Ausweiskopie aufbewahren: Was der Datenschutz erlaubt

Dürfen Sie eine Ausweiskopie Ihrer Kunden aufbewahren? Aus Sicht des Datenschutzes meist nicht. Prüfen Sie den Ausweis, vermerken Sie die Prüfung und behalten Sie keine Kopie. Das rät die Datenschutzaufsicht Nordrhein-Westfalen, und es folgt aus zwei Grundsätzen der DSGVO: nur die Daten, die der Zweck braucht, und nur so lange, wie er sie braucht (Art. 5 Abs. 1 Buchst. c und e). Jede gespeicherte Kopie ist ein Risiko, das Sie selbst eingehen. Hier die Regel, ihre einzige echte Ausnahme und was Sie tun, wenn Sie doch eine Kopie brauchen.

Ausweiskopie aufbewahren und Datenschutz: prüfen, vermerken, löschen

Die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen geht die Alltagsfälle einzeln durch: Vertragsschluss, Telekommunikation, Vermietung, Selbstauskunftsersuchen und weitere. Das Muster ist überall dasselbe.

• Prüfen. Sehen Sie den Ausweis an, um zu bestätigen, wer der Kunde ist. Mit Blick auf die Datenminimierung ist nach der LDI NRW immer zu fragen, ob es unbedingt einer Kopie bedarf.
• Vermerken. Notieren Sie nur, was das Vertragsverhältnis braucht. Im Regelfall sind das Vor- und Nachname, Adresse und gegebenenfalls die Gültigkeitsdauer. Das Notieren der Ausweisnummern ist dort nicht zulässig. Ein Vermerk wie „Ausweis hat vorgelegen“ dokumentiert die Prüfung.
• Löschen. Wo eine Kopie zulässig ist, etwa beim Telefonvertrag oder beim Selbstauskunftsersuchen, ist sie nach der Identifizierung unverzüglich zu vernichten. Eine Archivierung ist unzulässig; ein Vermerk genügt.

Das ist die Empfehlung einer Landesaufsicht. Die Grundsätze dahinter stammen aus der DSGVO und gelten bundesweit und in der ganzen EU.

Die Ausnahme: ein Gesetz verlangt die vollständige Kopie

Manche Unternehmen müssen eine vollständige Kopie aufbewahren: Banken und andere Verpflichtete nach dem Geldwäschegesetz, im Vereinigten Königreich auch Vermieter und Arbeitgeber für ihre Right-to-Rent- und Right-to-Work-Prüfungen. Welche Prüfungen das sind und warum eine geschwärzte Kopie sie nicht besteht: Ausweiskopie für die Bank und das Geldwäschegesetz.

Wenn Sie eine Kopie brauchen: geschwärzt und gekennzeichnet

Verlangt kein Gesetz die vollständige Kopie, Sie müssen den Ausweis aber aus der Ferne sehen, fordern Sie weniger als das ganze Dokument an. Für Kopien zur Identitätsprüfung bei einem Selbstauskunftsersuchen sagt die LDI NRW: Die übrigen Daten dürfen und sollen geschwärzt werden, zum Beispiel Zugangs- und Seriennummer, Staatsangehörigkeit, Größe, Augenfarbe, Lichtbild und maschinenlesbare Zone. Auf die Möglichkeit zu schwärzen ist vorher hinzuweisen. Die Kopie muss außerdem als Kopie erkennbar sein.

Ihre Kunden erledigen beides kostenlos in Dress Docs, ohne Konto und ohne ihr Dokument hochzuladen. Welche Felder: Ausweiskopie – was schwärzen? Wie kennzeichnen: Ausweiskopie mit Wasserzeichen.

Für die Anfrage nutzen Sie unser Anfrage-Kit: eine Liste Dokument für Dokument und eine fertige Nachricht. Beim Ausweis heißt es dort zuerst: zeigen, nicht senden.

Was Sie speichern, kann abfließen

Eine Kopie, die Sie nie erhalten haben, kann aus Ihren Unterlagen nicht abfließen. Eine, die Sie aufbewahren, müssen Sie schützen, wiederfinden und rechtzeitig löschen. Die Speicherbegrenzung der DSGVO macht das zur Pflicht, nicht zur Wahl: personenbezogene Daten nur so lange, wie es der Zweck erfordert.

Für Vermieter dieselbe Regel Schritt für Schritt: Mieterselbstauskunft, Ausweiskopie und Datenschutz.

Dieser Artikel ist keine Rechtsberatung. Prüfen Sie, was das Gesetz von Ihrem Unternehmen verlangt.