¿Guardar copia del DNI de clientes? Compruebe, anote, borre
¿Debe guardar copia del DNI de sus clientes? En la mayoría de los casos, no. Compruebe el documento, anote que lo comprobó y no conserve la copia. Es el consejo de una autoridad alemana de protección de datos y se apoya en dos principios del RGPD: tratar solo los datos personales que su finalidad necesita, y solo durante el tiempo necesario (artículo 5, apartado 1, letras c) y e)). Cada copia guardada es un riesgo que usted decide asumir. Aquí tiene la regla, las excepciones y qué hacer cuando sí necesita una copia.
¿Guardar copia del DNI de clientes? Compruebe, anote, borre
Una autoridad alemana de protección de datos, la de Renania del Norte-Westfalia, repasa uno por uno los casos cotidianos: contratos, contratos de telefonía, alquileres, solicitudes de acceso a datos y otros (LDI NRW, en alemán). El patrón se repite en todos.
- Compruebe. Mire el documento para confirmar quién es el cliente. La autoridad recuerda que siempre hay que preguntarse si de verdad hace falta una copia.
- Anote. Apunte solo lo que la relación necesita. Para un contrato suele bastar con nombre y apellidos, domicilio y, en su caso, la fecha de validez. Ahí no está permitido anotar los números del documento. Una nota breve, como «documento exhibido», deja constancia de la comprobación.
- Borre. Cuando admite una copia, como en un contrato de telefonía o en una solicitud de acceso a datos, la autoridad indica que se destruya en cuanto termina la identificación. Archivarla no está permitido; basta con una nota.
Es una guía alemana. Los principios en los que se basa son los del RGPD, así que rigen allí donde rige el RGPD, también en España.
La excepción: una ley que exige copia completa
Algunas empresas deben conservar una copia completa: los bancos y demás entidades sujetas a la normativa de prevención del blanqueo y, en el Reino Unido, arrendadores y empleadores para sus controles del derecho a alquilar y a trabajar. Qué controles son y por qué una copia con datos ocultos no los supera: ¿puede el banco pedir copia del DNI?
Si necesita una copia, pídala con datos ocultos y marcada
Si ninguna ley le exige una copia completa, pero aun así necesita ver un documento a distancia, pida menos que el documento entero. Cuando se usa una copia para confirmar la identidad en una solicitud de acceso a datos, LDI NRW indica que el resto de datos puede y debe taparse, como los números de acceso y de serie, la nacionalidad, la estatura, el color de ojos, la foto y la zona de lectura mecánica. Hay que avisar al cliente de antemano de que puede hacerlo. La copia también debe poder reconocerse como copia.
Sus clientes pueden hacer ambas cosas gratis en Dress Docs, sin cuenta y sin subir su documento. Qué campos ocultar: tapar datos en la copia del DNI. Cómo marcarla: marca de agua en la copia de un documento de identidad.
Para pedirlo, use nuestro kit de solicitud: una lista documento por documento y un mensaje listo. Para el documento de identidad, empieza por «mostrar, no enviar».
Lo que guarda es lo que se puede filtrar
Una copia que nunca recibió no puede filtrarse desde sus archivos. Una que conserva hay que protegerla, poder localizarla y borrarla a tiempo. La limitación del plazo de conservación del RGPD convierte eso en una obligación, no en una opción: los datos personales no se conservan más tiempo del que su finalidad necesita.
Para arrendadores, la misma regla paso a paso: copia del DNI del inquilino y protección de datos.
Este artículo no es asesoramiento jurídico. Compruebe qué le exige la ley a su empresa.