verschwunden (warum ein Balken nicht reicht). Autor, Titel, Ersteller-Software, Datumsangaben und der PDF-Fingerabdruck werden entfernt.
Eine Folge sollten Sie kennen: Eine flache Seite hat keine Textebene, der Empfänger kann den Text also weder markieren noch durchsuchen. Genau das macht die Schwärzung endgültig.
Das Protokoll zur Akte nehmen
Legen Sie das Schwärzungsprotokoll (Pro) zur Sache. Es verzeichnet Schwärzungen, Begründungen, Seiten und Datum und enthält keinen Dokumentinhalt. Zusammen mit der versandten Kopie zeigt es, was hinausging und warum jede Stelle zurückgehalten wurde. Was in ein Protokoll gehört: das Schwärzungsprotokoll.
Begründungen, Protokoll sowie Suchen und Schwärzen gibt es in Pro; Schwärzungen, Ausfüllen, Unterschrift, Wasserzeichen und der saubere Export sind kostenlos. Den ganzen Editor sehen Sie auf der Funktionsseite, die Tarife unter Preise, oder Pro starten.