Derecho de acceso RGPD: datos de terceros en la copia
Cuando alguien ejerce el derecho de acceso del RGPD, usted debe entregarle una copia de sus datos. Esos datos suelen estar en correos, expedientes o contratos que también mencionan a otras personas. Los datos de terceros son el punto delicado: usted tapa lo que pertenece a otros, deja constancia del motivo y mantiene legible todo lo demás. Esto es lo que exige el RGPD, lo que añade la autoridad británica y cómo hacerlo sin subir el archivo a ningún sitio.
Lo que el solicitante puede pedir: una copia (art. 15.3)
El artículo 15 del RGPD reconoce a toda persona el derecho a saber si se tratan sus datos personales y a acceder a ellos. El apartado 3 añade: «El responsable del tratamiento facilitará una copia de los datos personales objeto de tratamiento».
El derecho recae sobre los datos, no sobre los documentos que los contienen. La autoridad de protección de datos del Reino Unido (ICO) lo explica en su guía sobre el derecho de acceso (en inglés): como hay que facilitar información y no documentos, se pueden borrar nombres u ocultar partes cuando los datos del tercero no forman parte de lo solicitado. La guía se refiere al RGPD británico, cuyo artículo 15 coincide con el texto europeo.
Otras personas en el mismo documento (art. 15.4)
El apartado 4 fija el límite: «El derecho a obtener copia mencionado en el apartado 3 no afectará negativamente a los derechos y libertades de otros».
Tapar un nombre no siempre basta. El ejemplo del ICO es una queja sobre un vecino: aunque se oculte su nombre, quien la pidió probablemente seguirá sabiendo de quién se trata. Lea cada pasaje como lo leerá el solicitante.
En el Reino Unido, la ley lo detalla en la Data Protection Act 2018, anexo 2, apartado 16 (ley británica, en inglés). No está obligado a revelar información que identifique a otra persona. Eso cambia si esa persona ha dado su consentimiento o si es razonable revelarla sin él.
Derecho de acceso RGPD y datos de terceros: tape y deje constancia
El ICO es claro: usted debe poder justificar por qué entrega u oculta la información de otra persona, así que conviene anotar qué decidió y por qué.
En Dress Docs, esa constancia forma parte del trabajo:
- Un motivo en cada ocultación. Escriba sobre la propia ocultación por qué se oculta un pasaje, por ejemplo «dato de un tercero» o sus propias palabras. Vea el motivo de cada dato ocultado.
- El registro de ocultaciones. Recoge ocultaciones, motivos, páginas y fecha, sin contenido del documento, para archivarlo con la solicitud. Vea el registro.
- Buscar y ocultar. ¿Un compañero aparece cuarenta veces en una cadena de correos? Busque su nombre en un PDF con capa de texto y revise cada coincidencia antes de ocultarla.
Las tres funciones están en Pro. El documento no sale de su dispositivo en ningún momento.
No oculte más de lo necesario
Tapar protege a terceros; no sirve para responder menos. Según el ICO, hay que entregar toda la información solicitada que sea posible sin revelar la identidad del tercero, y a menudo es mejor dejar la información si no está cubierta por una excepción. Una página llena de barras negras no le dice al solicitante nada sobre el uso de sus datos.
Después, revise lo que no se ve. El campo de autor, los comentarios o los campos de formulario de un PDF también pueden nombrar a un compañero. Al exportar, Dress Docs elimina los metadatos y convierte cada página en una sola imagen plana. El resto de pasos está en la lista de comprobación.
Comprobar la identidad del solicitante sin guardar una copia
Puede pedir un documento de identidad si tiene dudas razonables sobre quién solicita los datos. No necesita guardarlo. El ICO indica que basta con anotar qué documento se presentó, la fecha de la comprobación y quién la hizo.
La misma regla vale más allá del derecho de acceso: ¿debe guardar una copia del DNI de sus clientes?
Todo lo anterior está en la página de funciones. Los motivos, el registro y buscar y ocultar vienen con Pro: ver precios.