Inzageverzoek AVG: gegevens van derden zwartlakken

Een inzageverzoek onder de AVG beantwoorden betekent dat u iemand een kopie geeft van zijn eigen gegevens, vaak in e-mails, dossiernotities of contracten waarin ook andere mensen worden genoemd. Gegevens van derden zwartlakken is de stap daartussen. U lakt zwart wat van iemand anders is, u legt vast waarom en u laat al het andere leesbaar. Hieronder wat de AVG vraagt, wat de Britse toezichthouder daaraan toevoegt en hoe u het doet zonder het bestand te uploaden.

Waar de verzoeker recht op heeft: een kopie (art. 15, lid 3)

Artikel 15 van de AVG geeft iemand het recht om te weten of u zijn persoonsgegevens verwerkt, en om die in te zien. Artikel 15, lid 3, voegt toe: “De verwerkingsverantwoordelijke verstrekt de betrokkene een kopie van de persoonsgegevens die worden verwerkt.”

Het recht geldt de gegevens, niet de documenten waarin ze staan. De Britse toezichthouder ICO zegt het duidelijk in zijn richtlijn over het inzagerecht (Engelstalig): omdat u informatie moet verstrekken en geen documenten, kunt u namen verwijderen of documenten zwartlakken als de informatie over de derde geen deel uitmaakt van de gevraagde informatie. De richtlijn is geschreven voor de Britse AVG (UK GDPR), waarvan artikel 15 overeenkomt met de Europese tekst.

Andere mensen in hetzelfde document (art. 15, lid 4)

Artikel 15, lid 4, stelt de grens: “Het in lid 3 bedoelde recht om een kopie te verkrijgen, doet geen afbreuk aan de rechten en vrijheden van anderen.”

In het Verenigd Koninkrijk is die regel uitgewerkt in de Britse Data Protection Act 2018, Schedule 2, paragraph 16 (Engelstalig). U hoeft geen informatie te verstrekken waarmee een andere persoon te identificeren is. Dat verandert als die ander toestemming heeft gegeven, of als het redelijk is de informatie zonder die toestemming te verstrekken.

Een naam zwartlakken is niet altijd genoeg. Het voorbeeld van de ICO is een klacht over een buurman: ook met de naam van de buurman zwartgelakt weet de verzoeker waarschijnlijk wie het is. Lees elke passage zoals de verzoeker haar zal lezen.

Inzageverzoek: gegevens van derden zwartlakken en vastleggen waarom

De ICO is duidelijk over de vastlegging: u moet uw beslissing om informatie over een ander te verstrekken of achter te houden kunnen verantwoorden, dus leg vast wat u besluit en waarom.

In Dress Docs hoort die vastlegging bij het werk:

• Een reden op elke zwartlakking. Zet op de zwartlakking zelf waarom een passage is zwartgelakt, zoals “derde” of uw eigen formulering. Zie de reden voor het zwartlakken vermelden.
• Het laklogboek. Het legt zwartlakkingen, redenen, pagina’s en datum vast, zonder inhoud van het document, zodat u het bij het verzoek kunt archiveren. Zie het logboek van zwartlakkingen.
• Zoeken en zwartlakken. Wordt een collega veertig keer genoemd in een e-mailwisseling? Zoek de naam in een PDF met een tekstlaag en beoordeel elke treffer voordat die wordt zwartgelakt.

Alle drie zitten in Pro. Het document blijft de hele tijd op uw apparaat.

Lak niet meer weg dan nodig

Zwartlakken beschermt andere mensen; het is geen manier om minder te antwoorden. De ICO zegt dat u nog steeds zoveel mogelijk van de gevraagde informatie moet verstrekken zonder de identiteit van de derde prijs te geven, en dat het vaak beter kan zijn informatie te laten staan (tenzij er een uitzondering voor geldt). Een pagina vol zwarte balken vertelt de verzoeker niets over hoe zijn gegevens worden gebruikt.

Controleer daarna wat u niet ziet. Het auteursveld, opmerkingen of formuliervelden van een PDF kunnen ook een collega noemen. De export van Dress Docs verwijdert de metadata en vlakt elke pagina af tot één afbeelding. Onze checklist voor zwartlakken behandelt de overige stappen.

Het identiteitsbewijs van de verzoeker controleren zonder kopie

U mag om een identiteitsbewijs vragen als u echt twijfelt wie het verzoek doet. U hoeft het niet te bewaren. De ICO: u hoeft geen kopieën van identiteitsbewijzen te bewaren, maar u kunt noteren welke documenten de persoon liet zien, op welke datum u ze controleerde en wie in uw organisatie dat deed.

Dezelfde regel geldt ook buiten inzageverzoeken: moet u een kopie van het identiteitsbewijs van een klant bewaren?

Alles hierboven staat op de pagina met functies. De redenen, het laklogboek en Zoeken en zwartlakken horen bij Pro: prijzen bekijken.