DSGVO-Auskunft: Daten Dritter richtig schwärzen

Wer nach der DSGVO Auskunft verlangt, bekommt eine Kopie seiner Daten. Diese Daten stecken oft in E-Mails, Akten oder Verträgen, in denen auch andere Menschen vorkommen. Daten Dritter schwärzen Sie deshalb gezielt: Sie decken ab, was anderen gehört, halten den Grund fest und lassen alles Übrige lesbar. Hier steht, was die DSGVO verlangt, was die britische Aufsicht ergänzt und wie Sie das erledigen, ohne die Datei hochzuladen.

Was die Person verlangen kann: eine Kopie (Art. 15 Abs. 3)

Art. 15 DSGVO gibt jeder Person das Recht zu erfahren, ob ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden, und Auskunft darüber zu erhalten. Abs. 3 ergänzt: „Der Verantwortliche stellt eine Kopie der personenbezogenen Daten, die Gegenstand der Verarbeitung sind, zur Verfügung.“

Das Recht bezieht sich auf die Daten, nicht auf die Dokumente, in denen sie stehen. Die britische Datenschutzaufsicht ICO sagt das in ihrem Leitfaden zum Auskunftsrecht (Englisch) deutlich: Weil Informationen geschuldet sind und nicht Dokumente, dürfen Namen gelöscht oder Stellen geschwärzt werden, wenn die Daten Dritter nicht zum Angefragten gehören. Der Leitfaden gilt der britischen UK GDPR, deren Art. 15 dem EU-Text entspricht.

Andere Personen im selben Dokument (Art. 15 Abs. 4)

Abs. 4 setzt die Grenze: „Das Recht auf Erhalt einer Kopie gemäß Absatz 3 darf die Rechte und Freiheiten anderer Personen nicht beeinträchtigen.“

Einen Namen abzudecken, reicht nicht immer. Das Beispiel der ICO ist eine Beschwerde über einen Nachbarn: Auch ohne seinen Namen weiß die anfragende Person vermutlich, wer gemeint ist. Lesen Sie jede Stelle so, wie die anfragende Person sie lesen wird.

Im Vereinigten Königreich regelt das der Data Protection Act 2018, Schedule 2, Paragraph 16 (britisches Recht, Englisch). Informationen, die eine andere Person identifizieren, müssen Sie nicht herausgeben. Anders ist es, wenn diese Person eingewilligt hat oder die Herausgabe auch ohne Einwilligung angemessen ist.

DSGVO-Auskunft: Daten Dritter schwärzen, Grund festhalten

Die ICO ist eindeutig: Sie müssen begründen können, warum Sie Daten einer anderen Person herausgeben oder zurückhalten. Halten Sie deshalb fest, was Sie entschieden haben und warum.

In Dress Docs gehört dieser Nachweis zur Arbeit:

• Ein Grund auf jeder Schwärzung. Drucken Sie auf die Schwärzung, warum die Stelle fehlt, etwa „Daten Dritter“ oder Ihre eigene Formulierung. Mehr dazu: Schwärzungsgründe angeben.
• Das Schwärzungsprotokoll. Es verzeichnet Schwärzungen, Gründe, Seiten und Datum, ohne Inhalt aus dem Dokument. Sie legen es zur Anfrage in die Akte. Mehr dazu: das Schwärzungsprotokoll.
• Suchen und schwärzen. Eine Kollegin taucht vierzigmal in einem E-Mail-Verlauf auf? Suchen Sie den Namen in einem PDF mit Textebene und prüfen Sie jeden Treffer, bevor er geschwärzt wird.

Alle drei gehören zu Pro. Das Dokument bleibt dabei die ganze Zeit auf Ihrem Gerät.

Nicht mehr schwärzen als nötig

Schwärzen schützt Dritte; es ist kein Weg, weniger Auskunft zu geben. Nach der ICO müssen Sie so viel der angefragten Information herausgeben wie möglich, ohne die Identität Dritter preiszugeben. Oft ist es besser, eine Information stehen zu lassen, wenn keine Ausnahme sie erfasst. Eine Seite voller schwarzer Balken sagt der Person nichts darüber, wie ihre Daten genutzt werden.

Prüfen Sie danach, was man nicht sieht. Auch das Autorenfeld, Kommentare oder Formularfelder eines PDFs können eine Kollegin nennen. Beim Export entfernt Dress Docs die Metadaten und macht jede Seite zu einem flachen Bild. Die übrigen Schritte stehen in der Checkliste zum PDF-Schwärzen.

Die Identität prüfen, ohne eine Kopie zu behalten

Haben Sie begründete Zweifel, wer anfragt, dürfen Sie einen Identitätsnachweis verlangen. Behalten müssen Sie ihn nicht. Die ICO empfiehlt stattdessen einen Vermerk: welches Dokument vorgelegt wurde, wann es geprüft wurde und von wem.

Dieselbe Regel gilt auch außerhalb der Auskunft: Ausweiskopie aufbewahren – was der Datenschutz sagt.

Alles oben Genannte finden Sie auf der Funktionsseite. Gründe, Protokoll und Suchen und schwärzen gehören zu Pro: Preise ansehen.