Zaczernienie danych w umowie przed jej udostępnieniem
Umowa ma trafić do drugiej strony, do sądu albo do nowego doradcy, a wcześniej wymaga zaczernienia danych. Dobre zaczernienie danych w umowie to jeden przebieg, a nie pięć narzędzi: wypełnić i podpisać, zaczernić to, czego odbiorca nie potrzebuje, nadać każdemu zaczernieniu uzasadnienie, oznaczyć kopię dla odbiorcy, wyeksportować raz i zachować rejestr. Poniżej ten przebieg w Dress Docs, krok po kroku. Dokument przez cały czas pozostaje na urządzeniu.
Zaczernienie danych w umowie: czego nie potrzebuje druga strona
Punktem wyjścia jest odbiorca, nie dokument. RODO wymaga, by dane osobowe były ograniczone do tego, co niezbędne do celu (art. 5 ust. 1 lit. c). Dla każdego odbiorcy należy ustalić, co musi przeczytać, i zaplanować zaczernienie reszty. Często są to:
- adresy prywatne, daty urodzenia i numery dokumentów tożsamości sygnatariuszy, na przykład PESEL;
- dane bankowe i numery rachunków;
- dane osobowe osób trzecich wymienionych w umowie lub w załącznikach;
- postanowienia, które nie dotyczą odbiorcy, jeśli klient chce je zachować dla siebie.
Które fragmenty usunąć, to Państwa decyzja zawodowa. Narzędzie zapewnia tylko, że to, co zostało zaczernione, znika. Organ ochrony danych Dolnej Saksonii (Niemcy) formułuje standard wprost: dane trzeba usunąć, nie wystarczy ich ukryć (LfD Niedersachsen).
Wypełnić i podpisać w tym samym przebiegu
Należy otworzyć umowę w Dress Docs, wpisać treść w pola, które trzeba wypełnić, i dodać obraz podpisu lub pieczątki. Wszystko, co zostanie dodane, jest przy eksporcie spłaszczane razem ze stroną i zaczernieniami. Wysyła się jeden plik, a nie osobno kopię podpisaną i kopię zaczernioną.
Zaczernić, z uzasadnieniem na każdym zaczernieniu
Każdy fragment zaczernia się jednolitym zaczernieniem; nie ma rozmycia ani pikselizacji. Następnie każdemu zaczernieniu nadaje się uzasadnienie, wydrukowane na zaczernieniu (Pro): „Dane osobowe osób trzecich”, „Dane bankowe” albo sformułowanie, którego używa kancelaria. Czytelnik widzi, dlaczego brakuje danego fragmentu, i nie musi pytać. Jak formułować uzasadnienia: uzasadnienie zaczernień w dokumencie.
Nazwa kontrahenta pojawia się na każdej stronie? Wyszukaj i zaczernij (Pro) znajduje każde wystąpienie nazwiska, adresu e-mail, numeru IBAN lub numeru telefonu w pliku PDF z warstwą tekstową. Każde dopasowanie jest sprawdzane przed zaczernieniem.
Oznaczyć kopię dla odbiorcy
Warto dodać znak wodny, który mówi, dla kogo jest kopia, w jakim celu i kiedy powstała, na przykład: „Kopia dla [odbiorca], w celu [cel], [data]”. Jest półprzezroczysty i powtarzany na całej stronie, więc tekst pozostaje czytelny. Jeśli kopia zostanie przekazana dalej, widać, skąd pochodzi.
Wyeksportować raz i sprawdzić plik
Eksport wykonuje się, gdy wszystko jest gotowe. Każda strona staje się jednym płaskim obrazem z zaczernieniami, uzasadnieniami, tekstem, podpisem i znakiem wodnym. Tekst pod zaczernieniami znika z pliku (dlaczego czarny prostokąt nie wystarczy). Autor, tytuł, program, daty i identyfikator pliku PDF zostają usunięte.
Jedna konsekwencja, o której warto wiedzieć: spłaszczona strona nie ma warstwy tekstowej, więc odbiorca nie może zaznaczać ani przeszukiwać tekstu. Właśnie dlatego zaczernienia są trwałe.
Zachować rejestr w aktach sprawy
Rejestr zaczernień (Pro) warto zapisać w aktach sprawy. Zawiera zaczernienia, uzasadnienia, strony i datę, bez treści dokumentu. Razem z wysłaną kopią pokazuje, co zostało przekazane i dlaczego każdy fragment wstrzymano. Co powinien zawierać rejestr: rejestr zaczernień.
Uzasadnienia zaczernień, Rejestr zaczernień oraz Wyszukaj i zaczernij należą do planu Pro; zaczernienia, wypełnianie formularzy, podpis, znak wodny i czysty eksport są bezpłatne. Cały edytor przedstawia strona funkcji, plany porównuje cennik. Można też od razu rozpocząć Pro.