Prawo dostępu RODO: dane osób trzecich i zaczernienia
Prawo dostępu RODO oznacza, że osoba otrzymuje kopię własnych danych, często zawartych w e-mailach, notatkach ze sprawy lub umowach, w których występują też inne osoby. Dane osób trzecich w takich dokumentach wymagają osobnego kroku: zaczernia się to, co należy do kogoś innego, zapisuje powód i pozostawia czytelną resztę. Poniżej: czego wymaga RODO, co dodaje brytyjski organ nadzorczy i jak zrobić to bez przesyłania pliku.
Do czego wnioskodawca ma prawo: do kopii (art. 15 ust. 3)
Art. 15 RODO daje osobie prawo do uzyskania informacji, czy przetwarza się jej dane osobowe, oraz prawo dostępu do nich. Art. 15 ust. 3 dodaje: „Administrator dostarcza osobie, której dane dotyczą, kopię danych osobowych podlegających przetwarzaniu”.
Prawo dotyczy danych, a nie dokumentów, w których się znajdują. Brytyjski organ ochrony danych ICO ujmuje to wprost w wytycznych dotyczących prawa dostępu (Wielka Brytania): ponieważ obowiązek dotyczy przekazania informacji, a nie dokumentów, można usunąć nazwiska lub zaczernić dokumenty, jeśli informacje o osobie trzeciej nie wchodzą w zakres żądanych informacji. Wytyczne dotyczą brytyjskiego RODO (UK GDPR), którego art. 15 odpowiada tekstowi unijnemu.
Prawo dostępu RODO a dane osób trzecich w tym samym dokumencie (art. 15 ust. 4)
Art. 15 ust. 4 wyznacza granicę: „Prawo do uzyskania kopii, o której mowa w ust. 3, nie może niekorzystnie wpływać na prawa i wolności innych”.
W Wielkiej Brytanii zasadę tę doprecyzowuje Data Protection Act 2018, Schedule 2, paragraph 16 (Wielka Brytania). Nie trzeba ujawniać informacji, które identyfikują inną osobę. Zmienia się to, jeśli ta osoba wyraziła zgodę albo jeśli ujawnienie bez jej zgody jest uzasadnione.
Zaczernienie nazwiska nie zawsze wystarcza. Przykład ICO to skarga na sąsiada: nawet po zaczernieniu jego nazwiska wnioskodawca najpewniej i tak będzie wiedział, o kogo chodzi. Każdy fragment należy przeczytać tak, jak przeczyta go wnioskodawca.
Zaczernić dane osób trzecich, zapisać powód
ICO jasno określa wymóg zapisu: decyzję o ujawnieniu lub wstrzymaniu informacji o innej osobie trzeba umieć uzasadnić, dlatego należy zapisywać, co postanowiono i dlaczego.
W Dress Docs taki zapis jest częścią pracy:
- Powód na każdym zaczernieniu. Na samym zaczernieniu można nadrukować, dlaczego fragment jest zakryty, na przykład „osoba trzecia” albo własne sformułowanie. Więcej: uzasadnienie zaczernień w dokumencie.
- Rejestr zaczernień. Zapisuje zaczernienia, powody, strony i datę, bez treści dokumentu, więc można go dołączyć do akt żądania. Więcej: rejestr zaczernień.
- Wyszukaj i zaczernij. Współpracownik wymieniony czterdzieści razy w wątku e-mailowym? Wystarczy wyszukać nazwisko w pliku PDF z warstwą tekstową i przejrzeć każde trafienie, zanim zostanie zaczernione.
Wszystkie trzy funkcje są w planie Pro. Dokument przez cały czas pozostaje na Państwa urządzeniu.
Nie zaczerniać więcej, niż trzeba
Zaczernianie chroni inne osoby; nie jest sposobem na udzielenie skromniejszej odpowiedzi. ICO wskazuje, że nadal należy przekazać możliwie dużo żądanych informacji, nie ujawniając tożsamości osoby trzeciej, i że często lepiej pozostawić informacje (o ile nie obejmuje ich wyłączenie). Strona pełna czarnych pasków nie mówi wnioskodawcy nic o tym, jak wykorzystuje się jego dane.
Następnie warto sprawdzić to, czego nie widać. Pole autora w PDF, komentarze czy pola formularza również mogą wskazywać współpracownika. Eksport Dress Docs usuwa metadane i spłaszcza każdą stronę do jednego obrazu. Pozostałe kroki zawiera lista kontrolna zaczerniania dokumentów.
Weryfikacja tożsamości wnioskodawcy bez zatrzymywania kopii
O dowód tożsamości można poprosić, gdy istnieją uzasadnione wątpliwości, kto składa żądanie. Nie trzeba go przechowywać. Według ICO nie ma potrzeby zachowywania kopii dokumentów tożsamości; można natomiast zanotować, jakie dokumenty osoba przedstawiła, kiedy je zweryfikowano i kto w organizacji tego dokonał.
Ta sama zasada obowiązuje poza żądaniami dostępu: czy przechowywać kopię dowodu osobistego klienta?
Wszystko powyższe opisuje strona funkcji. Uzasadnienia, rejestr oraz Wyszukaj i zaczernij są w planie Pro: zobacz cennik.