Conservare la copia del documento d’identità dei clienti?

Deve conservare la copia del documento d’identità dei clienti? Nella maggior parte dei casi, no. Verifichi il documento, annoti di averlo verificato e non tenga la copia. È il consiglio di un’autorità tedesca per la protezione dei dati, e si fonda su due principi del GDPR: conservare solo i dati personali necessari alla finalità, e solo per il tempo necessario (articolo 5, paragrafo 1, lettere c ed e). Ogni copia archiviata è una responsabilità che ha scelto di assumersi. Ecco la regola, la sua unica vera eccezione e cosa fare quando una copia le serve davvero.

Conservare la copia del documento d’identità dei clienti? Verificare, annotare, cancellare

L’autorità per la protezione dei dati della Renania Settentrionale-Vestfalia, in Germania, esamina uno per uno i casi quotidiani: contratti, contratti telefonici, locazioni, richieste di accesso e altri ancora (LDI NRW, Germania, in tedesco). Lo schema è lo stesso in ogni caso.

• Verificare. Guardi il documento per confermare l’identità del cliente. Secondo l’autorità, occorre sempre chiedersi se una copia sia davvero necessaria.
• Annotare. Registri solo ciò che serve al rapporto. Per un contratto, di solito nome, cognome, indirizzo ed eventualmente la data di scadenza. Annotare i numeri del documento, in quel caso, non è consentito. Una breve nota come «documento esibito» registra la verifica.
• Cancellare. Dove ammette una copia, come per un contratto telefonico o una richiesta di accesso ai dati, l’autorità indica di distruggerla non appena l’identificazione è conclusa. Archiviarla non è consentito; basta una nota.

Sono linee guida tedesche. I principi su cui si basano sono quelli del GDPR, quindi valgono ovunque si applichi il GDPR.

L’eccezione: una legge che impone una copia completa

Alcune imprese devono conservare una copia completa: le banche e gli altri soggetti obbligati dalla normativa antiriciclaggio e, nel Regno Unito, locatori e datori di lavoro per le verifiche del diritto di affittare e del diritto di lavorare. Quali sono queste verifiche, e perché una copia oscurata non basta: quando serve una copia completa del documento d’identità.

Se una copia le serve, la chieda oscurata e contrassegnata

Quando nessuna legge impone una copia completa ma deve comunque vedere un documento a distanza, chieda meno dell’intera carta. Se una copia serve a confermare l’identità per una richiesta di accesso ai dati, la LDI NRW afferma che gli altri dati possono e devono essere oscurati, come il numero di accesso e il numero di serie, la cittadinanza, la statura, il colore degli occhi, la foto e la zona a lettura ottica. I clienti vanno informati in anticipo che possono farlo. La copia deve inoltre essere riconoscibile come copia.

I suoi clienti possono fare entrambe le cose gratuitamente in Dress Docs, senza account e senza caricare il documento. Quali campi oscurare: cosa oscurare nella copia della carta d’identità. Come contrassegnarla: filigrana sulla copia del documento d’identità.

Per chiederla, usi il nostro kit di richiesta: un elenco documento per documento e un messaggio pronto. Per i documenti d’identità, la prima indicazione è «mostrare, non inviare».

Ciò che archivia è ciò che può essere divulgato

Una copia mai ricevuta non può uscire dai suoi archivi. Una copia conservata va protetta, ritrovata e cancellata nei tempi. La limitazione della conservazione prevista dal GDPR ne fa un obbligo, non una scelta: i dati personali non si conservano più a lungo di quanto la finalità richieda.

Per i locatori, la stessa regola fase per fase: documenti dell’inquilino e GDPR.

Questo articolo non costituisce consulenza legale. Verifichi cosa la legge richiede alla sua impresa.