Przechowywanie kopii dowodu osobistego klienta: czy wolno?

Czy przechowywanie kopii dowodu osobistego klienta jest dopuszczalne? W większości przypadków nie jest potrzebne. Wystarczy sprawdzić dowód, odnotować weryfikację i nie zatrzymywać kopii. Tak radzi niemiecki organ ochrony danych, a rada ta wynika z dwóch zasad RODO: przechowywać tylko dane osobowe potrzebne do celu i tylko tak długo, jak są potrzebne (art. 5 ust. 1 lit. c i e). Każda zapisana kopia to ryzyko, które przyjmuje się świadomie. Poniżej: zasada, jej jedyny rzeczywisty wyjątek i co zrobić, gdy kopia jest jednak potrzebna.

Przechowywanie kopii dowodu osobistego klienta: sprawdzić, odnotować, usunąć

Organ ochrony danych Nadrenii Północnej-Westfalii w Niemczech omawia typowe sytuacje jedna po drugiej: umowy, umowy telefoniczne, wynajem, wnioski o dostęp do danych i inne (LDI NRW, Niemcy, po niemiecku). Schemat jest za każdym razem ten sam.

Sprawdzić. Obejrzeć dowód, aby potwierdzić tożsamość klienta. Organ zaleca, by zawsze zadać sobie pytanie, czy kopia jest w ogóle potrzebna.
Odnotować. Zapisać tylko to, czego wymaga dana relacja. Przy umowie są to zwykle imię i nazwisko, adres i ewentualnie data ważności. Zapisywanie numerów dowodu nie jest w tym przypadku dozwolone. Krótka notatka, np. „okazano dowód osobisty”, dokumentuje weryfikację.
Usunąć. Tam, gdzie kopia jest dopuszczalna, np. przy umowie telefonicznej lub wniosku o dostęp do danych, organ zaleca zniszczyć ją niezwłocznie po zakończeniu identyfikacji. Archiwizowanie jej nie jest dozwolone; wystarczy notatka.

To wytyczne niemieckie. Zasady, na których się opierają, pochodzą jednak z RODO, więc obowiązują wszędzie tam, gdzie obowiązuje RODO.

Wyjątek: przepis wymagający pełnej kopii

Niektóre podmioty muszą przechowywać pełną kopię: banki i inne instytucje objęte przepisami o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy, a w Wielkiej Brytanii wynajmujący i pracodawcy w ramach weryfikacji prawa do najmu i prawa do pracy. O jakie weryfikacje chodzi i dlaczego zaczerniona kopia ich nie spełnia: kiedy wymagana jest pełna kopia dowodu.

Jeśli kopia jest potrzebna: zaczerniona i oznaczona

Gdy żaden przepis nie wymaga pełnej kopii, a dowód trzeba zobaczyć zdalnie, można poprosić o mniej niż cały dokument. Jeśli kopia służy potwierdzeniu tożsamości przy wniosku o dostęp do danych, LDI NRW wskazuje, że pozostałe dane mogą, a nawet powinny zostać zaczernione, np. numer dostępu i numer seryjny, obywatelstwo, wzrost, kolor oczu, zdjęcie i strefa odczytu maszynowego. Klientów należy o tej możliwości poinformować z wyprzedzeniem. Kopia musi też być rozpoznawalna jako kopia.

Klienci mogą zrobić jedno i drugie bezpłatnie w Dress Docs, bez konta i bez przesyłania dokumentu. Które pola zaczernić: co zakryć na kopii dowodu osobistego. Jak ją oznaczyć: znak wodny na kopii dowodu osobistego.

Aby o to poprosić, można skorzystać z naszego zestawu do próśb o zaczernione kopie: listy dla każdego dokumentu i gotowej wiadomości. W przypadku dowodów tożsamości zasada brzmi przede wszystkim: „okazać, nie wysyłać”.

Co się przechowuje, to może wyciec

Kopia, której się nigdy nie otrzymało, nie może wyciec z akt. Tę, którą się zatrzymuje, trzeba chronić, umieć odnaleźć i usunąć w terminie. Zasada ograniczenia przechowywania w RODO czyni z tego obowiązek, nie wybór: dane osobowe przechowuje się nie dłużej, niż wymaga tego ich cel.

Dla wynajmujących ta sama zasada krok po kroku: kopia dowodu osobistego najemcy a RODO.

Ten artykuł nie stanowi porady prawnej. Należy sprawdzić, czego przepisy wymagają od danej firmy.